「だから何？」なんて言わせない！できるビジネスマンの言い方～説明・報告編～

がんばって説明しているのに、「だから何？」「意味がよくわからない」と言われたことはありませんか？

ビジネスシーンでは毎日のように説明・報告をしなければなりませんが、わかりやすく話すのは意外に難しいものです。
中には、自分は口下手だから…とあきらめている人もいるかもしれません。

そこで今回は、「できるビジネスマンの言い方」続編として、説明・報告のコツと言い換えの例をご紹介します。

ビジネスシーンで説明・報告する際のコツ

はじめに、説明・報告をする際のコツをつかみましょう。

相手の都合を聞く

報告・説明をする際、相手をつかまえていきなり話し始めるのはNG。相手の都合を確認する一言をそえるのが礼儀です。

例：○○社との打合せの報告をしたいのですが、今○分ほどお時間ございますか？

結論（趣旨・主張）から話す

最初に「何を報告するのか」を簡潔に知らせます。言い訳や私情は挟まないこと。

※複数の案件について話すときには、「要件は3件です。1件目は○○で…」とナンバリングすると、相手が用件の量を把握しやすくなります。なお、重要度が高い案件から話しましょう。

理由（経緯）

結論に至った理由や経緯を述べます。

データ（事実・統計・知識など）

客観的事実があればデータも示し、結論に根拠を伴わせます。

普段から「三角ロジック」を意識しよう！

前述の「結論」「理由」「データ」を活用する話し方は、「三角ロジック」と呼ばれ、論理的思考（ロジカルシンキング）の基本です。

三角ロジックでは、結論に対して「なぜそう言えるのか（Why?）」が理由で示され、それを裏づけるのがデータです。

反対に、データと理由に対する「だとしたらどうなるか（So what?）」という疑問の答えが結論です。

例：
コールセンターへのクレーム増加の原因に関する調査結果を報告します【前置き】。
結論からいうと、スタッフの技術力不足が原因と考えられます【結論】。
技術的な問合せに対して、知識不足でお客様をお待たせすることが重なり、それがクレームになるケースがほとんどだからです【理由】。
全クレームを分析した結果、85％が時間的なもので、そのうち90％が、技術的知識があれば回答可能なものでした【データ】。

普段から報告資料作成時に「三角ロジック」を意識すると、説得力のある内容に仕上がるでしょう。

三角ロジックを意識した言い換え例 2つ

前段では、できるビジネスマンになるための説明・報告のコツと考え方をご紹介しました。
ここからは三角ロジック以外のポイントも含めて、言い換え例を見ていきましょう 。

例1）部下KがA社から受けたクレームについて上司に報告する

NG例：
Kは理解力が乏しいので、A社の担当者がイライラしています。A社の要望をとらえていないので、昨日、A社からクレームが入りました。

OK例：
昨日A社からKが担当する案件でクレームを受けた件ですが、結論から言うとA社に納得していただけました。
クレーム内容は△△で、○○をして対応しました。
内容に関するKの理解不足が原因の1つと考えられます。今後はチームで情報を共有し、フォロー体制を強化していきます。

NG例では自分の所感（Kは理解力がない）を事実のように述べているだけでなく、どのような対応をしたのかが述べられていません。

一方、OK例では「三角ロジック」を意識し、結論→事実を述べたうえで、自分の所感を加えています。

言い換えを工夫するだけで、伝わりやすい報告になることがわかりますね。

例2）B社の新規プロジェクトの進捗を上司に報告する

NG例：
現在20名で取り組んでいますが、10日程前に人手が必要だったので他のチームから人員を確保しました。 あと、B社と交渉するつもりではいますが、予算が削られそうなので厳しい状況です。

OK例：
人員に関しては15名前後を予定していましたが、今週から20名体制で取り組んでいます。また、B社から予算削減の相談があったため、明日、B社担当者との交渉を予定しています。

OK例では時間の経過にそって話しているので、相手がイメージしやすくなっていますね。

一方、NG例では内容に一貫性がなく、わかりにくくなっています。状況報告においては、過去・現在・未来の順で話すのがポイント。
また、相手が「何を知りたいのか」を把握したうえで話すことも大切です。

わかりやすく説明・報告するのは、最初は難しいと感じるかもしれません。
ですが、言い換えのコツさえ知っていれば誰でも、ビジネスの場できちんと報告や説明ができるようになります。

普段から三角ロジックを意識した思考を心がけてみてください。もう「だから何？」なんて言われなくなるはずですよ。

次回は、「できるビジネスマンの言い方～指摘・反論編～」をお届けします！！

＜参考URL＞
http://www.hitachi-solutions.co.jp/column/tashinami/speak/index03.html
http://www.hitachi-solutions.co.jp/column/tashinami2/setsumei/index02.html
https://www.mirasapo.jp/features/column/business/01.html
https://www.logicalthinking.org/人気/ロジカル思考のベースは三角ロジックを理解する/