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仕事がサクサク進む!Excel関数活用術①関数のキホン

仕事がサクサク進む!Excel関数活用術①関数のキホン

皆さんは、仕事でどのくらいExcelの関数を使っていますか?

「便利と話には聞くけど操作が難しい…」「どんな関数を使えばいいかわからない…」という方もいるかもしれません。

しかし基本的な関数の操作をマスターすれば、データ入力や集計作業にかける時間を大幅に短縮でき、かつ、手作業に比べて計算ミスを確実に減らすことができます。デスクワークを行う方なら知っておいて損することはありません。

今回から「仕事がサクサク進む!Excel関数活用術」と題し、6回にわたって、仕事で覚えておくと便利な関数を13個ご紹介します。

1回目は、「関数とは?」「関数の基本構文」「関数でできること」「関数の入力方法」といったExcelの関数の基本を、一緒に確認していきましょう。

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Excelの関数とは?

「Excelの関数」とは、複雑な計算式を1つの数式で簡単に記述できるよう、あらかじめExcelに登録されている計算の仕組みのことです。

例えば、A1からA100セルに入力された数値の合計を出すのに、以下のような計算式を書くのはとても面倒ですよね。

=A1+A2+A3+A4+…………A99+A100

上記のような長い計算式を書かなくても、Excelの関数を使えば、簡単な数式でセル100個分の合計が出せます。
すぐに数値の算出方法がわからない計算や複雑な条件式も、関数を使って必要なデータを入力すれば簡単に答えが出せる仕組みになっているのです。

関数の基本構文と引数

Excelの関数は全部で476種類ありますが、どの関数も基本構文は同じです。値を出したいセルに以下の数式を入力します。

=関数(引数1,引数2,引数3,…)

「+-×÷」といった演算記号を使うかわりに、値を出したいセルの先頭に「=(等号)」を入力し、続けて関数名を記述し、カッコ内に計算に必要な引数(ひきすう)を指定します。
複数の引数を指定する場合、引数と引数の間は「,(カンマ)」で区切ります。

引数とは、関数を使って計算をするときに必要な値や数式、文字列のこと。
指定する引数の内容や数は関数ごとにちがいます。関数の使用に慣れないうちは、引数を覚えるのがちょっと面倒かもしれませんね。

計算やデータ集計ができるExcelの関数

Excelの関数を使うと次のようなことができます。

  • 数値の合計や平均値、最大値、最小値の計算
  • 数値の四捨五入、切り捨て、切り上げ
  • 値の順位を決める
  • 条件を指定して特定の値を返す
  • 日付や時刻の入力
  • 値の表示形式を変換など

これらを1件1件手入力したり、電卓を使って計算したりするのは、非常に手間と時間がかかる作業です。
しかし、Excelの関数を使えば、入力したい値や計算したい値を一瞬で表示できます。

全部で476種類ある関数のうち、実際に仕事で使うのはほんの一部です。今回の連載でご紹介する関数13個を覚えるだけでも、いつもの仕事がずいぶん楽になりますよ。

「13個覚えるだけなら、パソコンが苦手な自分にもできるかも!」と思いませんか?
Excelの関数は使い方に慣れれば、仕事の効率が格段に上がる便利なツール。これを機に覚えることをおすすめします。

SUM関数でチェック!関数の入力方法

SUM関数とは、指定した範囲の数値の合計を出したいときに使う関数です。
基本中の基本の関数ですので、関数について詳しくない方も、1度は使った記憶があるのではないでしょうか。

数値の合計を出したいセルに以下の数式を入力します。

=SUM(指定した範囲の最初のセル:指定した範囲の最後のセル)

実は、関数の入力方法は3種類あります。上記のSUM関数を使って、それぞれの入力方法を一緒に確認してみましょう。

方法1:「オートSUM」ボタンで入力

オートSUM

① 数値の合計を出したいセル(B8)にカーソルを持ってきた状態で、「ホーム」タブを開き、「オートSUM」-「合計」ボタンをクリック。
② B8に、B4からB7の合計が表示されます。

方法2:「関数の挿入」ボタンで入力

関数の挿入

① 関数で合計を出したいセル(B8)を選択した状態で、数式バーにある「関数の挿入」ボタンをクリック。

「関数の挿入」ダイアログ

② 「関数の挿入」ダイアログが開くので、「関数名」から「SUM」を選択して「OK」ボタンをクリック。

「関数の引数」ダイアログ

③ 「関数の引数」ダイアログが表示されたら、「数値1」に引数(B4:B7)が入力されていることを確認して、「OK」をクリック。
④ B8に、B4からB7の合計が表示されます。

方法3:セルに関数を直接入力

セルに関数を直接入力

① 合計を出したいB8に「=(等号)」を入力。
② 「=」の後ろに「SUM」を入力。

引数を指定

③ 図のようにカッコを入力して、カッコ内に引数(指定範囲の最初のセル:指定範囲の最後のセル)を指定してEnterキーを押します。
④ B8に、B4からB7の合計が表示されます。

セルに直接入力する際の関数名や引数は、すべて半角文字で入力します。ひらがなやカタカナはもちろん、数字やアルファベットであっても全角文字で入力しても、値は計算されません(英字の小文字は入力可能です)。

以上3つの入力方法のうち、1番のおすすめは、セルへの直接入力。一見、難しそうに思えますが、慣れれば一番効率よく作業ができますよ。

今回は、Excel関数の基本(関数概要、関数でできること、関数を仕事で使うメリット、関数の入力方法)をご紹介しました。

関数を使えば、表の値を計算する際、わざわざ電卓で手入力して計算する必要がないことは理解できましたよね。

次回は、AVERAGE関数、COUNT関数、MAX関数、MIN関数といった、「数値の計算を行う関数」をご紹介します。ではまた!

※画像はすべてExcel2013を使用

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