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仕事で超便利!ファンクションキー活用術|Word編

仕事で超便利!ファンクションキー活用術|Word編

連載「仕事で超便利!ファンクションキー活用術」、1回目はファンクションキー【F1】~【F12】の概要と、各キーに割り当てられた機能について紹介しました。

2回目の今回は、Wordのファンクションキーの機能について、詳しく解説します。

Excelに並びWordも、多くの企業で利用されるOfficeソフト。むしろ、ドキュメント作成にWordを使わない企業の方が珍しいでしょう。

普段の業務でWordを使う機会が多い人は、ファンクションキーの使い方を覚えて仕事の効率アップに役立ててみてくださいね。

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F1:ヘルプを表示

【F1】を押すと、Wordのヘルプが表示されます。Wordの操作を調べたいときに便利です。

img_fnkey_word_001.jpg

なお、【Ctrl】+【F1】を押すと、画面上部にある「リボン」エリアが表示/非表示になります。画面が小さいノートPCなどで作業している場合に、意外と役立つ機能です。

F2:文字列の移動

【F2】は、選択した文字列を任意の場所にすばやく移動させたいときに使います。

① 任意の文字列「Wordの操作」を選択して【F2】を押す。

img_fnkey_word_002.jpg

② 文字列を入力したい場所にカーソルを持ってきて【Enter】を押すと、「Wordの操作」が挿入されます。

img_fnkey_word_002.jpg

F3:特になし

Excelと違いWordでは、【F3】に機能を割り当てていません。

F4:直前の操作を繰り返し行う

【F4】は、直前に行った操作を繰り返し行いたいときに便利な機能です。

① 図のように「テスト」という文字列を入力後、【F4】を押します。

img_fnkey_word_004.jpg

②「テスト」が繰り返し入力されます。

img_fnkey_word_005.jpg

F5:「ジャンプ」ダイアログを表示

WordもExcelと同じで、【F5】を押すと「ジャンプ」ダイアログが表示されます。
ページ数が多いWordファイルですばやく画面遷移したいときに便利です。

Wordファイルの4ページ目から10ページ目にジャンプするときの手順を例にして、【F5】の使い方を確認しましょう。

① 【F5】を押すと「ジャンプ」ダイアログが表示されます。

② 4ページ目から数えて6ページ先の10ページ目に移動したいので、「ページ番号」は「+6」と入力して「ジャンプ」をクリック。

img_fnkey_word_006.jpg

③ 10ページ目にジャンプします。

img_fnkey_word_007.jpg

※ 現在のページ番号より前の番号に戻るときは数字の前に「-(マイナス)」をつけます。例えば、10ページ目から4ページ目にジャンプしたいときは「ページ番号」に「-6」と入力します。

なお、【Shift】+【F5】を押すと、前回編集した箇所にジャンプします。長い文書を編集中、どこまで修正したかわからなくなった場合などに役立つ機能です。

いったんファイルを閉じて、次に開いた場合も、同じく【Shift】+【F5】を押すと、前回終了したカーソル位置にジャンプできます。

F6:メニューやナビゲーションなどの切り替え

【F6】は、画面上のメニューや画面左側のナビゲーション、画面下部のページやステータスバーを切り替えしたいときに使います。

↓画面上のメニューエリアに切り替えた状態

img_fnkey_word_008.jpg

↓画面左側のナビゲーションに切り替えた状態

img_fnkey_word_009.jpg

↓画面下のページエリアに切り替えた状態

img_fnkey_word_010.jpg

F7:入力した文字の誤字脱字のチェック

【F7】は、入力した文字の誤字脱字をすばやくチェックしたいときに便利です。

図は「行なえます」を「行なうえます」と、入力ミスしている状態です。
画面右側に表示される文章校正エリアで修正しましょう。

img_fnkey_word_011.jpg

特に誤字脱字がないときは、【F7】を押しても「文章の校正が完了しました。」と表示されるだけです。

F8:選択範囲の拡張

【F8】は、選択範囲を拡張したいときに使います。
図は「F6」にカーソルがある状態で【F8】を押し、「切り替え」まで選択範囲を広げた状態です。

img_fnkey_word_012.jpg

【F8】を押すごとに、文字→単語→文末まで→段落全体と、選択範囲が拡張されます。文章や段落単位で移動させたいときなどに便利な機能です。

F9:選択したフィールドコードの更新

【F9】は、選択したフィールドコードを更新するときに使うファンクションキーです。

フィールドコードとは、ページ番号、日付、目次、図表番号やドキュメントの参照文献を自動更新したいときに使う計算式のこと。フィールドコードを使いこなすにはパソコンやシステムに関するかなり高度な知識が必要です。そのため、Wordの初期設定ではフィールドは非表示となっています。

手紙やマニュアル、案内状など簡単なビジネス文書を作成する分には、フィールドコードを使うことはほとんどないでしょう。多くの人は、Wordで【F9】を使うことはまずないと考えて問題ありません。

F10:メニューのキーヒントの表示/非表示

【F10】は、画面上部にあるメニューのキーヒントを表示または非表示にしたいときに使います。

下図は、【F10】を押してメニューのキーヒントを表示させた状態。ここで【N】を押すと、「挿入」画面をすばやく表示できて便利です。

img_fnkey_word_008.jpg

F11:次のフィールドの移動

【F11】は、【F9】で説明したフィールドコードの操作に関連するファンクションキー。
次のフィールドへ移動したいときに使います。
フィールドコードの操作は高度なスキルが必要とされるため、Word初心者は【F11】を覚える必要はないでしょう。

F12:ファイルに名前をつけて保存

【F12】は、作成中のファイルに名前を付けて保存したいときに使います。
【F12】を押すと「名前を付けて保存」ダイアログが表示されるので、ファイルを保存する場所を選択して「保存」をクリックしましょう。

img_fnkey_word_013.jpg

Wordで使えるファンクションキー まとめ

今回紹介していない機能も含め、Wordでのファンクションキーの動きをまとめました。

img_fnkey_word_014.jpg

【F9】と【F11】は初心者が使いこなすには高度な機能ですが、ほかは覚えておいて損はありません。Wordでドキュメントを作成する際に、さっそく試してみてくださいね。

次回は、Google Chromeと文字変換の際に便利なファンクションキーについてご紹介します。ではまた!

※画像はすべてWord2013を使用

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