初めてのことは必ずメモを取るという人もいれば、記憶力に自信があり、なんでもすぐに覚えてしまう人もいるでしょう。
しかし、工夫してメモを取る習慣が付いていることで仕事の効率が変わってくるとすれば、その利点について知っておくことはプラスになってもマイナスになることはありません。
なぜメモを取るのか、どういったツールを使うべきか、また状況による取り方など、様々な角度からメモを取る有効性についてみていきましょう。
なぜメモを取れといわれるのか？
これまでの学校生活やアルバイトを含む仕事を始めたばかりの頃、先生や指導係からメモを取るように言われたことはありませんか。
なぜメモを取るように指導されるのでしょうか。人間の記憶とは不確かなもので、ふとした拍子に忘れてしまうことがあります。そこで役に立つのがメモです。
聞いたことをすべて書く必要はありません。キーワードだけでも記憶を呼び戻すことができるのです。
そして、最初のうちはメモを取る癖をつけるという意味もあります。どこで見聞きしたのか、根拠をきちんと記録しておくことで、仕事の信頼性を得ることもあるのです。
紙？データ？どちらでメモを取るか
メモを紙で取るかデータにするかついては、使い分けが重要です。
時と場合によってはデジタル機器の使用が先方に失礼な印象を与えてしまう可能性もあります。その点では紙でメモを取る方がいつでも手軽にできるといえそうです。
しかし、肝心のメモを紛失しては意味がありません。そこで、紙で取ったメモをまとめる意味で、スキャニングしたり写真に撮ったりしてデータ化してみると良いでしょう。
メモを取るときの工夫。良い例・悪い例の紹介
メモを取る際には、第一に「メモである」ということを意識しておくことが大切です。
メモはノートや資料集ではありません。打ち合わせや会話内容の要点が一目でわからなくてはならないのです。かといって、簡潔すぎて何のことかわからないのも、メモになりません。
では、具体的に例を見ていきましょう。
良い例：キーワード、日時などの数字、疑問点
すでに述べたように、メモで重要なのは要点がわかるかどうかです。
そこで、何についてのメモなのかが明確になるキーワードを書きましょう。そしてそれに関連することを書き込んでいっても良いかもしれません。
さらに、正確性を期すためにも日付や価格などの数字に関するものはメモすべきです。また、先方に質問したいことや、解決すべきこと等の疑問点は残した方が良いでしょう。
悪い例：長すぎる、要点が不明、後で読めない
メモにはすべてを書く必要はありません。
また、メモに頼りすぎて頭を使わないのも困りものです。
さらに、後で見返して読めないものはメモとして役に立ちません。
冒頭でも述べたように、内容を思い出せるキーワードを読めるように記録することが大切です。
上司、先輩からの指導時のメモの取り方
指導を受ける際は、必ずメモと筆記用具を持った状態で臨みましょう。
指導を受けている最中にメモを取ることを思い出し、準備していたのでは遅いのです。話の腰を折ってしまったり、再度説明してもらったりする時間のロスにもなりかねません。
ここでもやはり、要点や数字・場所などを中心にメモを取ります。
それらのメモを取った上で、聞き逃したことや不明点を質問するようにしましょう。そうすれば、上司や先輩も一度の説明でどこまで理解できたのかがわかりますし、お互いの意思疎通もスムーズになります。
また、指導時の記録を残すことで、急に指示が変更になったときや、ミスの在処が判明する手がかりになる場合もあるかもしれません。そのような点を意識しながら、指導を受ける際にはメモを取りましょう。
打ち合わせや会議でのメモの取り方
打ち合わせや会議では正確なメモが後に重要となってきます。
なぜなら、そこで話し合った内容に即して仕事を進めていかなくてはならないからです。
そのため、メモには正確性が要求されます。
ですから、打ち合わせや会議の際のメモには取り方をより工夫することが必要となります。
まずは複数の議題を1枚の紙に書かないようにしましょう。1枚につき1議題のつもりで、そして何についてのメモなのかはっきりと見出しをつけます。複数枚にわたる場合は通し番号をつけると良いでしょう。
また、重要事項やそれに付随する事柄を箇条書きにし、矢印でつなげていくと、話のつながりも見えてきます。
メモを取る段階では清書のごとく綺麗である必要はありません。読み返せる程度に書いて、後で清書するかデータ化すると良いでしょう。
メモを取る意味、そして利便性
メモを取るのは、覚えられないからするのではありません。覚えるために、また正確に仕事を進めるために、記憶の支えとして利用するものなのです。
中にはメモを取るのが面倒だと思う人もいるかもしれませんが、いざというときに走り書きが役に立つこともあるかもしれません。
もちろん、すべての業務にメモが必須というわけではないでしょう。しかし、メモを取ることが仕事において役に立つとしたら、試してみる価値はあるのではないでしょうか。
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