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思考ツール「プロセスツリー」をマスター!難解文書を読み解く方法とは?

思考ツール「プロセスツリー」をマスター!難解文書を読み解く方法とは?

皆さん、こんにちは!今回の連載のテーマは「仕事や資格勉強に役立つ思考ツール」 です。

第2回となる今回は、代表的な思考ツールの1つ「プロセスツリー」をピックアップ!例文を取り上げながら、実際にプロセスツリーを使って情報を整理する流れを、一緒に見ていきましょう。

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思考ツール「プロセスツリー」とは?

プロセスツリー

まずはプロセスツリーがどんな思考ツールなのか、理解を深めていきましょう。

プロセスとは英語で“工程”や“過程”などを意味します。ツリーは木ですね。つまりプロセスツリーとは、先端に向かって枝分かれしていく木のように、情報の工程を順序立ててわかりやすく描く方法を指します。

プロセスツリーでは、ある情報の工程を分解し、必要に応じて各工程における情報をさらに分解していきます
一見するとわかりにくい文章でも、順番に沿って情報のかたまりを小さくしていくことで、「視覚的にわかりやすくする」というわけです。

仕事や資格の勉強中、内容が難しい・わかりづらいと感じる文章があれば、積極的にプロセスツリーを使ってみるとよいでしょう。スムーズな理解につながるはずですよ。

プロセスツリーを実際に描いてみよう!

プロセスツリーがどんなものか、なんとなく理解できたでしょうか。最初からすべてを理解する必要はありません。仕事や勉強に取り入れながら、使い方をマスターしていけばOKです。

それでは練習です。以下の例文を読んで、内容を理解するためのプロセスツリーを作成してみましょう!

特定電子メールの送信の適正化等に関する法律(平成十四年法律第二十六号) 第七条

引用元:特定電子メールの送信の適正化等に関する法律(平成十四年法律第二十六号) 第七条

この例文は、ある法律の条文を引用したものです。文字数も多く一文が長いため、すぐには頭に入ってきませんよね。

それが、プロセスツリーで分解していくと、以下のように簡潔に、理解しやすい文章にできるんです!

プロセスツリー

ここまで分解すると、意味を簡単に理解できますよね。
ではこのプロセスツリーをどのように作っていくのか、1つずつステップを見ていきましょう。

ステップ① 内容をざっくりと掴もう

プロセスツリーを描く前には、いくつか下準備が必要になります。ざっくりとで構いませんので、まずは内容の方向性を掴んでおきましょう

今回の例文であれば法律の条文ですので、日本国民の一定の行為を禁止したり命令したりする内容であることがわかります。
内容の方向性を掴むためには、どんな目的で、誰が、どんな内容を、誰に向けて書かれたものか、など文章の性質を捉えておくことが大切です。

ステップ② 優先度が低い情報は後回しにしよう

特定電子メールの送信の適正化等に関する法律(平成十四年法律第二十六号) 第七条

こちらは、条文に記載されている丸カッコ内の文章を削除したものです。
丸カッコは、主に文章の補足説明として使用されるものなので、ひとまず置いておいてOK。まずはメインの文章の読解から始めます。

ステップ③ 文節に区切ろう

特定電子メールの送信の適正化等に関する法律(平成十四年法律第二十六号) 第七条

文節とは、不自然でない程度に文章を区切ったまとまりのこと。小学校の国語の授業などで習ったことがある方も多いかもしれませんね。
長い文章を早く、スムーズに理解するのに役立つ方法です。

ステップ④ 主語と述語を掴もう

特定電子メールの送信の適正化等に関する法律(平成十四年法律第二十六号) 第七条

次に、文章の主語と述語を掴みます。

主語とは「誰が」「何が」を示し、述語とは「どうする」「どんなだ」など主語を受ける内容を指す部分で、それぞれ文の骨格となる重要なパーツです。

この文章の主語と述語を探してみると、主語は「総務大臣及び内閣総理大臣」で、述語は「命ずることができる」という部分であることがわかります。ちなみに動作の対象となる目的語は、「当該送信者」となります。

では、主語・述語・目的語の3要素をプロセスツリーに書き出してみましょう!

プロセスツリー

書き出した図がこちらです。文章の大枠がこれでできあがりました。
あとは、述語に至るまでの工程を書き出すだけです。もう少し頑張ってみましょう。

ステップ⑤ 要点を掴もう(無くても通じる言葉を削除)

特定電子メールの送信の適正化等に関する法律(平成十四年法律第二十六号) 第七条

主語・述語・目的語を掴むことができたとは言え、まだ長くわかりづらい文章ですよね。文節を1つ1つ確認していきましょう。

赤カッコで囲んだ「送信者が一時に多数の者に対してする特定電子メールの送信そのほかの電子メールの送信につき」の要点が、どの部分なのかわかりますか?
要点とはその名の通り、文章のかなめとなる部分。最も大切な内容です。

要点を捉えるには、無くても通じる言葉を削除する」作業が不可欠。言い換えれば、削除してしまったら文章の意味が通じない部分こそが要点となるわけです。
この文節の要点は、「電子メールの送信につき」の部分になります。

長くわかりづらい文章を理解しやすくするには、要点を捉える他に「キーワードをつなぎ、簡潔な文章にする」作業も大切です。
最初はスムーズに言葉が思い浮かばないかもしれませんが、何度も練習することで簡潔な文章表現に言い換えられるようになりますよ。

実際に言い換えた例がこちら。

・「特定電子メールの送信その他の」→その後に続く「電子メール」と似通った単語なので削除
・「送信者が一時に多数の者に対してする」→つまり一斉送信のこと

それでは、要点を押さえながらキーワードをプロセスツリーに書き出してみましょう。

プロセスツリー

「命ずることができる」に至るまでの、ツリーの工程が1つ増えましたね。
以降も同じ作業を繰り返していきます。

ステップ⑥ 要点を掴もう(シンプルに言い換える)

特定電子メールの送信の適正化等に関する法律(平成十四年法律第二十六号) 第七条

言い換えは自分が理解できればいいので、表現のニュアンスが原文と多少変わってしまっても構いません。では、次の文節を見てみましょう。

①「第三条若しくは第四条の規定を順守していないと認める場合」→「第三・四条に反する場合」
②「又は送信者情報を偽った電子メール」→「送信者情報偽り」
③「若しくは架空電子メールアドレスをそのあて先とする電子メールの送信をしたと認める場合において、」→「架空アドレスへのメール送信」

以上は、筆者が「キーワードをつなぎ、簡潔な文章にする」作業を行った一例です。表現はこの通りでなくても構いません。
では、キーワードをプロセスツリーに書き出してみましょう。

プロセスツリー

文章中の「又は」の部分はORと、わかりやすいように書き加えています。

あともう少しで完成です!では最後の文節を見ていきましょう。

特定電子メールの送信の適正化等に関する法律(平成十四年法律第二十六号) 第七条

④「電子メールの送受信上の支障を防止するため必要があると認めるときは」→「メール送受信の支障を防止する必要がある」
⑤「電子メールの送信の方法の改善に関し必要な措置をとるべきことを」→「メール送信について改善するように」

このキーワードも、プロセスツリーに反映していきます。

プロセスツリー

ステップ⑦ 要点を掴もう(後回しにした内容を確認)

最後に、いったん後回しにしておいた丸カッコ内の文章も、同じステップを使ってわかりやすい表現に言い換えてみましょう。
繰り返しになりますが、
「なくても通じる言葉を削除する」
「キーワードをつなぎ、簡潔な文章にする」

がポイントですよ。

(架空電子メールアドレスをそのあて先とする電子メールの送信に係る場合にあっては、総務大臣)

はじめのカッコにあったこちらの一文は、「架空アドレスへのメール送信の場合は総務大臣」などに言い換えられそうですね。

(これらの電子メールに係る送信委託者が当該電子メールの送信に係る第三条第一項第一号又は第二号の通知の受領、同条第二項の記録の保存その他の当該電子メールの送信に係る業務の一部を行った場合であって、当該電子メールの送信につき、当該送信委託者の責めに帰すべき事由があると認められるときは、当該送信者及び当該送信委託者)

次のカッコの文章はこちら。
文章が長いので、先ほどとは別のプロセスツリーに図式化してみましょう。

プロセスツリー

こちらは、筆者が描いたプロセスツリーの一例です。
自分でもプロセスツリーを描いてみて、完成したものと見比べてみてくださいね。

カッコ内の簡略化が完成したら、本筋のツリーに書き込んでもいいですし、照らしあわせるだけでもOK!意味が理解できればいいので、自分のやりやすい形で進めてみてください。

プロセスツリーを使ってスムーズな理解を目指そう!

考えを「見える化」できる思考ツールとは?

今回は、主な思考ツールの1つである「プロセスツリー」について、作り方含め詳しくご紹介しました。

プロセスツリーを始め多くの思考ツールは、難しい内容の文章の理解を手助けしてくれるだけでなく、論理的思考を鍛えることもできます。
普段から積極的に取り入れて、ぜひ仕事や資格勉強などに役立ててくださいね。

次回は、代表的な思考ツールであるロジックツリーにフォーカス!今回と同じように、実際にロジックツリーを使って情報を整理していきます。こちらもぜひチェックしてくださいね。それでは、また。

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