秘書検定の学習で覚えるべきこととは？｜就活にマストな秘書検定をとろう！

皆さん、こんにちは！

この連載では、就活生や第二新卒の皆さんに向けて、就活に役立つ様々な資格の中から「秘書検定」2級 3級についてお話しします。

さて秘書検定2級 3級の学習にあたり、出題範囲である「秘書としての資質」「職務知識」「一般知識」「マナー・接遇」「技能」、各分野の学習内容のイメージを掴むことは、とても大切です。

第4回は、分野ごとに具体的にどのようなことを理解し、覚えるべきかをわかりやすく解説しますので、マイペースに読み進めてくださいね。

理解・覚えるべきこと｜理論編

① 秘書としての資質

上司や来客に対して「秘書として」正しい対応ができるかどうかの知識や判断力、人柄が問われる分野です。

例えば、上司宛に突然来客があったとします。しかし、上司は重要な会議中で来客対応することができません。この場合、どのような対応をすれば来客に失礼がなく、上司の印象も悪くしないように面会を断ることができるでしょうか。

「上司は重要な会議中なので」と言うと、来客は「自分＜会議」の印象を受けてしまいます。さらに来客が取引先である場合、上司の印象を悪くしてしまう可能性がありますよね。

「秘書としての資質」の分野の学習では、「秘書として」このような状況をどう判断し、どのような表現をすればよいのか、理解する必要があります。

②職務知識

職務知識で理解すべきポイントは、秘書の「定型業務」と「非定型業務」です。

「定型業務」とは秘書が毎日必ず行うべき業務です。上司の身辺整理やスケジュール管理から、出張や会議、利用する部屋の空調や照明の管理まで多岐にわたります。

「非定型業務」とは秘書が臨機応変に対応しなければならない業務です。予約のない来客や上司の急な出張、上司が変わったときの対応やマスコミ対応など、イレギュラーなことへの対応力が問われます。

それぞれの業務には確認すべき事項や、各部署へ伝えなければならない事項などが決まっています。 例えば予約のない来客の場合、秘書として「上司がいることははっきり告げない」ようにして「会社名」「氏名」「用件」を聞き、「上司に伝えて指示を仰ぐ」が正解です。

「職務知識」の分野の学習では、各業務において確認すべき事項・伝えるべき事項は何か、様々なシチュエーションにあわせて覚えることが必要です。

③一般知識

社会人として知っておくべき用語や組織に関する一般常識を問われる分野です。

主に暗記が必要になる分野なので覚えることがたくさんあり、就活生の皆さんにはまだ馴染みのないカタカナ用語や専門用語が多く出題されます。
2級、3級はほとんどがマークシートでの出題なので、似ている用語などはまとめて違いを理解しておくとよいでしょう。

例えば「エージェント」「マーケットシェア」「P・D・Sサイクル」「株主総会」など単に用語の意味を暗記するだけではなく、経営、税務、法律などの項目ごとにイメージを紐付けし、理解しながら覚えることが大切です。
暗記すればするだけ点数を稼ぐことはできますが、覚えるべき用語の数がかなり多いので「広く浅く」がポイントです。他にも押印の種類や小切手についての知識も出題されます。

ノートや単語帳を使うなど、自分の覚えやすい方法を見つけましょう。

理解・覚えるべきこと｜実技編

④マナー・接遇

「マナー」については、座席のマナーや弔事のマナー、贈り物をするときのマナーと贈答用語などを覚えます。

例えば、結婚祝いの祝儀袋は「結び切り」と「蝶結び」どちらの結び方が正解か？同じ部署の数名からの場合、上書きの氏名はどのような順番で書くのが正解か？など、図を書いたりしながら自分なりに理解する勉強法をおすすめします。

「接遇」とは業務上のお客様に対するサービス、つまり接客対応のことを言います。
2級、3級は正しい敬語の使い方を選ぶ問題も出題されます。尊敬語、謙譲語を正しく理解した上で、上司への言葉遣いや電話応対などの言葉遣いを覚えることが必要です。

⑤技能

郵便の出し方、文書やグラフの作成、ファイリング方法など秘書の業務に必要な技能を問われます。
書類を大量発送するときの郵送方法や特殊郵便物の種類、「御中」「様・殿」「先生」などの敬称の使い分けは正しく理解して使えるようにしておきましょう。

グラフの種類、ファイリングの種類や送り状につかう時候の言葉など、「一般知識」に次いで暗記する項目も多いです。
目上の方の「お父さん・お母さん」を「ご尊父様・ご母堂様」と言うなど、面白くて人に教えたくなる知識も多いので、ぜひ私生活で実践しながら覚えてみましょう。

今回は、秘書検定2級 3級の各分野を学習する上で理解すること、覚えることについてお話ししました。各分野のイメージは掴めましたか？
特に興味のある分野がある人は、ぜひ積極的に学習してみてくださいね。

次回は秘書検定2級 3級における出題範囲「一般知識」について、さらに詳しくお話ししていきます。それでは、また。