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Excelにある条件付き書式をGoogleスプレッドシートでも活用!

Excelにある条件付き書式をGoogleスプレッドシートでも活用!

この連載「Googleスプレッドシート入門」では、Excelを使える方が、Googleスプレッドシートで「プロジェクト進捗チェック表」を作成し、部署内で共有することを最終目標としています。

前回はGoogleスプレッドシートで関数を使い、前々回は書式設定と表作成を行いましたね。

書式設定は見栄えを良くしたり、数値を適切に表現したりするのに便利ですが、コピーして貼り付ける方法を何度も繰り返すのは面倒ですよね。

そこで活用したいのが、書式設定を効率よくできる条件付き書式設定です。
連載第5回の今回は、条件付き書式設定とは何か、Googleスプレッドシートではどうやって使えるのか解説します。

連載「Googleスプレッドシート入門」全7回

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条件付き書式とは?どんなときに使えるの?

条件付き書式とは、ユーザーが条件を設定し、入力した値などが条件に合致したときに、設定しておいた書式が適用される機能のことです。

少しわかりにくいですね。具体的にどのような場面で使われるのか、条件付き書式が活用できる例を挙げます。

  • 特定の文字列を強調したいとき
  • 特定の日付を強調したいとき
  • ある数値より上(あるいは下)の数値を明確にしたいとき
  • 数値の大きさごとに色分けしたい場合

つまり、条件付き書式は、特定の文字列や数値のセルを塗りつぶしたり、太字や色の変更で文字や数値を強調したりしたいときに使えるということです。
条件付き書式を設定すれば、何度も書式の変更をすることなく、表などを見やすい形にできます。

Googleスプレッドシートで条件付き書式を使う

Googleスプレッドシートで条件付き書式を使う場合、どのように設定すればいいのでしょうか。

条件付き書式設定ルールの展開の図

Googleスプレッドシートで条件付き書式を開くには、上図のとおり「表示形式」の「条件付き書式」をクリックします。
すると下図のように、シート右に「条件付き書式設定ルール」が展開されるので、そこから細かな設定が可能です。

条件付き書式設定ルールの「単一色」の図

条件付き書式設定ルールの「単一色」からは、特定の条件を持ったセルを、太字や斜め線、塗りつぶしなどで装飾できます。
「条件」は、特定の文字列のほか、空白、日付、数字(日付と数字は~以上、~以下などが指定可能)、数式によって導きだされた値の指定が可能です。Excelでいう、「文字の強調表示ルール」に該当する機能は問題なく使えます。

条件付き書式設定ルールの「カラースケール」の図

もう1つの「カラースケール」では、数値の大小にあわせて文字色も連動するように設定可能です。
Excelのように上位・下位ルールの設定、データバー、アイコンの設置などはできませんが、表をわかりやすくするための必要な機能がそろっていることはわかりましたね。

プロジェクト進捗チェック表を条件付き書式で見やすくしよう

この連載では「プロジェクト進捗チェック表」を例に挙げて作成してきました。
条件付き書式はこのドキュメント作成にどう役立つか、具体的な使い方を見ていきましょう。

条件付き書式を列に反映する

条件付き書式を列に反映する図

上図のように、「達成率」が100%になっているセルを、薄い赤色に自動的に塗りつぶす設定を行いました。
「書式ルール」の条件は、「1と等しい値(100%)」と設定しました。
「完了」をクリックすることで、設定が反映されました。

条件付き書式を行に反映する

条件付き書式を行に反映する図

H列の達成率のセルを塗りつぶすだけでは少しわかりにくかったため、上図のように行を塗りつぶすことにしました。

範囲を塗りつぶす範囲(B11:H300)、ルールは「カスタム設定」を指定し、数式は=$H11=1(※数値と記号は半角)を入れています。これは、判定をH列で固定、指定の列が100%の場合に行を塗りつぶす設定です。

こちらも「完了」をクリックすると、H列「達成率」が100%のB列からH列までの行について、薄い赤色に塗りつぶす設定が反映されました。

カラースケールの条件付き書式

それでは、「単一色」の塗りつぶしではなく、「カラースケール」の設定ではどうでしょうか。
範囲は、達成率の列(H11:H300)を指定、パーセントが大きくなるほど色が濃くなる設定にしました。

カラースケールの条件付き書式の図

しかし実際に反映させてみると、上図のように100%の色が変わらず、次の80%が一番濃くなってしまっています。
これは、先に設定したルールが優先的に適用されるためです。

後に設定したカラースケールの条件ルールを優先させるの図

後に設定したカラースケールの条件ルールを優先させるには、上図のように、条件ルールの右側に表示されるごみ箱マークをクリックして先に設定した条件ルールを削除するか、左側にカーソルをあわせてドラッグして条件ルールの順番を入れ替える必要があります。

Googleスプレッドシートの条件付き書式の完成図

カラースケールと行の塗りつぶしを入れ替え、さらに行の塗りつぶしがピンクだとわかりにくくなったため、灰色で塗りつぶすルールに変更することで、上図のように条件付き書式が反映されました。

Googleスプレッドシートの条件付き書式は、指定の列の値や文字などを一気に同じ書式にするのに便利です。値が更新されたときも、自動的に書式反映されるので効率的です。

しかし先に設定したルールが優先的に反映されるようになっているので、設定の順番には気を付けましょう。

次回はGoogleスプレッドシートでグラフを作成する方法についてお送りします。

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