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Excel関数活用術⑥使いこなしたい!条件指定に便利なIF・COUNTIF関数

Excel関数活用術⑥使いこなしたい!条件指定に便利なIF・COUNTIF関数

連載「仕事がサクサク進む!Excel関数活用術」、前回は検索条件に一致したデータを抽出するVLOOKUP関数を紹介しました。

今回はついに最終回。指定した「条件に合うとき」と「条件に合わないとき」で結果が変わるIF関数と、条件に合う数を数えるCOUNTIF関数を詳しく解説します。

IF関数もCOUNTIF関数も、仕事の様々なシーンで使われる関数。覚えておいて損はありません。

これまで紹介したExcelの関数を合わせてしっかりマスターしてくださいね。

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IF関数の基本的な考え方

IF関数とは、指定した条件にもとづいて「条件に合うとき」と「条件に合わないとき」で異なる処理結果を返す関数です。

処理の結果を出したいセルに次の数式を入力します。

=IF(論理式,値が真の場合,値が偽の場合)

引数1「論理式」

上記数式の引数のうち「論理式」には、条件の基準となる数式を指定します。ここでは「A=B」のような比較演算子を入力します。次の6種類の論理式から選択してください。

A=B AとBは等しい
A<>B AとBは等しくない
A>B AはBより大きい
A AはBより小さい
A>=B AはB以上
A<=B AはB以下

引数2「値が真の場合」

上記数式の引数のうち「値が真の場合」には、「論理式」で指定した数式の条件に合う場合に表示する値を指定します。
数値、数式、文字列のどれを指定しても構いません。ただし文字列を指定する場合は、引数を「“”(ダブルコーテーション)」で囲むようにしましょう。

引数3「値が偽の場合」

上記数式の引数のうち「値が偽の場合」には、「論理式」で指定した数式の条件に合わないときに表示する値を指定します。
「値が真の場合」と同様に、数値や数式、セル、文字列が入力できます。

IF関数の実践的な使い方!昇進試験の合否判定

昇進試験の合否判定を例にして、IF関数の実践的な使い方をマスターしましょう。

昇進試験の合否判定

A社の昇進試験は80点以上が合格、80点未満が不合格と判定します。まずは上の図のように、昇進試験の条件に合った表を作ります。

IF関数を設定

次に、合否判定を自動表示するためIF関数を設定します。
① 合否判定を出すセル(C4)に「=IF()」と入力。
② B列の点数を見て合否判定を行うため、引数の「論理式」はB4>=80と入力。

引数「値が真の場合」は「“合格”」と指定

③ 80点以上とれれば合格なので、引数「値が真の場合」は「“合格”」と指定。

引数「値が偽の場合」は「“不合格”」と指定

④ 80点未満だと不合格なので、引数「値が偽の場合」は「“不合格”」と指定。
⑤ Enterキーを押すとC4セルに「不合格」と表示されます。
⑥ C4セルの右下にカーソルを持ってきてC9までオートフィルでコピー。C5からC9の合否判定のセルに「合格」「不合格」のいずれかが表示されます。

今回は昇進試験を例にしてIF関数の使い方を説明しましたが、参加者別に会費が違う飲み会の集金、営業マンのノルマ確認など、様々な仕事の場面で活用できます。

条件に一致するデータを数えるCOUNTIF関数

COUNTIF関数は、Excelのデータ上で、条件に一致する値の数を数えたいときに使います。指定した条件に一致する数を出したいセルに以下の数式を入力します。

=COUNTIF(範囲,検索条件)

引数1「範囲」

上記数式の引数のうち「範囲」には、条件に一致する値を数えたい範囲を指定します。

引数2「検索条件」

上記数式の引数のうち「検索条件」には、検索条件となる値やセル、文字列を指定します。一定の数量以上の数を数えるとき、例えば商品リストの中から単価が1000円以上の商品の数を数えたいときは「A1>=1000」と、比較演算子を検索条件に指定できます。 考え方はIF関数の論理式と同じです。

それでは、営業部の社員表を例にして、社員の中で女性が何人いるかCOUNTIF関数を使って数えてみましょう。

「=COUNTIF()」と入力

① 女性社員の数を表示したいセル(E4)に「=COUNTIF()」と入力。
② 営業部の社員表から人数を数えるので、引数「範囲」には「C4:C12」と指定。

引数「検索条件」に「“女”」と指定

③ 女性の人数を知りたいので、引数「検索条件」には「“女”」と指定。
④ Enterキーを押すと、E4セルに「4」と表示されます。

今回の例ではCOUNTIF関数で営業部の女性社員の人数を数えました。
その他にも、ある一定の数量以上の人数、たとえば営業部でノルマが達成できた社員の数とか、人口が20万人以上の市町村の数などをすぐに確認したいときに便利です。

最終回の今回は、条件に合うときと合わないときで返す結果が違うIF関数、条件にあったセルを数えるときに便利なCOUNTIF関数をご紹介しました。

連載「仕事がサクサク進む!Excelの関数活用術」で紹介した関数は全部で13種類。
どれも、仕事の様々なシーンで頻繁に使われる関数です。

たった13個のExcelの関数でも使いこなせるようになれば、驚くほど仕事のスピードが早くなりますよ。
ぜひ使ってみてくださいね!

※画像はすべてExcel2013を使用

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