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2019/1/21 updated

社会人に必要な「人柄力」を証明できる!秘書検定が就活に役立つ理由とは

社会人に必要な「人柄力」を証明できる!秘書検定が就活に役立つ理由とは

皆さん、こんにちは!

この連載では、就活生や第二新卒の皆さんに向けて、就活に役立つ様々な資格の中から特に「秘書検定」2級 3級についてお話しします。

「聞いたことはあるけどよくわからない」という人にも、「これから受験しよう」と思っている人にも、わかりやすくて役立つ内容を書いていきますので、どうぞ気軽に読んでださいね。

第1回は「秘書検定って何?」をテーマに、「どんなことが学べるの?」「秘書にならなくてもいいの?」など、詳しくお伝えしたいと思います。

就活生こそ取得したい「秘書検定」とは?

秘書検定の正式名称は「秘書技能検定」といいます。文部省後援のビジネス検定の1つで、3級、2級、準1級、1級の4つの級があります。

社会人として知っておくべき常識が、マークシートと記述、2つの解答形式によって出題されます。(準1級と1級はさらに面接試験もあります)

2級 3級の試験は年3回実施されていて、就活に有利ということから受験者の多くを大学生が占めています

「常識」と聞くと、「一般常識なら筆記試験のために勉強してるよ!」と思う就活生の方は多いと思います。
第二新卒の方も、これまでの社会人経験から「常識についてはもう大丈夫!」と思うかもしれません。

では、秘書検定を取得するメリットはどこにあるのでしょうか?

秘書検定は「人柄力」を育てる資格

秘書検定の大きな特徴は、「人柄育成」を目的とした検定であるというところにあります。

社会人としての常識や知識だけでなく、言葉遣いや態度、振る舞い、話し方などから相手に「感じがいい」と思わせる「人柄力」を身に付けることができるのです。

秘書は上司の業務をサポートするだけでなく、取引先や来客の対応も業務の1つです。
せっかく常識や知識が身に付いていても、態度や正しい言葉遣いができずに相手をイヤな気分にさせてしまっては、秘書とはいえません。

「一般常識は身に付いているけど感じが悪い人」と「一般常識が身に付いていて感じがいい人」なら、きっと誰もが「感じがいい人」と一緒に仕事がしたいと思いますよね。

就職活動において、短い面接時間の中で自分の人柄を伝えることはとても難しいことだと思います。
秘書検定を取得していれば、常識や知識にプラスした「人柄力」を資格として証明することができるのです。

秘書検定で身に付く知識ってどんなもの?

秘書検定で学べる内容は、大きく分けて5つのカテゴリーに分類されます。

①必要とされる資質 上司との関係性や対応の違いなど、秘書としてあるべき姿
②職務知識 メモの取り方など秘書の具体的な仕事と役割
③一般知識 ビジネス用語や組織、税務についての言葉の意味
④マナー・接遇 来客や電話応対などの言葉遣い、贈答やお礼状などの知識
⑤技能 郵便や文書作成、ファイリング、名刺整理などの実務知識

3級、2級、準1級、1級と出題範囲は変わりますが、紹介したカテゴリーはすべての級で変わりません。

とはいえ、言葉で説明されてもイメージしにくいですよね。内容のイメージをつかむために、例題を紹介しようと思います。

「必要とされる資質」例題(2級)

秘書A子は部長会議から戻った上司(部長)から「しばらく考え事をしたいので、電話や来客は取り次がないでもらいたい」と言われた。次はこのときA子が行ったことである。中から不適当と思われるものを1つ選びなさい。

  1. 1.不意に訪ねてきた上司の友人に、今取り込んでいるが確認してくると言った。
  2. 2.他部署の課長から部長はいるかとの電話に、今手が離せないので後にしてもらえないかと言った。
  3. 3.尋ねたいことがあると言って来た部下の課長に、上司から取り次がないよう言われていると言った。
  4. 4.確認したいことがあるという取引先からの電話に、今は考え事をしているので後で連絡すると言った。
  5. 5.確認したいことがあると言って来た他部署の部長に、その場で少し待ってもらって,上司の都合を聞きに行った。

正解は4。「確認したいことがあるという取引先からの電話に、今は考え事をしているので後で連絡すると言った」が不適当です。

「マナー・接遇」例題(3級)

次は山田部長秘書A子の言葉遣いである。中から下線部分の「参る」の使い方が不適当と思われるものを1つ選びなさい。

  1. 1.「銀行には私が参ります」
  2. 2.「お車がただ今参りました」
  3. 3.「書類をお届けに参りました」
  4. 4.「当社へ参っていただけませんか」
  5. 5.「私どもの山田が参ると申しております」

正解は4。の「当社へ参っていただけませんか」が不適当です。

なんとなく、問題のイメージはつかめましたか?
一見、難しそうに感じるかもしれませんが、落ちついて考えればわかる問題も多いので心配しなくて大丈夫。少しずつ慣れていくことが大切です。

秘書にならないといけない?就活後にも役立つの?

「秘書検定って秘書になりたい人が取るものでしょ?」

いいえ、そんなことはありません。秘書検定は「秘書になるための資格」ではないんです。
秘書検定は「就活に有利」なだけではなく、社会人になったあとでも役立つことがたくさんあります。

例えば、社会人になってよくある失敗をまとめてみます。

・上司あての電話を受け、折り返しすることにしたものの、相手の部署しかメモしておらず名前を聞き忘れてしまい、内容も何を聞いておけばいいのかわからず不十分で怒られた。

・会議で先輩社員に「議事録をとっておいて」と言われたので、自分が大切だなと思ったことをまとめたら怒られた。

・部署から結婚式のご祝儀を出すことになり、ご祝儀袋を用意するように言われたが、「華やかに見えるから」という理由で蝶結びのご祝儀袋を選んでしまい怒られた。

皆さん、これらの何が失敗だったかわかりますか?
秘書検定2級 3級を取得している人は正解を知っているので、正しい対応がとれるはず。

「就活のためだけの資格」と思われがちですが、秘書検定は社会人になってすぐに役立つ実践的な知識が身に付くのも、魅力の1つなのです。

今回は「秘書検定とは何か」についてお話しました。就活生・第二新卒の皆さんにはぜひ秘書検定を取得して、一目置かれる新入社員をめざしてほしいと思います。

次回は秘書検定2級 3級のレベルや試験方法、出題範囲の違いについて詳しくお話していきます。それでは、また。

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