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2019/5/6 updated

書類がすぐ見つかる!ファイリングのポイント|仕事がはかどる整理術

書類がすぐ見つかる!ファイリングのポイント|仕事がはかどる整理術

突然ですが、皆さんはファイリングが得意ですか?

デジタル化が進んでいるとはいえ紙でのやり取りもまだ多く、ファイリングは重要な作業の1つです。
「とりあえず保管」を繰り返していくとファイルはパンパンになり、欲しい情報を取り出すまでに時間がかかります。
そうならないためにも、ファイリングスキルは仕事の効率化を図るうえで欠かせません。

今回は上手にファイリングを行うためのポイントをご紹介しましょう。

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どのスタイルが管理しやすい?ファイリングの種類

ファイリングのメリットは「欲しいときに欲しい情報が手に入ること」です。
デジタルデータは、パソコンなりタブレットなりデバイスを立ち上げなければなりませんし、保管先にアクセスできなければ閲覧できません。

ファイリング方法には大きく分けて2種類あります。適した方法で書類を管理することでファイリングのデメリットをカバーできます。

ファイリング方法① 簿冊(ぼさつ)型

「簿冊型」とは、バインダーなど厚みのあるファイルに書類を綴じて、棚に並べていく保管方法です。

書類がバラバラにならず順番を固定できるので、連番が振ってある書類や、台帳など時系列で管理したい書類の保管に向いていますが、出し入れしにくいというデメリットがあります。

私は2社で営業・販売の経験がありますが、どちらとも古い契約書は簿冊型で管理していました。過去の契約書を取り出したら、外した他の書類がなかなか元に戻せなくて苦労した覚えがあります。

ファイリング方法② バーチカル型

ファイリングのもう1つの方法は「バーチカル型」。これは薄いフォルダやクリアファイルに書類を入れ、ボックスに立てて保管する方法です。

探しやすく、並べ替えやすいというメリットがあるため、システムのバージョンアップマニュアルのような、情報更新があるタイプの文書の保管に適しています。
保管する書類の分だけボックスを用意しなければならないので、場所をとる点がデメリットです。

どう運用すればいい?ファイリングの基本ルール

書類は気が付くと増えていて、収納スペースを圧迫することも珍しくありません。続いては、ファイリングの上手な運用方法についてご紹介しましょう。

ファイリングを運用していくうえで大切なのは、運用ルールを設けることです。
具体的に心がけたいのは、以下の4点。

① 古いものは捨てていく(廃棄ルールの徹底)
② 共有されているものを個別にファイリングしない
③ デジタルデータにできるものはデジタルに変換する
④ 年度単位にまとめ、年に1度は見直す

① 古いものは捨てていく(廃棄ルールの徹底)

書類を保管していくうえで重要なのは、情報を管理するということ。

保存期間が定められている、あるいは設計図面のように物件がある限りは残しておかなくてはならないタイプの書類以外、古い情報を保管しておくことに意味はありません。情報の更新が入るたびに古い情報は廃棄し、常に最新の状態にしておくことが大切です。コツは後回しにしないこと。

また、一部に古い情報が残らないようにするためにも、廃棄ルールを徹底しましょう。例えば組織改編があり、本店経理課がフロア移転をしたとします。何度か移転していると「今、経理課は何階にいるんだっけ?」ということになり、古い情報を最新のものと勘違いしてしまえば、まったく違う部署に対し重要書類を送付してしまうおそれがあります。
締め書類の紛失など起こそうものなら、なんらかの処分が下されてもおかしくありません。これが取引先でも大変なミスですよね。

② 共有されているものを個別にファイリングしない

ファイリングする情報は選別することがポイントです。
デジタルデータとして共有されているものや参考資料として配られ、原本が別にあるようなものなら個別にストックしておく必要はありません。

③ デジタルデータにできるものはデジタルに変換する

同じように、デジタルデータになっている情報をわざわざ紙にしてファイリングする必要もありません。原本が書類しかない、というものだけをファイリングして、余計なスペースを取らないようにしましょう。

④ 年度単位にまとめ、年に1度は見直す

ファイルの保管は年度単位がおすすめです。これは日本の企業の多くが年度で事業を区切っているためです。
その都度情報を見直していても、年度替わりに不要になる情報もあります。年度が替わるタイミングでファイルの中身を見直し、不要な情報はないかチェックしましょう。

どう作ればいい?ファイリングのやり方

ファイリングの基本ルールをチェックしたので、次は具体的なファイルの作り方についてもご説明しましょう。

具体的なポイントは以下の4点です。

① 書類の入れ替えを後回しにしない
② 入れ替えが必要なものは、時系列ではなくステータス別に分ける
③ インデックスをつける
④ 立てて管理する

① 書類の入れ替えを後回しにしない

運用方法でも紹介した通り、ファイリングの目的は情報を管理する点にあります。古い情報は廃棄し、常に新しい情報に更新し続けることが大切であるため、情報更新の都度、書類を入れ替えることがポイント。

後回しにすると面倒になったり、何を入れ替えるのか忘れたりして情報の更新がおろそかになります。書類整理は後回しにしないようにしましょう。

② 入れ替えが必要なものは、時系列ではなくステータス別に分ける

情報更新のたび入れ替えが必要な書類は、簿冊方式ではなくバーチカル方式にし、時系列ではなくステータス別に管理する方が楽です。

私は営業職を経験し今はフリーランスですが、動きがある書類に関しては私も「案内中」「契約中」のようにステータス別にして保管しています。こうすれば、たとえ他の人に私の代わりを頼む場合でも書類が見つけやすくなるからです。

③ インデックスをつける

必要な書類がどこにあるのかわかりやすくするために、ファイルにインデックスをつけておくのもポイントです。

すぐに何の書類がどこにあるのかわかるので、あっちこっち探し回す手間が省け時短につながります。

④ 立てて管理する

見つけやすさ・管理しやすさを優先するなら、書類は立てて管理するのがおすすめです。トレーなどに重ねてしまうと、下にある書類を探すのに手間取ります。

オフィス

今回は、ファイリングの運用方法と、具体的なやり方についてご紹介しました。

賃貸業界の営業職時代、来店がかぶった際には同じ営業課の人に接客や契約をよくお願いしたものです。
逆もまたしかりで、他の社員のお客様を接客することもありました。自分1人で完結する仕事でないものは、自分だけでなく、他者から見てもわかりやすくしておくと仕事がスムーズに進みます。
また、他者へしっかり配慮できると社内での評価もアップします。

ファイリングのスキルを上げて、「さすがだね」と言われる人材になりましょう。

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