資格取得のために必要なもの。それは勉強時間ですよね。定時に上がれる仕事なら予定も立てやすいものですが、そうでないなら仕事の後に勉強時間を確保するのは難しいものです。
残業を減らすためには「無駄を洗い出してカットする」ことが必要です。この無駄な部分はどこにあるのでしょうか？
連載「時間活用術」、今回は残業を減らすためのコツについてご紹介しましょう。
目次
残業を減らすコツ① 単純なものは外注化
残業を減らすには「自分の担当業務を少なくする」ことがポイントです。だから、時間内に業務を終わらせるためには単純なもの、自分でなくてもいいものに関しては思い切って外注化しましょう。
外注化というとピンと来ないかもしれませんが、要するにほかの人に仕事を割り振るのです。
自分でなくてはならない仕事に集中すれば、仕事そのものを早く仕上げられます。
単純作業だけど外注化できないものに関しては、アプリといった便利ツールの導入や手順の見直しなどで、作業の効率化を図ってみるのもおすすめです。
残業を減らすコツ② 自分のやることを明確に
18時までに仕事を仕上げて退社したいとします。残された時間が2時間、となればできる仕事は限られますよね。あれもこれもやろうと思っていると、とうてい2時間では終わらない、となれば、やるべき内容を精査して「自分のやるべきこと」を明確にしましょう。
仕事に優先順位をつけ、重要度、緊急度が高いものからやっていき、明日に回せるものや他の人でもできるものはやらないようにします。
作業効率アップ！上手にToDoリストを作るコツ自分のやることを明確にするためには、ガントチャートが便利です。何時から何時まではこの仕事をする、というようにタイムスケジュールを作って「やるべきことを見える化」すると、気持ちが落ち着き、何をすればいいのかが把握しやすくなります。
また作業中はタイマーを使うと時間を意識できるので、おすすめです。
残業を減らすコツ③ 早く出勤して仕事モードに
残業時間をどうしても減らすことが難しい場合は、30分でも1時間でも早めに出勤してしまう、というのもアリです。
営業時間外なら電話がかかってきたり、人に話しかけられたりして作業がストップすることがないため、たまっていた仕事をサクサク終わらせることが可能！
同じ「フロアに1人」なら、夜より朝のほうが外も明るいため（冬は暗いですが、だんだん明るくなりますし）気持ちも上向きで仕事できます。
逆に夜1人で仕事をすると不思議と寂しい気持ちに襲われてしまうので、仕事をするなら勤務時間前のほうがおすすめです。
また早めに仕事に取り掛かることで、頭を早めに仕事モードに切り替えられるというメリットも。
エンジンがかかるまで時間が必要、という人は早めの出勤を取り入れてみてはいかがでしょうか？
脳のパフォーマンスを最大限に活かす！朝の過ごし方残業を減らすコツ④ メールチェックの時間は決めておく
メールの確認作業、返信作業は時間がかかります。そのうえ、メールはこちらの都合に構わず送信されてくるので、届くたびにチェックしていたら仕事の効率が悪くなります。
メールの確認、返信作業は時間を決めて行うようにし、メールチェック時間以外はメールボックスをのぞかないようにしましょう。これでメールによって仕事の手を止めなくて済みます。
とはいえ、急ぎの連絡が入ってくることもあるので、メールの確認作業は1日に3回程度設けるのがおすすめ。返信作業は朝一番、または夕方仕事を終える直前などが適しています。
メールの数が多くたまりやすい人は、1日の終わりに「いるもの」「いらないもの」をきちんと仕分け、必要に応じてフォルダに分けたりラベルを貼ったりして帰宅しましょう。
仕分け作業を怠ると、メールボックスいっぱいにメールがあふれて大切なものがどこにあるのかわからなくなります。
ごちゃごちゃなメールボックスから必要な一通を探して時間を食ってしまったら、大切な自由時間がそのぶん減ってしまいますからね。
メール整理の鉄則とスマートに整理する方法とは残業を減らすコツ⑤ スケジュールやメモはアプリではなく手帳を活用
今やスマホは便利なツールです。スケジュールやメモをスマホのアプリで管理している、という人も多いのではないでしょうか。スマホ一台で済むので手軽で便利ですが、スマホは起動する時間、メモを入力する時間などが案外かかるもの。
その点、手帳なら開いて書けば終わりです。起動時間も少なく、スケジュールとメモ、それぞれのアプリを起動するという手間もありません。情報を一元化できるので、画面を切り替える必要もありません。
さらに手書き手帳のメリットとして、手を動かして情報をアウトプットするため頭に残りやすいという効果があります。効率的に考えを整理したい人は、ぜひ手帳を使ってみてください。
スマホ時代にあえて手帳を持つべき理由と使い分けのコツ
今回は、残業を減らすコツについてご紹介しました。
単純なものは外注化して自分の担当分を減らす 自分のやることを明確に、時間制限を意識して仕事に優先順位をつける 早く出勤して頭を仕事モードにする メールチェックの時間は決めておく スケジュールやメモはアプリではなく手帳を活用する
このあたりを心がけてみると、時間の無駄遣いを減らせると思います。すべて取り入れるのが難しい場合は、1つか2つでもOKですので、ぜひお試しを。
次回は家事の時短アイデアについてご紹介します！
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