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2018/12/19 updated

Excel関数活用術②集計に便利!AVERAGE、MAX、MIN、COUNT関数

Excel関数活用術②集計に便利!AVERAGE、MAX、MIN、COUNT関数

連載「仕事がサクサク進む!Excel関数活用術」、前回はExcel関数のキホン(基本構文や関数でできること、SUM関数の使い方など)をご紹介しました。

2回目の今回は、データの平均値や最大値、最小値、個数を数えるときに便利なAVERAGE関数、MAX関数、MIN関数、COUNT関数の使い方を、詳しく解説します。

Excelで売上管理や在庫管理を行っている方もいますよね。
今回紹介する関数は、毎月の売上平均を出したり、在庫数を確認したりするなど、あらゆるデータの集計作業に役立ちます。

ぜひ最後までご覧になって、仕事の効率アップを図ってみてくださいね。

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数値の平均値を計算するAVERAGE関数

AVERAGE関数とは、指定した範囲の数値の平均値を計算するときに使う関数です。

平均値を出したいセルに以下の数式を入力します。

=AVERAGE(指定した範囲の最初のセル:指定した範囲の最後のセル)

以下の図のように、支店別の1ヵ月の売上平均やテストの平均点を計算したいときに便利です。

AVERAGE関数

① 平均値を出したいセル(B8)に「=(等号)」を入力。
② 「=」の後ろに「AVERAGE()」を入力。
③ カッコ内の引数に「B4(指定した範囲の最初のセル):B7(指定した範囲の最後のセル)」を入力し、Enterキーを押す。
④ B8に、B4からB7の範囲の平均値が表示されます。

最大値を計算するMAX関数

MAX関数指定した範囲の数値の最大値を計算したいときに使う関数です。

最大値を出したいセルに以下の数式を入力します。

=MAX(指定した範囲の最初のセル:指定した範囲の最後のセル)

以下の図のように、会社で一番売上が多い支店の確認や、商品管理の際に最も在庫が残っている商品をチェックするときなど、仕事の様々な場面で活用できます。

MAX関数

① 最大値を出したいセル(D11)に「=(等号)」を入力。
② 「=」の後ろに「MAX()」を入力。
③ カッコ内の引数に「B4(指定した範囲の最初のセル):B7(指定した範囲の最後のセル)」を入力し、Enterキーを押す。
④ D11に、B4からB7の範囲の最大値が表示されます。

最小値を計算するMIN関数

MIN関数は、指定した範囲の数値の最小値を計算したいときに使う関数です。

最小値を出したいセルに以下の数式を入力します。

=MIN(指定した範囲の最初のセル:指定した範囲の最後のセル)

MIN関数も仕事のあらゆるシーンで使えます。
会社で一番売上が低い支店を確認して、販促活動のテコ入れをするときに役立ちそう。その他にも、小売店で一番在庫が少ない商品の補充作業をするときにも使えるかもしれませんね。

使い方はAVERAGE関数やMAX関数と同じですが、実際に使うときは図のやり方を参考にしてみてくださいね。

MIN関数

① 最小値を出したいセル(D11)に「=(等号)」を入力。
② 「=」の後ろに「MIN()」を入力。
③ カッコ内の引数に「B4(指定した範囲の最初のセル):B7(指定した範囲の最後のセル)」を入力し、Enterキーを押す。
④ D11に、B4からB7の範囲の最小値が表示されます。

数値の個数を計算するCOUNT関数

COUNT関数は、指定した範囲のセルに入力した数値の個数を計算したいときに使う関数です。

数値の個数を出したいセルに以下の数式を入力します。

=COUNT(指定した範囲の最初のセル:指定した範囲の最後のセル)

COUNT関数は、Excel表を見ても目検ではデータがすぐに集計できないときによく使われます。
具体的には、大勢のセミナー参加者の中で年齢がわかる人のみを数えたり、大企業の人事部で役職付きの社員の人数を確認したりするときに使われるようです。

セミナーの出席者リストの中から年齢がわかる参加者の数を集計するときを例にして、COUNT関数の使い方を確認してみましょう。

COUNT関数

① 年齢がわかる出席者の数を出したいセル(B11)に「=(等号)」を入力。
② 「=」の後ろに「COUNT()」を入力。
③ カッコ内の引数に「C4(指定した範囲の最初のセル):C9(指定した範囲の最後のセル)」を入力し、Enterキーを押す。
④ B11に、年齢がわかる出席者数「4」が表示されます。

AVERAGE関数、MAX関数、MIN関数、COUNT関数の注意点

今回紹介した4つの関数で計算対象となる値はあくまでも「数値」。
引数に指定された範囲内であっても、文字列が入力されたセルや空白は計算されません。

指定された範囲に空白セルや文字列が入力されたときの計算結果を、AVERAGE関数を使って一緒に確認してみましょう。

注意点

上の図にある左側の表の「売上」欄には、すべて数値が入力されています。
AVERAGE関数は(4500+6000+4000+5000+3000)÷5 で平均値を計算します。その結果、平均値は4500となります。

一方、右側の表は名古屋支店の売上(E7)が空白で、福岡支店の売上(E9)は4万と文字列が入力されています。
このような場合、AVERAGE関数は数値が入力されていないE7とE9セルを無視して、(4500+6000 +5000)÷3という計算式で平均値を算出。その結果、5166.666…となります。

多くの数値が入ったExcel表を関数で集計する場合は、このように「数値が文字列になっていないか」「空白の値が無いか(あったら集計対象から外すかゼロを入力)」という点について必ず気を付けてくださいね。

今回は、データの計算や集計を行うのに便利な、AVERAGE関数、MAX関数、MIN関数、COUNT関数をご紹介しました。

毎日の仕事で、何万件もある大量なデータの集計作業を行っている人は4つの関数をぜひ活用してみてくださいね。

次回は、ROUND関数、ROUNDUP関数、ROUNDDOWN関数といった数値の四捨五入や切り捨てを行う関数をご紹介します。ではまた!

※画像はすべてExcel2013を使用

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