この連載「Googleスプレッドシート入門」では、Excelを使える方が、Googleスプレッドシートで「プロジェクト進捗チェック表」を作成し、部署内で共有することを最終目標としています。
過去6回の記事で、GoogleスプレッドシートでExcelに近い機能は概ね使えることがわかったと思います。しかし、Googleスプレッドシートの最大の特長の1つである共有についてはどうでしょうか。
なぜ複数人で共有するのにGoogleスプレッドシートが適しているのでしょうか。最終回の今回は、スマホなどモバイル端末での活用も含めてお話しします。
連載「Googleスプレッドシート入門」全7回
Googleスプレッドシートの共有方法は？
まずGoogleスプレッドシートの共有方法から簡単に説明します。
すぐに共有したい場合は、シート右上の緑色のボタン「共有」が便利です。
クリックすると、「他のユーザーと共有」という画面が出てきます。
共有する人数がごく少数の場合は、「名前かメールアドレスを入力」でユーザーを指定するのが便利です。リンクを使わないため、誤って情報が拡散されることを防ぎます。
少数ではなく、大人数で共有したい場合は、右上の「共有可能なリンクを取得」を利用するのがおすすめです。メールの他、社内チャットや非公開のページなどで共有リンクを張ることで、リンクを知っている人ならだれでもシートの閲覧が可能になります。
リンクがわかるすべての人が対象になるので、セキュリティはしっかり対策しておきたいですね。
Googleスプレッドシートの権限設定はすぐにできて便利！
Googleスプレッドシートの共有は簡単にできることがわかりましたが、場合によっては編集を許可したくない場合もあるでしょう。あるいは、編集者を絞りたいケースもあるはずです。
Googleスプレッドシートでの共有がおすすめなのは、閲覧や編集などの権限付与の設定が容易にできるからなのです。
「共有設定」は、「他のユーザーとの共有」の詳細設定からできます。画像の場合、アクセスできるユーザーが自分だけになっているので、右の「変更」から権限を変更してみましょう。
権限の変更は、特定のユーザー、リンクを知っている全員、ウェブ上での一般公開の3つから選択できます。
ウェブ上での公開、リンクを知る全員についてはGoogleアカウントが不要なので、Googleアカウントのないユーザーにもファイルの展開が可能です。広く共有する必要があるなら、選択肢の1つとして考えたいですね。
また、共有したリンクは権限が設定でき、編集者のほか、コメント可、閲覧のみも選択できるので、共有する人にあわせてアクセス権限を付与すると安心です。
主に編集する人以外は「閲覧のみ」にしておけば、データが誤って消失する事故も防げます。
オーナーの権限で、ユーザーの追加やダウンロードやコピーの制限もできるので、状況にあわせて活用してみましょう。
スマホでも使える！Googleスプレッドシートの閲覧と編集
Googleスプレッドシートは、パソコンがなくても閲覧・編集ができます。スマホなど、モバイル端末で利用する場合の方法を確認してみましょう。
まず、事前準備として「Googleスプレッドシート」アプリのインストールが必要です。閲覧だけならブラウザでも概ねできますが、編集ができない他、一部正常に表示されない可能性があります。スマホで編集したい場合は、専用のアプリが便利です。
Googleスプレッドシートアプリを入手したら、Googleアカウントでログインして、Googleスプレッドシートをスマホでも利用できるようにします。
すでに共有されているアイテムを見る場合は、左上メニューの「共有アイテム」から、シート一覧が確認できます。
今回は、パソコンで作成したプロジェクト進捗チェック表を表示してみました。少し表示のしかたが変わりますね。
編集を可能にしている場合は、セルをタップすると「テキストか数式を入力」と表示されます。スマホからの編集でも基本的に即時反映されるので、外出時も便利です。
また、スマホからも共有設定ができます。共有相手を追加したい場合は、上の人型マークをタップしましょう。
タップすると、追加したいユーザーとメッセージが入力できるようになっており、任意のユーザーを追加することができます。このように、スマホでも楽に共有、閲覧、編集ができるので活用しない手はないですね。（なお、スマホでの利用は条件付き書式などの複雑な処理はOSによって利用できない機能もあります。）
Googleスプレッドシートでプロジェクト進捗チェック表を作成し、部署内で共有する方法について、全7回にわたりお話ししました。
Googleスプレッドシートは、Excel経験者であれば基本的な機能はすぐ使いこなせる便利なツールです。
複数人が編集・情報共有するドキュメントであれば、ExcelよりGoogleスプレッドのシートの方が便利な点が多いので、プロジェクトに限らず部署内でちょっとしたドキュメントを共有するのにもよさそうですね。
仕事の状況などにあわせて、皆さんもぜひ活用してみてください。
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