2023/12/18updated

PCの中を劇的にわかりやすく！ファイル管理のコツ｜仕事がはかどる整理術

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日常的にPCを使っていると、どうしてもファイルが増えてしまいますよね。

フリーでライター・編集の仕事をしている私は、クライアントからOKが出るまで1つのデータを繰り返し修正するため、似たような名前のファイルが大量発生します。

組織内のPCならサーバーを共有することも珍しくないため、ファイルはできるだけわかりやすく管理したいものです。

そこで今回は、ファイル管理のコツをご紹介しましょう。

わかりやすいフォルダ作りのルール

効率的にファイルを管理していくには、ファイルやファイルの入れ物であるフォルダの運用方法を決めておくことが大切です。まず、ファイルの入れ物であるフォルダの使い方からご説明しましょう。

1つのフォルダには1つの情報だけを入れます。
例えば「原稿」フォルダの中にあるのは、原稿データのファイルだけであり、その他のファイルは入れないといった感じです。
「送付用紙」フォルダなら送付用紙に関するファイルだけ、「確定申告」フォルダなら確定申告に関するファイルだけ。

原稿データを探す場合は「原稿」フォルダ内を検索すればよく、もし「原稿」フォルダ内で見つからなければどこにもない、という状態にしておけば探すのも簡単です。

次に、同じファイルをコピーして複数のフォルダに置かないこと。
例えば出納帳のファイルが「経理」フォルダと「確定申告」フォルダの両方に存在する、というのではなく、出納帳ファイルは「経理」フォルダの中にあり「確定申告」フォルダの中には置かない、といった具合です。

同じファイルを複数コピーすると容量を余分に取ってしまうだけでなく、どちらかに上書きがあった場合、どちらが正しいものなのかわからなくなります。

コピーデータが増えるほどに正しいファイルが把握しにくくなるため、ファイルは1つだけにしましょう。
どうしても他のフォルダにもファイルを置きたい場合は、ファイルのショートカットキーを作成してそのショートカットを置くとよいでしょう。

そしてフォルダは、よく使うものをわかりやすい場所に置いて、アクセスしやすくします。
いくつもフォルダを開けてようやくたどり着ける場所にあったり、スクロールが必要な場所にあったりすると、使い勝手がよくありません。

これらの運用ルールにのっとってファイルやフォルダを作成していくことで、重複ファイルや迷子ファイルを作らずに済みます。

PC内をすっきりさせよう！不要なファイルの見極め方

日々の業務でどうしても増えてしまうファイルですが、時間がたって不要になるものも出てきます。ですから、定期的に見直すことが大切です。
PC内に古いデータを溜めてしまわないためには、

・定期的に捨てる
・同じファイルがある場合は、一番古いものと一番新しいものだけにする
・削除するかどうか迷ったら「今使えるファイルか」を基準にする

以上の3点を心がけましょう。

同じファイルが複数存在する場合は、一番古いものと最新版だけ残しておけば足ります。私の場合、初稿提出後、クライアントから修正が入るので、直してまた提出し、さらに修正が…を複数回繰り返します。
念のためにOKがでるまではファイルと紙に印刷したものも持っているのですが、最終的にOKが出て印刷に回ってしまえば、最終稿以外は不要なデータです。

とはいえ、同じ轍を踏まないためにも初稿は残しておき、次の原稿依頼の際に「前回はどこで修正依頼が来たかな」と確認をすることもあります。
1つの仕事が終わった後、2稿目や3稿目を見せてと言われることはまずないので、初稿と最終稿以外はサクッと削除。

ファイルを削除していいか迷った場合は、「今使えるデータか」という点で判断をします。
クライアントからもらったマニュアルやテンプレートでも、すでに変更が入っているものなら「今、使えるデータ」ではありませんよね。
クライアントからもらった原本であっても、取っておいても役に立たないものは削除し、PC内は必要なものだけにしておきましょう。