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2019/5/9 updated

名刺整理の重要性とおすすめツール|仕事がはかどる整理術

名刺整理の重要性とおすすめツール|仕事がはかどる整理術

日本のビジネスシーンにおいて、名刺はとても重要なものとして扱われます。
「初めまして。私はこういう者です。よろしくお願いします」というあいさつ代わりに名刺交換をするため、出会いが多い仕事をしている人なら名刺はあっという間に溜まりますよね。

名刺とはずばり顧客のことですから、名刺の管理をおろそかにするということは、顧客管理をおろそかにするということ。

そこで今回は、名刺管理の重要性名刺の整理方法についてご紹介します。

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名刺管理は顧客管理!名刺を仕事に活かすコツ

ビジネスにおいて、人との出会いやつながりは財産です。この人脈をビジネスチャンスに変換することが求められるため、人脈そのものである名刺の管理が重要になってくるのです。

では具体的に、どのように名刺をビジネスチャンスへ変換していけばいいのでしょうか?

まず、名刺をもらったら忘れないうちにその人やその会社の情報を書き込みます。
一般的に名刺は社名・肩書き・氏名などで構成されており、持ち主の個性などは反映されていません。そのため、持ち主の情報を書き込まないと、誰なのか忘れてしまいがちです。
一度会った人を忘れず記憶できる特技があれば別ですが、ほとんどの人は一度会っただけの人に関しては、細かいことまでは長く覚えていられないものです。

そして次に会うときには、その名刺を見返して情報を頭に入れておきます。
顔を合わせたときに、その人の情報を覚えていると、「自分に好意的である」と受け止められるため印象がアップするからです。

よく行くお店の店員に「いらっしゃいませ」と言われるより「お久しぶりです。1ヵ月ぶりですね」と言われたほうが、親しみを感じませんか?
名刺に顧客情報を書き込むことは、顧客との良好な関係を作るのに効果的なのです。

良好な関係を築けば、相手の情報も引き出しやすくなり、適切なタイミングでアプローチが可能になります。
また、相手と接するうちに脈がありそうなお客様と、脈がなさそうなお客様もわかってきます。
顧客リストの一番上から順に後追い営業といったことをするよりも、需要のありそうな顧客にアプローチした方が、ずっと効率的ですよね。

私も賃貸営業時代、情報を名刺に書き込んでいました。後追い営業で再会したとき、以前の会話内容を振ると「よく覚えているね」と会話が弾むことが多かったものです。和やかな雰囲気のほうが、商談にも好影響を与えます。

名刺リストを使える顧客リストにしていくには、名刺も使える順に整理する必要があります。
では、どのように名刺を整理するのが効率的なのでしょうか?

名刺整理をアナログで行うメリットとやり方

名刺の管理方法には、アナログとデジタルがあります。まずはアナログで整理するメリットややり方についてご紹介しましょう。

名刺のアナログ管理とは、もらった名刺を名刺ホルダーや名刺ボックスに入れて管理することをいいます。

アナログで名刺の管理をするメリットは、なんといっても「導入コストが安い」「すぐに見ることができる」という2点です。

アナログで管理する場合は、名刺ホルダーや名刺ボックス、ノートに直接貼っていく、封筒に入れるなどの方法がありますが、比較的安価に手に入るものばかりです。また、取り出してめくれば、すぐに目的の名刺を探し出すことができます。

一方で、量が増えてくるとこまめな整理にも手間がかかること、探すのに時間がかかること、携帯性が悪い、数が増えるとかさばる点はアナログ方式のデメリットです。

アナログ方式で名刺を管理するポイントは、「いかに検索性を上げるか」という点になります。検索性を高めるためのコツは、

・重要性の高い名刺と低い名刺とで保存場所を分ける
・インデックスをつける
・名刺をもらったその日のうちに整理をする

以上の3点。

名刺を生きた顧客リストとして活用するのなら、よく使うものはよく使うグループのホルダーやボックスに入れておき、あまり使わないものと一緒にしないほうが、検索が楽になります。

インデックスの付け方には「50音順」「ジャンル別」「時系列別」「プロジェクト・イベント別」などがあるので、使いやすい分け方でインデックスをつけましょう。

また、名刺はもらったその日のうちに情報を書き込み、整理するようにします。後回しにすると、サイズが小さいだけに行方不明になったり、誰だったか思い出せなくなったりしやすいものです。
名刺そのものより、名刺と一緒に入手した情報が重要なので、記憶が薄れてしまっては意味がありません。

名刺整理をデジタルで行うメリットとやり方

続いて、デジタルで名刺管理をするメリットややり方についてご紹介します。

名刺のデジタル管理とは、名刺をデジタルデータに変換して管理する方法のこと。一般的にはスマホのカメラや専用のツールを使って画像を取り込み、デジタル化し、データベースとして管理するというものです。

デジタル管理のいいところは「並べ替え・検索がすぐにできる」「外出先でも確認できる」という点です。

またアナログ管理のデメリットである「かさばる」という問題も、データ化することで解決できます。

データベースを社内で共有すれば、誰がどんな顧客リストを持っているかを把握できるというのもデジタルならではの強みです。

では、具体的にどんなツールが使われているのでしょうか。

富士通の調査によると、名刺管理に使われているツールは
1位:Evernote(31%)
2位:Eight(29%)
3位:Wantedly People(12%)

という結果になっています。この3つに共通するのは「スマホで名刺を撮影し、その画像をデータ化する」という点。

先ほどの富士通の調査によると、名刺をデジタル管理している人の6割は、スマホの写真によって画像を取り込んでおり、専用のリーダー(13%)やスキャナー(12%)を使っている人を大きく上回っています。

名刺をデジタル管理するなら、手元にあるスマホで行うソフトが最適といえるでしょう。

名刺のデジタル管理

今回は、どんどん増えていく名刺の整理方法についてご紹介しました。

名刺をデジタルデータにしたいけれど、数が多くデータ化が大変な場合は、とりあえず新しくもらう分をデータ化していき、古いものは取り出した順にデータ化していくという方法もあります。そうすれば新しいもの、重要度が高いものを選別できるからです。

名刺を使える顧客リストにするため、名刺を上手に管理していきましょう。

参考サイト:
http://scansnap.fujitsu.com/jp/dstyle/dstyle-11.html

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