ChatGPT初心者も簡単！仕事効率化術【テキスト・文章作成編】

皆さん、初めまして。Webライターの浦部緩（うらべゆるむ）です。
突然ですが、時間をうまく使うためにも「今話題のChatGPTをどうにかして仕事を効率化したい！」という方は多いのではないでしょうか。

私は文章を書くという仕事を効率化するために、ChatGPTをどのように使えばよいのか様々な方面から考察してきました。今回の連載ではその知見を活かし、「初心者も簡単！ChatGPT仕事効率化術」をご紹介していきます。

オンスク事務局注：
「ChatGPTを使ったことが一度もない」という方は、以下連載で基本の使い方を説明していますので、よろしければご覧ください！
資格勉強にも使える！ChatGPT活用法

ChatGPTの仕事効率化術① メールやチャット用の文章を考えてもらう

仕事の連絡でメールを使う機会は多いですよね。そこで、文章作成効率化のためにChatGPTを使ってみましょう。
伝えたいことを箇条書きするだけで、メールの本文を作成してくれますよ。

まずは、以下の画像のように命令してみましょう。

また仕事によっては、1つのプロジェクトが進むたびに複数の場所に連絡をしなければならないこともあるでしょう。

例えば、Webサイト制作会社で働くあなたのもとに、部下から“Webサイトのデザインカンプ（デザインの見本）ができあがった”という連絡がきたとします。
デザインカンプを確認したあなたは、部下には労い、クライアントにはデザインの確認、課長には進捗状況の報告メールをそれぞれ書かなくてはなりません。

そこで仕事を効率化するため、ChatGPTに次のように命令してみました。

「あなたはWeb制作会社デザイン部の課長です。部下から来月納期のデザインカンプができあがってきました。次の3つのメールを作成したいです。」

※ここで使われている#は「マークダウン」という記法で、ChatGPTへの命令によく使われます。
この記法を使わず箇条書きや改行で命令することもできますが、マークダウン記法を使うと階層構造がはっきりして、ChatGPTにわかりやすい質問内容になります。#が見出し1、##が見出し2、###が見出し3を表すということだけでも覚えておくと、質問しやすくなりますよ。

本来なら3つのメールの文面を別々に作成しなければならないところですが、ChatGPTを使うと、簡単な命令だけで3つのメール文がすぐにできあがりました。
あとは文面を少し手直しして送信するだけなので、かなり時間が節約できるはずです。

ChatGPTの仕事効率化術② 文章の整形、テイストを変える

ChatGPTには、文章を整形する仕事を代行させることもできます。

では、仕事効率化のためにChatGPTを使ってみましょう。

自分で読みながら区分けしなくても、ChatGPTに正しく指示すればあっという間に整形してくれるため、業務効率化につながります。

またChatGPTは、文章全体のテイストを変える仕事も得意です。

例えば、中学校で自社の仕事についての講演を行うことになったとします。そこで自社の理念について紹介したいのですが、先の文章は固すぎて中学生には響きにくいですよね。

そんなときは、ChatGPTにこう命令して仕事を効率化しましょう。

※ここで使われている**もマークダウン記法で、文字を太字にするための記述です。

他にも、くだけたニュアンスのスピーチをフォーマルな形式にしたり、箇条書きの内容からスピーチを作成したりすることも可能です。いろいろなパターンができますので、ぜひ試してみてくださいね。

ChatGPTの仕事効率化術③ テキストを校正する

ChatGPTを活用すれば、テキストの校正の仕事も効率化できます。
指示は、「次の文章を校正してください」など簡単なものでよいので、初心者でもすぐにできますよ。

ただし、冒頭の「こんにちは」が繰り返されているままだったり、テキストがずらっと並んでいたりなど、まだ少し雑な印象です。

なおChatGPTで本格的な校正をしたいなら、以下のGoogle Chrome・Firefoxプラグインを利用すると良いでしょう。プラグインは無料で利用できます。

EditGPT ※Chrome ウェブストアの該当プラグインのページが開きます

こちらもぜひ参考にしてみてください。

初心者が気を付けたいChatGPTでテキスト作成するときの注意点

ChatGPT初心者がテキストや文書を作成するときの注意点は、「出力された文章を必ず見直す」ということです。
というのも、ChatGPTがいつも完璧な文章を出力できるとは限らないからです。

初心者はChatGPTの実力を過信しがちになりますが、出力された文章は日本語として間違っていたり、敬語の使い方がおかしかったり、文章の流れが不自然になっていたりする場合も多いです。

ChatGPTの出力結果は「下書き」だと思い、実際に仕事に使う前に文章は必ず見直ししてください。
また、入力結果はChatGPTに送信されますので、顧客の個人情報や開発中の技術情報など、社外秘のデータは決して入力しないようにしてくださいね。

連載「ChatGPT初心者も簡単！仕事効率化術」、第1回の今回は、ChatGPTのテキスト・文書作成の効率化術について、初心者の方でもわかるように簡単に解説しました。

ChatGPTでどのように仕事を効率化できるのか、わかっていただけたでしょうか。
1つ1つの短縮時間はほんの少しかもしれませんが、積み重ねることで効率化につながります。ぜひお試しください！

さて次回は、集計・分析の仕事をChatGPTで効率化する方法についてご紹介します。
「ChatGPTへの命令、出力結果」を図解付きでわかりやすく解説するので、ChatGPT初心者の方もぜひご覧ください。

無料登録でオンラインの資格講座を体験しよう！

資格受け放題の学習サービス『オンスク.JP』では様々な資格講座のオンライン学習が可能です。
最短20秒の無料会員登録で、各講座の講義動画・問題演習の一部が無料体験できます。

※無料会員は、決済情報入力なしでご利用可能。
※自動で有料プランになることはありません。

無料会員登録

オンスク.JP 講座一覧