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メモを習慣化!メモを取ることで得られるメリット4つ

メモを習慣化!メモを取ることで得られるメリット4つ

メモを取るメリットは様々なところで触れられていますが、道具を取り出したりアプリを起動したりしなくてはならないので、メモ取りを習慣化できているという人は案外少ないのではないでしょうか。しかし、メモを取るという行為は単に備忘録を作る以上のメリットがあるのです。

連載1回目は、メモを取る習慣を身に付けることで得られるメリットについてご紹介しましょう。

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メモを取るメリット1 【情報が整理される】

メモを取る最大のメリットは「情報の可視化」です。 情報を可視化することで、情報の整理が容易になります。セミナーを例に説明しましょう。

セミナーでは資料が配布されますが、登壇者がさらに詳しく内容を説明するのが一般的です。
そもそもセミナーで配布される資料は、最小限の内容しか記載されていないことがほとんど。

私も主催する側の場合は、配布資料に記載する情報を絞ります。これは相手にあれこれ情報を与えすぎて混乱させないためでもありますが、できるだけ印刷代を抑えたいというお財布的な事情も多分に含まれています。 そのぶん、登壇時にあれこれ話してセミナー参加者を混乱させてしまうのですよね…。

私の事情はともかく、一般的に配布資料よりも登壇者の説明のほうが情報量は多いものです。
ですから、セミナー参加者は、必要に応じて自分で重要と思われる事項を資料やメモに書いていくことになります。

わざわざ字にする理由は、ただ1つ。
見ただけ・聞いただけの情報は忘れやすいからです。
人は基本的に、生命にかかわる情報以外は忘れるようにできています。逆に文字にすれば、情報の可視化ができるうえに、情報が複数ある場合は整理も可能。
頭の中に予定が入っていてもToDoリストを作る理由は、やることを書き出すことで優先順位を決めるため。ToDoリストは、情報の可視化の有効活用法と言えます。

メモを取るメリット2 【アイデアが浮かぶ】

メモはタスクの備忘録だけでなく、アイデアのストックとしても使えます。
日々の中で感じる違和感や「こうしたらいいかも」という思いつきは、できるだけメモするようにしていくのです。

仕事でも生活でも、スムーズにことが進まないものには改善点が隠れていますが、小さな違和感は「まあいいか」「特に問題ないし」という気持ちに流されて忘れていきやすいものです。

しかし、違和感やひっかかる点こそ、アイデアの源!
世の中の商品は「こうだったらいいのに」から生まれているといっても過言ではないほどです。
気になる点や思いつきをメモしていくうちに、情報が可視化され「何にひっかかっているのか」という原因が明らかになってきます。原因が明らかになれば、解決策を模索することも可能です。

メモを取るメリット3 【信頼感がアップする】

メモを取る習慣を持っていると、相手からの信頼感がアップします。
メモを取るという行為は、忘れないように記録を残しておくという意味ですから、人の話を聞きながらメモを取ると「きちんと話を聞いている」という意思表示に他なりません。

あなたも、一生懸命説明しているのに、相手がメモを取らないでいたら「大丈夫?何度も説明したくないんだけど」という気持ちになりませんか?
その一方できちんとうなずきながらメモを取ってくれていれば、安心して仕事を任せられるというものです。

ビジネスシーンにおいて、相手に与える印象というものはとても重要なもの。
メモ取り習慣を持って、相手への好感度アップを図りましょう!

メモを取るメリット4 【ドキュメントの下書き効果】

メモは下書きの代わりとしても使えます。
働いていれば、何度となく正式な文書を作成する機会があります。どの書類にもテンプレートは存在しますが、いきなりテンプレートを起こして書類の作成を始めるのはやめたほうがいいでしょう。 書類に求められるのは「わかりやすさ」です。

ですから、まず作成するドキュメントにどんなことを盛り込めばいいのかメモ帳に書き出してみましょう。
例えば、取引先との打ち合わせの報告書を提出するとします。
報告書にはテンプレートがあり、上から順に

・日付
・宛名
・差出人
・タイトル
・本文

となるのが一般的です。日付から差出人までは報告書の様式なので自分で考える部分はありませんが、本文は自分で考えて書いていかなくてはなりません。
この場合、だらだらと文章で何があったかを書いていくよりは、

・出席者
・日時
・場所
・訪問目的
・打ち合わせ内容
・所見
・あれば資料を添付

というように、文章ではなく箇条書きにしたほうが視覚的に認知しやすくなるのでおすすめです。

この時、どんな内容を盛り込むべきか、メモの状態で並べて確認しておくと、内容の漏れや記載順のチェックができます。
いきなり報告書のフォーマットに書き始めるよりも、一旦メモに下書きを起こすことで作成時間を短くできるのです。

メモを習慣化!メモを取ることで得られるメリット4つ

メモを取る習慣を持つと、備忘録を作るほかに

情報が整理できる アイデアが浮かびやすくなる 信頼度が増す 下書き効果でドキュメントの作成時間短縮

といったメリットがあります。こまめにメモを取る習慣を持って、情報整理やアイデアのストックに役立ててくださいね。

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