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2019/5/12 updated

メール整理の鉄則とスマートに整理する方法とは|仕事がはかどる整理術

メール整理の鉄則とスマートに整理する方法とは|仕事がはかどる整理術

メールはビジネスに欠かせないツールとなっているため、毎日大量のメールが受信ボックスに届く方は多いと思います。
しかし「整理が面倒くさいな。検索すれば見つかるし」と後回しになっていませんか?

メールの整理を後回しにすると、重要な用件を見逃したり、対応が遅れたりといったトラブルも起こりかねません。日々大量に届くものだからこそ、こまめな整理が必要です。

そこで今回はビジネスメールの整理術についてご紹介しましょう。

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整理する前に覚えておきたい「メール整理の鉄則」

まずは具体的にメール整理を始める前に、メール整理の鉄則をご紹介しましょう。

メール整理の鉄則はずばり「受信ボックスに未読メールをためない」こと。

受信ボックスには、優先度の高いものから低いものまで一緒になっているため、確認を後回しにするとトラブルに発展するおそれもあります。
重要メールが一般的な業務メールに埋もれて気づかなかった、という経験は誰にでも一度くらいはあるものではないでしょうか?

私はズボラな性格をしているので、プライベートではメールをためて重要メールを見落とすというのはよくありますが、さすがに仕事用のメールは毎日確認し適宜整理するようにしています。

というのも、現在の私はフリーランスで活動しているため、仕事のメールは生命線とも言えるからです。大切なメールに気づかず対応が遅れると、仕事だけでなく信用までも失いかねません。

では、受信ボックスに未読メールをためないためには、具体的にどうすればいいのでしょうか? 心がけるのは以下の3点です。

① 1日3回メールチェックをする
② 既読メールは必ず整理する
③ 終業時に受信ボックスを空にしておく

メールは最低でも朝、昼、夕方の3回はチェックするようにしましょう。メールが少ない人なら朝・夕の2回だけでも構いません。

メールは受信ボックスだけではなく、迷惑フォルダも確認しておきましょう。重要なメールにも関わらず迷惑フォルダに振り分けられるメールもあります。

チェックするだけではなく、目を通したメールはその場でフォルダに分ける、あるいは削除するなどアクションを起こしましょう。その日のメールはその日のうちに片づけます。

終業時には、受信ボックスが空になっているか、確認する癖をつけましょう。

これで「受信ボックスがメールであふれかえる」問題は解決します。
次は受信メールの分け方についてご紹介しましょう。

どうやって整理する?メールフォルダの分け方

メールの整理にはフォルダ分けが欠かせませんが、どのように分けたらいいか悩むものですよね。
メール整理の目的である「見逃しを起こさない」「検索をしやすくする」ためには、どのようにフォルダ分けすればいいのでしょうか?

緊急、優先度順にフォルダ分け

見逃しを起こさないためには、自分がどう対応するべきなのかを基準にするとわかりやすくなります。

「すぐに対応」「あとで対応」「保存」「対応済み」などのようにステータス別にフォルダを設定します。
とりあえず受信ボックスのメールをこの4つに振り分け、「すぐに対応」フォルダに入っているものから対応していけば、重要メールの見逃しを起こさずに済みます。

対応が済んだものは「対応済み」に入れることを忘れないようにしましょう。

相手、案件ごとにフォルダ分け

プロジェクト進行中の時は、特定の相手とのやり取りが増えます。特定の相手とのやり取りが多い場合は、送信者や案件ごとにフォルダを作ってもいいでしょう。
メールが時系列に並ぶので、検索もしやすくなります。

対応の必要がないものの分け方

メルマガや一斉配布される資料など、対応の必要がないものは「とりあえず保存」フォルダを作ってそこに入れるようにしましょう。手の空いた時間に目を通し、不要なものは削除します。

「とりあえず保存」として一まとめにしてしまうとメールの量が膨大になる場合は、送信主別にフォルダ分けをすると整理が楽です。

1年に1度はメールフォルダを見直す

メールは情報なので、古くなれば使えないものもあります。
削除しないで取ってあるメールも1年に1度は見直して、「これは保存が必要」というものだけ「保管」フォルダに移動させ、不要になったメールは削除しましょう。

このようなルールで受信ボックスを運用することによって、メールの見逃しを防ぎ受信ボックスがいっぱいになる事態を回避できます。

続いては、メール整理の弊害になりかねない「メールの件名」についてもチェックしておきましょう。

整理の弊害になってない?送信メールの件名の付け方

メールの重要度や対応の緊急度を知るうえで欠かせない判断材料となるのが、メールの件名です。

メールの数が多い場合、まずは送信元と件名でフォルダ分け後に本文を確認することが多いものです。
わかりにくい件名にすると後回しにされたり、最悪の場合は読まれないで削除されたりしてしまうおそれもあります。

・「いつ」「何について」「どうしてほしいのか」の3点を入れる
・【緊急】【連絡】などのラベルをつける
・送信者の名前を含める
・件名は長くても20字程度

この4点に注意することで、わかりやすい件名をつけることができます。
わかりやすい件名とは、受け取った人がどういうリアクションをすればいいのかすぐにわかる件名のことです。

「こんにちは」という件名からは、どういうリアクションを起こせばいいのかわからないですよね。
「【緊急】6月度契約書類の変更点について」とあれば、6月の契約書類になんらかの変更点が生じているということが、すぐにわかります。

件名に送信者名を入れると、誰から送られてきたものなのかすぐにわかるのでおすすめです。また、件名は長くても20字程度にしておきましょう。長すぎると切れてしまい、意味が通じないおそれがあるためです。

こちらがきちんと件名をつけておけば、「Re:件名」で返信された時も整理しやすくなるというものです。

名刺のデジタル管理

今回は、メールの整理方法についてご紹介しました。

毎日大量に届くメールはきちんと整理しないと、何が何だかわからなくなります。重要なメール、すぐに対応が必要なメールが埋もれてしまうとトラブルのもとになりかねません。

メールがたまってうんざりする前にこまめにチェックし、メールを整理していく習慣をつけましょう。

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