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Excel使用者ならマスターすべき!Googleスプレッドシートとは?

Excel使用者ならマスターすべき!Googleスプレッドシートとは?

突然ですが、プロジェクトに関わるスタッフ間で情報を共有したいと思ったとき、どのような方法を取りますか?
ホワイトボードなどの方法もありますが、離れた場所で作業する場合、あるいは社内に常駐しない人が多い場合、情報の共有はなかなか難しいものです。

そこで近年よく活用されるようになったのが、クラウド型のサービス。特に「Googleスプレッドシート」は、Excelを日頃使う方であればすぐに使いこなせる、便利なツールです。

今回の連載では、プロジェクト進捗チェック表を部署内で共有することを想定して、7回にわたりGoogleスプレッドシートの使い方を紹介します。

第1回のテーマは「Googleスプレッドシートとは何か、Excelとはどう違うのか」です。

連載「Googleスプレッドシート入門」全7回

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Googleスプレッドシートとは?基本的な機能は?

Googleスプレッドシートとは、Excelのような表計算ソフトの一種です。Excelと多少の違いはありますが、作業に必要な基本的な機能はそろっています。
具体的にどのようなことができるのか、簡単にGoogleスプレッドシートの機能を見ていきましょう。

テキストの装飾や書式設定

まずは、太字や下線といったテキストの装飾、値や通貨などの書式の設定です。このような機能は一般的に、シートを見やすくしてくれる効果が期待できます。
塗りつぶしや枠線、フォントの変更などもひと通り使用可能です。詳しくは連載第4回で解説しますが、条件付き書式の設定もできます。

テキストの装飾や書式設定

関数の挿入

自動で複雑な処理をしてくれる関数は、Googleスプレッドシートでも利用できます。範囲の合計を表すSUM関数や件数をカウントするCOUNT関数、四捨五入の処理をするROUND関数などが有名ですね。詳しくは連載第5回で紹介します。

関数の挿入

グラフの作成

これも詳しくは連載第6回で紹介しますが、Googleスプレッドシートに入力した数値をもとにグラフを作成することもできます。

グラフの作成

マクロの設定

マクロというのは、ある決まった作業を記録し、次回同じ処理をするときにその記録を再生することで、簡単に処理を済ませられるようにする機能です。

図やコメントの挿入

Googleスプレッドシートでは、図の挿入やコメントの挿入も可能です。コメントの挿入は、共有でシートを利用する際、他の人に注意点を知らせるなどの目的で利用できます。

共有設定

Googleスプレッドシートでは、保存ボタンを押すことなくリアルタイムで、更新されるシートを共有できます。共有したシートを閲覧のみ(編集不可)にするなど、共有範囲をどうするかも設定可能です。

その他特徴的な機能

ほかにも、チャット機能、シートの分析機能などオンラインを利用したソフトならではの機能もあります。Googleのタスクやスケジュールなど、Googleの他機能と連携しやすいのも特徴です。

ExcelとGoogleスプレッドシートは何が違う?

ExcelとGoogleスプレッドシートは、価格や容量、機能など細かくみると様々な違いがありますが、それぞれどんな場面での使用に適しているのでしょうか。

まずGoogleスプレッドシートですが、共有のしやすさ、チャット機能など複数人で使用するための機能が充実しています。つまり、オンライン作業に適しているというわけです。

対するExcelは共有も可能ですが、Googleスプレッドシートと比べると複数人での作業はしづらいうえに、設定が面倒な部分があります。
しかし、印刷の詳細設定がより細かくできること、フィルター機能や外部データ取り込みなど幅広く細かな機能が充実しているのが特徴です。どちらかというと個人での作業、あるいはオフラインで利用しやすいソフトだといえるでしょう。

ExcelとGoogleスプレッドシートの共有の違い

いくつか違いを紹介してきましたが、ExcelとGoogleスプレッドシートの大きな違いは、やはり共有機能の使いやすさです

まずGoogleスプレッドシートは、オンラインストレージ(Googleドライブ)にデータが保管されていることが前提であるため、共有可能なリンクを作業者に送る、あるいは共有したい人を追加するだけで、共有が完了します。

Googleスプレッドシートの共有画面

※Googleスプレッドシートの共有画面

対して、Excelで複数人作業を想定して共有するには、電子メールへのリンク送付(※共有場所への保存が必要)か、一度OneDriveに保存するかのいずれかです。
保存作業の手間、そして共有場所かOneDriveいずれかの用意が必要なため、Googleスプレッドシートと比較して共有作業が少し面倒になってきます。

保存後、すぐに複数人で使えるように共有するなら、Googleスプレッドシートの方が利用しやすいのはこのためです。

Excelの共有画面

※Excelの共有画面

今回は、Googleスプレッドシートとは何か、Excelとどう違うのかについて説明しました。ファイルをより自由に扱いやすい状態で共有したいと思うなら、Googleスプレッドシートはおすすめですよ。

次回はより具体的に、Googleスプレッドシートの使い方について紹介します。

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