この連載「Googleスプレッドシート入門」では、Excelを使える方が、Googleスプレッドシートで「プロジェクト進捗チェック表」を作成し、部署内で共有することを最終目標としています。
前回は、Googleスプレッドシートの使い方について駆け足で紹介しました。以降は、各種設定方法について具体的に見ていきます。
第3回の今回のテーマは、書式設定と表の作成です。書式は、太文字や斜め文字など文字の装飾から、パーセント表示など数値の設定まで紹介します。
まずは、Excelとの書式設定の違い、表の違いから見ていきましょう
連載「Googleスプレッドシート入門」全7回
アイコンなどのExcelとの違い
Googleスプレッドシートのセルに文字や数値を入力しただけでも最低限の「プロジェクト進捗チェック表」は作成できますが、なんだか味気ないですし、わかりにくいですよね。
そこで、ドキュメントをより見やすくしてくれるのが、書式と表です。
表作成はExcelでしかやったことがないという人も多いでしょうから、まずはGoogleスプレッドシートとExcelの配列やアイコンの違いを比較してみましょう。
※Excelの画面
Excelを開いたときに、メイン画面の上部に表示されるのが、書式設定と表作成のもとになる枠線のアイコンです。フォント装飾、配置設定、数値書式、でそれぞれまとまっています。
※Googleスプレッドシートの画面
次にGoogleスプレッドシートの表示です。Excelと比べるとやや簡素な表示になっています。アイコンの表示は、パーセント表示や太字、塗りつぶしなど、Excelと大差ないのでわかりやすいですね。
Googleスプレッドシートで書式設定をしよう
以下は、Googleスプレッドシートで作成中のプロジェクト進捗チェック表です。書式設定を使ってより見やすい形にしていきましょう。
日付の書式設定をする
日付のつもりで「4/30」と入力すると、当然そのまま反映されてしまいます。しかし、「2019年4月30日」のように毎回入力するのは面倒ですよね。そこで活躍するのが、日付の書式設定です。
日付の書式設定は、上部の「123」のアイコンから開きます。「2019/04/30」ではなく、もっと自由に設定したい場合は「表示形式の詳細設定」を開きましょう。
今回は、「2019年4月30日」の表示を選択するので、上から1番目の形式をクリックして、左上の「適用」をクリックします。
これで日付の書式設定はできました。しかし、他のセルは初期設定のままです。同じ書式にしたい場合は、適用したい書式のセルをコピーして、適用したい範囲をドラッグし、選択。右クリックでメニューを開き、「特殊貼り付け」から「書式のみ貼り付け」を選択します。
パーセント表示にする
パーセント表示にしたい場合は、パーセントにしたいセルを選択し、上のパーセントアイコンをクリックします。
初期設定のままだと小数点2桁まで表示されるので、上のアイコンを使って表示する桁を調整しましょう。2回クリックすると、小数点以下は表示されません。
セルと文字を装飾する
画像のようにプロジェクトが複数あるとわかりにくいので、セルを色付けして見分けやすくしていきます。セルの塗りつぶしは、上のインクのようなアイコンからしていきましょう。
文字の太字設定は、Excelと同様「B」のアイコンが目印です。反映したいセルを選択した状態でクリックします。
セルを結合する
そのままの状態だと、セルの区切りで文字の一部が見えなくなることがあります。上部のアイコンにもある「セルの結合」を使うと、文字が読みやすくなって便利です。
Googleスプレッドシートで表を作ろう
プロジェクトの進捗チェック表作成について、書式設定方法を交えて紹介してきましたが、作成中の表では全体の進捗がわかりにくいですね。
今度は、個別の進捗チェック表の上に、全体の進捗チェック表を作成してみましょう。
今回は、進捗チェック表の性質上、集計を得意とするピポットテーブルではなく、枠線を使った簡易な表を作成していきます。
まずは事前準備から。既存の個別進捗表の上は行が足りないため、行の左端の数字を右クリックし、「1行を上に挿入」、あるいは「1行を下に挿入」をクリックし、必要な分だけ行を用意します。
次に表の作成です。必要な項目を入力したら、上のアイコンの「枠線」をクリックし、表示したい表の形式を選択します。
強調したい部分があれば、枠線の太さを変えて、さらに太線を適用する枠線を選択します。強調されたことで、合計の部分がわかりやすくなりました。
※全体のプロジェクト進捗表
今回は、Googleスプレッドシートを使った書式設定、表作成の方法を紹介しました。基本的な使い方は、Excelと似ていますね。
次回は、Googleスプレッドシート上で関数を設定する方法についてお話しします。
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