2019/10/10posted

作業効率アップに役立てよう！上手にToDoリストを作るコツ

バックナンバー：仕事や勉強に役立つ！メモの活用術（全5回）
武藤はづき
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やることがたくさんあると、「こんなに仕事がある」「時間がない…」など、精神的に追い詰められがちですよね。そんな時は「やることの見える化」がおすすめです。
いつまでに何をやればいいのか書き出せば優先順位がつき、仕事を効率的に進めることができるからです。この「やることの可視化」に役立つのが「ToDoリスト」。

連載3回目はToDoリストの作り方や上手に管理するコツについてご紹介します。

まずはToDoリストを作るツールを決めよう

ToDoリストを作るメリットは、「やることの可視化」によってタスクの優先順位がつき、作業を効率的に進められること。やることが明確になるため、精神的な負担が軽くなること。
さらに、タスクを終了させるたびに線を引いてリストから削除していくため、達成感が味わえる、などがあります。

いずれも仕事のモチベーションアップに効果的であるため、ToDoリストは積極的に活用していきたいところ。
ToDoリストを作成するにあたり、何はともあれ決めたいのはツールです。ツールには大きく分けて手書きとデジタルがありますが、手書きの場合はノートや手帳を使うのが一般的。
主な作り方には、

・タスクを箇条書きにした「リスト型」
・タイムテーブルに落とし込んだ「タイムテーブル型」
・そろえずにはいられない心理効果を狙った「タスクビンゴ型」

などがあります。
リスト型は、やることをリストアップし、終了するごとに線で消していくというもの。

タイムテーブル型は、時間割のように「この時間にはこれをする」とタイムテーブルの中にタスクを落とし込み、終了するごとに線で消していくというもの。
定期的に行うタスクであれば、ふせんを使うのもおすすめです。タスクの内容をふせんに書いて使い回せば、毎回同じことをToDoリストに書かなくて済みます。

タスクビンゴ型は、3×3や4×4のマス目を作り、その中にタスクを書いておくというもの。終わるたびにマス目を消していくと、思わず「並び目を消したくなる」という心理効果があるので、「やる気が出るToDoリスト」として注目されています。

デジタルツールは数多く登場しているので、使いやすいものを選べばOKですが、個人的には特定のデバイスでしか使えないものよりも、デバイスを選ばないクラウド型のツールがおすすめです。

その最大の理由は、クラウド型ならデータは外部サーバーにあるため、たとえスマホやパソコンを変えても引き続き利用できる点。またデバイスを選ばないほうが、自分の使いやすいデバイスから使用できるので、ストレスも少なくて済みます。

ToDoリストを作るタイミングと基本的な作り方

ToDoリストはいつ作るのがベストでしょうか？
当日の朝よりは、前日の夜に翌日のスケジュールや段取りを考えながら作成するのがおすすめです。
具体的な作成手順は、

1. やるべきことを書き出す
2. 期限を切る
3. リストを作成する

の3ステップ。
まずはやらなければならないタスクを書き出します。現在対応中のもの、これから対応しなければならないもの、どちらとも書き出しましょう。
そしてそのタスクはいつまでに終わらせなければならないのか、期限を切ります。

ここからは自分のToDoリストに応じて、リストアップしたりタイムテーブルやビンゴ型に落とし込んだりしてToDoリストを作成します。
翌日はToDoリストに従って仕事を進めていきますが、仕事内容は変動するものです。中には期限が変更になったり、タスクそのものがなくなったりすることもありますし、新たに増えることも。
変更が生じたらその都度リストを更新しましょう。またToDoリストのタスクが多すぎて予定通り終わらない場合も見直しが必要です。

ToDoリストを活用するために、リストを上手に作るコツ

ToDoリストの作り方にはコツがあります。細かく作りすぎるとうんざりするし、作るのが面倒になります。おおざっぱすぎると、達成感が味わえず続ける気力をなくすことも。
そうならないための、ToDoリストを作るコツは以下の3つ。

1. タスクは具体的に書く
2. やるべきことだけをリストアップする
3. 大きなタスクはできるだけ細かく工程を切る

まず、タスクは作業内容を具体的に書くことがポイント。「資料作成」ではなく「プロジェクトの進捗状況の資料作成」というように、やるべきことを明確にしましょう。
また、やっておいたほうがいいことはリストアップせず、「今日中に対応しなければならないタスク」のみをリストアップします。タスクを増やしすぎると終わらせることができず、気持ちが焦ってしまうからです。

そもそもToDoリストを作る目的の一つは「精神的な負担の軽減」なのですから、リストによって精神的な負担を増やしてしまっては本末転倒です。
大きなタスクはできるだけ工程をばらばらにし、タスクを最小単位にしましょう。一つ一つの工程がたいしたものでなくなれば、作業効率だけでなく作業の完成度もアップします。

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