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GoogleスプレッドシートでExcel同様の関数を使いこなす!

GoogleスプレッドシートでExcel同様の関数を使いこなす!

表計算ソフトの魅力といえば、数式を活用した自動計算です。さらに、関数という特定の式を用いれば、時間や日付など様々な値をかえすこともできます。

Excelでは標準機能の関数ですが、もちろん、Googleスプレッドシートでも主な関数を使えます。

この連載「Googleスプレッドシート入門」では、Excelを使える方が、Googleスプレッドシートで「プロジェクト進捗チェック表」を作成し、部署内で共有することを最終目標としています。

第4回の今回は、プロジェクト進捗チェック表に実際に関数(SUM,IF,AVERAGE,TODAY,DAYS,COUNTなど)を設定してみましょう。

連載「Googleスプレッドシート入門」全7回

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Googleスプレッドシートで関数はどのように使う?

Excel同様、Googleスプレッドシートでは「=SUM(B1:B10)」(B1からB10の合計をかえす)のように、セルに直接入力する方法もあります。

普段からよく使う関数であれば、このように直接入力する方が速いですが、あまり使わない関数を使う場合や、関数を使った表の作成に慣れていない場合は、少し心配な部分もあるでしょう。

直接入力する方法以外にも、以下の2つの方法で関数を呼び出せます。

1つめは、メニューの「挿入」から「関数」をクリックし、使用したい関数をクリックする方法です。

関数の使い方の図1

もう1つは、メニューすぐ下の関数のアイコンから呼び出す方法です。クリック回数を考えると、アイコンの方が使いやすそうですね。

関数の使い方の図2

メニューから関数を呼び出すと、下図のように関数の説明が表示されます。「F1」キーを押すことで、さらに関数の詳細な説明が見られます。最下部の、使用例がわかる詳細もクリックすれば表示できるので、関数初心者でも使いやすいです。

関数の使い方の図3

知っておきたい!Googleスプレッドシートで使える便利な関数

Googleスプレッドシートは、Excelと比較しても遜色ないくらい豊富な関数がそろっていますが、一般的な作業で活用する関数は限られています。

Googleスプレッドシートを便利に使いたいなら知っておきたい関数を、いくつかピックアップしてみました。

Googleスプレッドシートの主な関数
SUM 指定した範囲の値の合計値を求める
AVERAGE 指定した範囲の値の平均値を求める
COUNT 指定した範囲の数値の個数を求める
COUNTA 文字列を含んだ指定した範囲の値の個数を求める
ROUND 数値を四捨五入する
ROUNDUP 数値を切り上げる
ROUNDDOWN 数値を切り捨てる
MAX 指定した範囲の最大値を求める
MIN 指定した範囲の最小値を求める
IF 倫理式。~だったら~を表示するなど命令を与え、特定の数値をかえす

ほかにもGoogleスプレッドシートでは、以下の表のようなGoogleオリジナルの関数を使うことができます。
Googleのシステムを活用した関数なのですが、翻訳や特定の情報の取得など、場合によっては活躍しそうですね。

Googleスプレッドシート オリジナル関数
ARRAYFORMULA 配列数式で得た値を、複数行(列)で表示する
DETECTLANGUAGE 範囲内の言語を識別する
GOOGLEFINANCE Googleファイナンスから情報を取得する
GOOGLETRANSLATE 言語を別の言語に翻訳する
IMAGE URLを用いてセルに画像を挿入する
QUERY クエリを実行する(Google visualization API使用)
SPARKLINE セル内にミニグラフを作成する

ほかに知りたい関数があれば、メニューの「ヘルプ」から、簡単な説明入りの関数リストを確認できます。

簡単な説明入りの関数リストの図

プロジェクト進捗チェック表に関数を設定してみよう

Googleスプレッドシートで使う主な関数を紹介してきましたが、実際にどうやって使用するのでしょうか。
プロジェクト進捗チェック表作成の例から、いくつか紹介します。

期限までの日数を求めよう

期限までの日数を求める図1

本日から起算して期限までの日数を求める場合、2つの期間の日数を求める「DAYS」関数を使用します。
終了日は「期限」のセル(日付)を指定、開始日の“今日”は変動するため「TODAY」関数を使って求めます。

期限までの日数を求める図2

実際に値をかえしてみると、期限が過ぎたものはマイナスになってしまいました。
期限が過ぎることはあるため、このままでもいいのですが、達成率100%のものまで「期限までの日数」に反映されてしまうと、プロジェクトの工程が未完了に見えてしまいます。

期限までの日数を求める図3

「IF」関数を使って、達成率100%超えのときは「期限までの日数」を空欄にする設定にしました。
IF関数とは、論理式(はじめに判定する条件)、TRUE値(条件が合致するときに表示する値)、FALSE値(条件が合致しないときに表示する値)を記述することで、2通りの結果を自動表示させるものです。

期限までの日数を求める図4

IF関数を追加したことにより、期限までの日数がマイナスだったセルが、空欄で表示されるようになり、日数の表示が正常になりました。

実働日数を導こう

各工程の実働日数の計算は複雑なので、プロジェクトを実行した日については、色で塗るだけでなく下図のように数字の1を入れることで、計算しやすくしました。

実働日数を導く図

これで、上図のとおり「COUNT」関数によって、指定した範囲の数値の個数を数え、日数を導くことができます

プロジェクトの総実働日数を求めよう

プロジェクトの総実働日数を求める図

連載第3回で追加作成した「全体の進捗チェック表」に、プロジェクトごとの実働日数の合計を関数で表示させましょう。
合計や総合計は、「SUM」関数で求めます。範囲は、プロジェクト1の実働日数部分をに指定しました。

プロジェクトの総実働日数を求める図

表の合計も同様です。総日数をSUM文で記述することで、指定の範囲の数値が変わってもすぐ反映されるようになります。

プロジェクトの総達成率を求めよう

プロジェクトの総達成率を求める図

全体進捗チェック表の「達成率」欄には、上図のように、プロジェクトごとの達成率の平均値を関数で表示させましょう。

達成率の平均値は、「AVERAGE」関数を使って求めます。SUM関数同様、計算したい範囲を入力するだけなので簡単です。
表の全体達成率も、同じようにAVERAGE関数で求めてみました。

表の全体達成率を求める図

Googleスプレッドシートではどんな関数が使えるのか、実際どうやって使うのか実例を交えて紹介しました。
入力する数値が変われば、関数を使った部分は自動的に計算しなおしてくれるので、適度に使うと作業が効率よくなりますよ。

次回はGoogleスプレッドシートと条件付き書式についてお送りします。

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