皆さん、秘書検定という資格をご存じですか？
名前を聞くと、さも「秘書」になることを目的とした資格に感じますが、決してそれだけではありません。ビジネスの場における礼儀や作法、社会人として働く上で必須となるビジネスマナーや言葉遣い、来客への接遇方法など、様々な知識を身に付けることができるのが「秘書検定」です。
つまり「秘書」を目指す方はもちろんのこと、社会人として恥ずかしくない知識を身に付けたい学生さんにもおすすめです。文部科学省認定の資格であることから信頼度も高く、履歴書に書くに値します。
今回は、そんな秘書検定のおすすめ勉強法をご紹介します。
目次
秘書検定2級 3級の特徴・難易度・合格率をチェック
秘書検定には、3級、2級、準1級、1級という4つのレベルがあります。
受験資格の制限がないため、自分のレベルにあわせて何級からでも受験が可能です。その中でも、特に人気を集めているのは秘書検定2級・3級です。
秘書検定2級・3級の筆記試験の出題範囲は、どちらも次の5科目です。
1．必要とされる資質
2．職務知識
3．一般知識
4．マナー・接遇
5．技能
ただし3級は、どうしたらよい印象を与えられるかという秘書としての基本が出題されます。それに対し、2級は優先順位を考えて効率的に仕事を行うなどより高度な技能が出題されるのです。
3級と2級は同じ試験日ですが試験時間が別々なので、併願もできます。まずはどの級から受験するか迷われている方のために、秘書検定2級・3級それぞれの「試験の特徴・難易度・合格率」をご紹介します。
合格率は約7割！社会人としての基礎が学べる秘書検定3級
秘書検定3級の審査基準では、「初歩的な秘書業務を処理する能力がある」ことが必要とされており、マナーや接遇などについて、まずは簡単な実務レベルが求められます。試験は筆記試験のみで、面接試験はありません。
言葉遣いや身だしなみといったビジネスマナーは、社会人経験が少しでもある方であれば、比較的簡単に解答できるでしょう。
合格率は年によってやや開きがありますが、概ね70％と高く、勉強内容もそこまで大変ではありません。中には、たった3日間の勉強で合格したという方もいらっしゃいます。
やや難易度が上がる秘書検定2級の合格率は50％
秘書検定2級は、試験形式や試験範囲は秘書検定3級と同様ですが、難易度は上がります。
秘書検定3級が初歩的な内容を求められていたのに対して、秘書検定2級では「一般的に秘書業務を処理する能力がある」ことが求められ、マナーや技能についても、社会人として「一般的な」レベルが求められます。
特に、折れ線・棒・円などのグラフを描くことが求められる技能面については苦労する方も多く見受けられます。
秘書検定3級と比較して、総じて受験者のレベルが上がっているにも関わらず、合格率は50～60％と低下することからも、難易度の違いが見て取れます。
秘書検定 2級 3級の合格率・難易度と勉強法秘書検定2級 3級を取得するメリットとは？
社会に出ると、たくさんの人と接することとなります。中には、マナーや接遇などまったく気にしないという方もいるかもしれません。
ただ年長者、つまり会社で言えば役職が上の方ほど、ちょっとした敬語や慶弔事における一般常識など、些細な部分に思われるようなところをじっくりと見ているものです。
例えば、
「部長がおっしゃられていました」
というフレーズのどこに問題があるかわかりますか？
「おっしゃる」「～られる」は双方とも敬語なので、このフレーズは二重敬語を使用していることになります。
秘書検定では、こうした人と接する上で当たり前とも言えるような知識が学べるほか、ビジネス文書の作成方法や、会議の準備方法、ファイリングの方法など企業人としての基礎、日常生活に役立つ知識を学ぶことも可能です。
銀行や大手企業の受付では、秘書検定の資格を必須としている会社もあり、新しい会社でよいスタートダッシュを切りたい！という方にも最適な資格です。
もちろん、秘書検定2級 3級で留まることなく、秘書検定準1級・1級などといった資格が取得できれば、プロの「秘書」としての将来も拓くことができます。こうした職を狙う場合は、徐々にステップアップして、どんどん上を目指すのもよいでしょう。
秘書検定 2級3級の資格概要秘書検定2級 3級の勉強時間はどのくらい？
秘書検定3級と2級の勉強時間に、それほど違いはありません。どのくらいかかるのか、試験問題の内容をもとに見ていきましょう。
秘書検定3級と2級の試験問題は、どちらも全部で35問です。「マークシート方式」が9割、「記述方式」が1割で、「理論科目」と「実技科目」の2つにわかれています。それぞれの内容は、次のようなものです。
【理論】
1.必要とされる資質
2.職務知識
3.一般知識
「必要とされる資質」と「職務知識」は秘書の仕事に関する問題です。秘書が遭遇するさまざまな場面が設定され、選択肢の中から「適当」なものや「不適当」なものを選ぶというもので、すべてマークシート方式で出題されます。
秘書の実際の仕事では、いろいろなケースがありますから、なるべく多くの問題を繰り返し解いていくことが重要です。パターンを覚えてしまえばよいので、勉強時間は1日30分～40分で2週間もあれば攻略できます。
むしろ「一般知識」のほうが、経済用語などあまりなじみのない知識が広く浅く出題されますので、「必要とされる資質」と「職務知識」の2つの勉強時間と同じぐらい時間をかけるつもりでいたほうがよいでしょう。
【実技】
1.マナー・接遇
2.技能
記述方式の問題は、主に「マナー・接遇」で出題されます。「技能」では、ビジネスにおける文章作成や尊敬語、接遇用語の使い方、グラフの作成などがよく出題されます。特に尊敬語や接遇用語は、実際に秘書の仕事をしている人でも使い方が難しいので、時間をかけてしっかりと覚えましょう。
「マナー・接遇」と「技能」も、理論科目と同じく1日30分～40分で2週間を目安に勉強時間をとれば攻略できます。
総合すると、秘書検定2級・3級の勉強時間はどちらも、復習の時間を含め、余裕を見て3週間～1ヵ月あればよいでしょう。
秘書検定2級 3級の勉強法｜合格するためのたった1つの秘訣
秘書は上司をはじめ他人のちょっとした感情の変化を察して、常に心配りをすることが仕事です。
そうした秘書の基礎を学ぶ試験「秘書検定2級・3級」を勉強している中で、勉強法に悩んでしまった場合は、問題を解いて間違えた箇所について、ただ答えを見るのではなく、登場人物の心の内を必死に想像してみてください。
これが秘書検定に合格するための、たった1つの秘訣です。
自身が登場人物であると想定し、「この人にどのような対応をすれば喜んでもらえるだろうか」「どのように報告すればわかりやすいだろうか」「このようなメールの書き方をして、相手に不躾ではないだろうか」といったことを考えながら勉強をすることで、学習内容の吸収率は一層上がり、合格に近づくはずです。
では、秘書検定2級・3級の実際の試験問題を例に挙げ、「登場人物の心の内を必死に想像」する勉強法を具体的に見ていきましょう。
【3級例題】
秘書Ａ子が先輩Ｅ子の仕事を手伝っていたところ、上司から「今からこの書類をＴ社に届けてもらいたい」と指示された。このような場合、Ａ子はどのように対応するのがよいか。次の中から適当と思われるものを1つ選びなさい。
1） 上司から書類を預かり、Ｅ子の仕事が終わってから書類を届けに行く。
2） 上司から書類を預かり、Ｅ子に事情を説明してＴ社に書類を届けに行く。
3） Ｅ子に先に書類を届けに行ってよいか尋ね、よいと言われたら届けに行く。
4） 上司に、今Ｅ子の仕事を手伝っているがどちらを優先すればよいかと尋ねる。
5） 上司に、今Ｅ子の仕事を手伝っているのでＥ子にも話してもらえないかと言う。
この問題の答えは、「2」です。
この場合、A子が心の内を想像するのは上司と先輩E子ですね。上司は「今から～」と言っているので、今すぐ書類を届けてほしいと思っているようです。
一方E子は、A子が上司から書類を届けるよう指示されたことをまだ知らないので、そのままA子に手伝ってもらえると思うでしょう。
そこでA子がどう行動すればよいかを考えると、上司からの指示は実行しなければなりません。けれども、E子に黙って出かけると、A子に手伝ってもらえると思って仕事の予定を立てていたE子は予定が狂って困ってしまうだろう、と想像できます。
ということで、上司に指示を受けたことをE子に説明してから書類を届けるのが適当である、という考え方にたどり着くわけです。
【2級例題】
秘書Ａ子は部長会議から戻った上司（部長）から、「しばらく考え事をしたいので，電話や来客は取り次がないでもらいたい」と言われた。次はこのときＡ子が行ったことである。中から不適当と思われるものを1つ選びなさい。
1） 不意に訪ねてきた上司の友人に、今取り込んでいるが確認してくると言った。
2） 他部署の課長から部長はいるかとの電話に、今手が離せないので後にしてもらえないかと言った。
3） 尋ねたいことがあると言って来た部下の課長に、上司から取り次がないよう言われていると言った。
4） 確認したいことがあるという取引先からの電話に、今は考え事をしているので後で連絡すると言った。
5） 確認したいことがあると言って来た他部署の部長に、その場で少し待ってもらって、上司の都合を聞きに行った。
この問題の答えは、「4」です。
この場合、A子が心の内を想像するのは上司の部長ですね。部長は、何か急ぎの重要な考え事をしたいので電話や来客に邪魔されたくないということのようです。それではどんな電話も来客も取り次がないのがよいかというと、そうではありません。
まず選択肢1）の部長の友人は、遠方から仕事か何かで近くまで来て、予定外に時間が空いたので立ち寄ったのかもしれません。部長の心の内を想像すると、めったに会えない友人と会いたかったり、急ぎの重要な考え事を相談したかったりするということも考えられます。
選択肢2）の電話を掛けてきた他部署の課長は、上司の部長よりも下の役職の人です。部長の心の内を想像すると、それほど気を遣わない相手だと考えられるでしょう。
選択肢3）で会いに来た課長は、部長の直属の部下です。部長の心の内を想像すると、他部署の課長よりもさらに気を遣わずにすむ相手だという考え方ができますね。
選択肢4）で電話を掛けてきた取引先は、部長の心の内を想像すると一番気を遣う相手なので取り次いだほうがよいとも考えられます。しかし、部長の考え事は、その取引先との案件についてなのかもしれません。考え事がまとまる前に電話に出ても、対応に困るだけですね。ただ、取り次ぎを断るにしても、断る理由はあたりさわりのないものにしてほしいと部長は思うでしょう。部長が考え事をしているから電話に出られないなどとA子が言えば、取引先は不快に思います。
選択肢5）で会いに来た他部署の部長は、役職は同じですがA子の上司の部長よりも先に部長になった目上の先輩だったり、社内の力関係が上の相手かもしれません。部長の心の内を想像すると、結構気を遣う相手の可能性が高いという考え方ができます。
このように、「登場人物の心の内を必死に想像」することが、秘書検定に合格するためのたった1つの秘訣なのです。想像力を働かせるという勉強法で、秘書検定2級 3級の合格をぜひ勝ち取ってください。
まとめ
資格の中には、日常生活であまり使用しないものもありますが、秘書検定2級 3級は違います。
対人関係を円滑にしたり、知っていないと恥ずかしい慶弔事などの常識を学べるため、実生活に直接結びつくと言っても過言ではありません。
取得することで、確実に社会人生活を有利に進められるのでビジネス面でもその存在感は光ります。
もし迷われているのであれば、まずは受験して自身の常識力を測る手立てとして用いるのもよいでしょう。
参考URL:
https://jitsumu-kentei.jp/HS/example/contents
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