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デスクを整理するアイデアとおすすめツール|仕事がはかどる整理術

デスクを整理するアイデアとおすすめツール|仕事がはかどる整理術

突然ですが、皆さんのデスクはきれいですか?

私が以前勤めていた会社では、社長から「机の上にあっていいのは、パソコンと電話機だけ」と指示されていましたため、上層部が臨店する時は大慌てでデスクを片付けたものです。

しかし、実際のところパソコンと電話機だけでは仕事になりません。かといって、物があふれる机は作業効率が悪いのも事実です。

そこで今回は、デスクの上を整理整頓するメリットと整理するアイデアやおすすめツールをご紹介しましょう。

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デスクを整理しないと仕事が滞る理由

私が「机の上はきれいなほうがいい」と痛感したできごとがあります。

当時は賃貸営業だったので、契約書類や物件図面などをたくさん扱っていました。繁忙期には電話は鳴りっぱなし、接客も絶え間なく入るので資料を整理している余裕もなく、そのあたりに置いて次の業務に取り掛かることも珍しくありませんでした。

当然、机の上は荒れます。社内的な締め作業がいくつも重なる月末月初はさらなる荒れっぷりで、よく隣のFさんのデスクを間借りして作業をしていました。

ある時、私は「整理整頓されたデスクは居心地がよく仕事がはかどる」ということに気が付きました。これは「作業スペースが確保されている」「ペンや電卓、スタンプなど仕事に使うツールが使いやすい場所に配置されている」という外見的なものだけではありませんでした。

Fさんは、書類を優先度順に入れる「案件ボックス」をデスク上に用意しており、「急ぎは一番上に、今日中でいいものは下に入れる」ことを徹底し、部署内に周知していました。だから他の人から見ても、Fさんの案件の書類がどこにあるのかすぐにわかったのです。

一方の私は、書類は作った順に重ねるのみ。無造作に積み重ねられた書類は、きれいに重ねられた書類に比べスペースを取るのは当然です。ステータス順にしているわけでもなかったので、他の人が私の机を探しに来ると「見つからないんだけど」と文句を言われたものです。

さらに、机が荒れ果てていると「まだこんなに仕事が残っている」という精神的なプレッシャーになることも発見しました。いえ、薄々は気づいていたことですが、忙しさを理由に整理整頓を後回しにしていたツケとも言えます。

そして、「これではだめだ」と、Fさんのマネをしてデスク上を整理することに決めました。

仕事がはかどるデスクを作ろう!デスク整理のコツ

デスクの整理では、上の物を片付けるだけではなく、仕事がしやすいようカスタマイズする必要があります。私がFさんのデスクを参考に心がけた点は3つ。

① 物の置き場を決める
② タスクを見えるようにする
③ 整理を後回しにしない

① 物の置き場を決める

物の置き場を決めておき、使ったものは元の場所に戻すということを徹底すれば、「ペンがない、電卓がない」ということにならずに済みます。 またよく使うものは引き出しの中にしまうのではなく、ペンケースなどすぐ取り出せるツールを活用すれば、しまう作業も苦になりません。

② タスクを見えるようにする

わかりやすく言えば、Fさんのように優先度順の案件ボックスを作るのです。

私の場合は契約書類や顧客からの問い合わせFAXが多かったので、書類整理用のボックスを使いましたが、人によってはクリアファイルやリングファイルなどを使ってもいいでしょう。

「急ぎの案件はデスク上のボックスに」「対応が終わった案件は別ファイルに」というように、仕事の重要度や進捗状況ごとに書類などの置き場所を決めて、その通りに振りわけていきます。

「問い合わせ・紹介中」「契約対応中」などステータス別にすれば書類も探しやすく、仕事の優先順位をつけるのも楽です。

③ 整理を後回しにしない

整理を後回しにせず、その都度行うことも大切。後回しにすると面倒になるので、整理のためのステータスはざっくり分け、整理に時間が取られないようにしましょう。

しかし、デスクの広さには限りがあり、思うように案件ボックスや書類ファイルを置けない、ということもあり得ますよね。そういう時は、収納スペースを作るツールを使うのもおすすめです。

収納スペースがないなら作ろう!有能デスク整理ツール

デスク上にスペースを作るグッズには様々なものがあります。

例えばデスク上にデスクトップパソコンがある場合、ディスプレイとキーボードでだいぶスペースを取るものです。
そんな時は、ディスプレイの下に置きスペースを作る「机上棚(デスクボード)」はいかがでしょうか。ディスプレイを浮かせるので、その下にキーボードをしまえば作業スペースを大幅に確保できます。

電話機も「可動式電話台(テレフォンアーム)」を使えば、デスク上の省スペースに一役買います。

デスクの上だけでなく、デスク本体に取り付けられるスペース確保グッズもご紹介しましょう。

キングジムの「デスクポケット」は、デスクの引き出しに取り付けられるポケットボード。取り出し口が上を向いているので、電卓やメモ帳、はさみなど、すぐに取り出したいものを入れておくのに便利です。

同じくキングジムの「イスの後ろのカバン置き」は、イスの背もたれに通勤カバンを置けるグッズ。通勤カバンをデスクの足元に置いている人は、その分のスペースを使えていません。そこでカバンを移動して、足元のスペースも有効活用するのです。

デスク上や引き出しの中にあふれる書類やファイルを足元に移動させ、よく使うものをデスク上や引き出しに入れ替えれば、デスク上もすっきりです。

なお、すっきりしたデスク上には、自分のお気に入りのものを1つ置くのもおすすめです。ワンポイントとなるものを置くことで、周囲に対し「私は自分のルールでデスクを整理整頓しているから、荒らさないで」という意思表示にもなります。

デスクを片付けた後、私は転勤していく先輩からもらったサボテンを置いていました。観賞用のグラスに入ったサボテンで、週に一度ほどしか水やりをしませんでしたが、すくすく育ち、1年半でグラスからはみ出る大きさになったのにはびっくりしました。

会社を辞めるとき、デスクを譲る後輩のオアシスになればと思い、このサボテンは置いてきました。

オフィス

今回は、汚いデスクのデメリットと、デスクを整理整頓するコツやおすすめツールをご紹介しました。

優先度が視覚的に把握できるようにするだけでも、仕事の効率化が図れます。
デスクが荒れていると、それだけで「仕事が山積み」という心理的圧迫感が大きいので、デスクが荒れている人はぜひ試してみてください。

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