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Excelよりデータ共有に便利!Googleスプレッドシートの使い方

Excelよりデータ共有に便利!Googleスプレッドシートの使い方

この連載「Googleスプレッドシート入門」では、Excelを使える方が、Googleスプレッドシートで「プロジェクト進捗チェック表」を作成し、部署内で共有することを最終目標としています。
初回の前回はExcelとGoogleスプレッドシートとの違いや、データを共有するならExcelよりもGoogleスプレッドシートがおすすめ、ということについてお話ししました。

さて次の問題は、Googleスプレッドシートはどうすれば使えるようになるのか、ということですね。

Excelはパソコンにソフトをインストールしているケースが多いでしょうから、難なく利用できると思います。しかし、Googleスプレッドシートはオンラインでの利用になるので、いくつか事前の準備が必要になります。

今回は、Googleスプレッドシートの作成準備と使い方に焦点を当てて、簡単な操作方法を紹介します。

連載「Googleスプレッドシート入門」全7回

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Googleスプレッドシートを使う準備をしよう

Googleスプレッドシートを作成する場合、事前準備としてGoogle アカウントを用意しなければなりません。

Googleアカウントでログインしていない状態で、Googleスプレッドシートのアドレスにアクセスすると、Googleアカウントのログイン画面に飛んでしまいます。

Googleアカウントのログイン画面の図

すでにGoogleアカウントを持っている場合は、登録したメールアドレスとパスワードでログインしましょう。
Googleアカウントを持っていない場合は、左下の「アカウントを作成」から、新規でGoogleアカウントを取得します。

Googleアカウントを作成すれば、Googleスプレッドシート以外にもGoogle のサービス(フリーメールやカレンダー)を利用できるので、作成しておいて損はないでしょう。
また、1人で複数アカウントの作成が可能なので、プライベート用と仕事用と分けて利用するのもいいですね。

Googleスプレッドシートの新規作成・編集・削除

Googleアカウントの登録あるいはログインが完了したら、Googleスプレッドシートを作成できるようになります。新規作成、編集、削除の3つの方法を見ていきましょう。

シートの新規作成

シートの作成は、「Googleスプレッドシート」ページ上で作成する方法と、「Googleドライブ」上で作成する方法の2つがあります。

Googleスプレッドシートの画面の図

※Googleスプレッドシートの画面

Googleスプレッドシート」上で新規作成する場合、必要な操作はワンクリックのみ。左上の「空白」をクリックして、新しいスプレッドシートを開きます。
テンプレートから作成したい場合は、右上の「テンプレートギャラリー」から、好きなテンプレートをクリックしましょう。

Googleドライブの画面の図

※Googleドライブの画面

Googleドライブ」上で新規作成する場合は、左上の「新規」をクリックし、「Googleスプレッドシート」から空白のシートかテンプレートを選択して作成します。

シートの編集

無題のスプレッドシートの図

新規作成の手順を踏んだら、いずれもGoogleスプレッドシートの新しいシートが開きます。あとは、自由に文字や数字の入力、画像やコメントの挿入、表の作成をしていくのみ。

Googleスプレッドシートは、Excelと違って編集の都度、自動的に保存されます。保存し忘れてファイルの情報を一部消失してしまったということがないので安心ですね。

シートの削除

シートの削除の図

作成したシートの削除は、Googleスプレッドシート、Googleドライブ、いずれも同じです。削除したいシートの「︙」をクリックし、「削除」を選択することでシートを削除できます。

作成中のシートを削除する場合は、左上の「ファイル」から、「ゴミ箱に移動」を選択しましょう。

Googleスプレッドシートの使い方

それでは、作成したGoogleスプレッドシートの機能(メニュー)を簡単に見ていきましょう。

Googleスプレッドシートの中身の図

                             
【各ボタンの主要動作の説明】
ファイル ファイルを開く、インポート、ダウンロード(Excel、PDF可)、共有、印刷、設定、など
編集 切り取り、コピー、貼り付け、検索、など
表示 固定、ズーム、全画面表示、など
挿入 グラフ、画像、フォーム、関数、リンク、チェックボックス、コメントの挿入、など
表示形式 数値の書式、フォントの装飾、フォントサイズ、配置、など
データ フィルタ、ピポットテーブル、グループ化、など
ツール フォーム作成、マクロ、スクリプトエディタ、スペルチェック、など
アドオン アドオン(拡張機能)の取得と管理
ヘルプ 使い方、トレーニング、関数リスト、など使い方、トレーニング、関数リスト、など

Googleスプレッドシート上部の各ボタンには、表計算ソフトに必要な機能がひととおりまとめられています。Excelからするとややシンプルですが、Googleのアドオン(拡張機能)で解析機能など機能を追加できるのは魅力的です。

ボタン下には、「前に戻す」「印刷」「枠線」「セルを結合」「コメントを挿入」などよく使う機能がワンクリックで使えるようアイコンとして設置されています。

Googleスプレッドシート上部のボタンの図

なおGoogleスプレッドシートの特長でもある「共有」は、「ファイル」内からも選択できますが、シート右上の緑色の「共有」をクリックして設定するのが便利です。

今回は、Googleスプレッドシートの使い方ということで、作成や各種機能について紹介しました。
次回は、書式設定と表の作成について、具体的な使用法を説明します。

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