何からとりかかればいい？作業の優先順位の付け方のコツ｜時間活用術⑤

時間を有効活用するためには、作業に優先順位を付けることが大切だと言われていますよね。

1日のうちで仕事や家事に使える時間は決まっています。優先順位をつけるためにはまず、作業のリストアップを行いましょう。この先2週間くらいを目安に、やるべきことを書き出してみます。

それができたら優先順位を付けていくのですが、さて、どんな基準で優先順位を付けたらいいのでしょうか？

連載「時間活用術」、今回は優先順位の付け方のコツをご紹介します。

コツ1．重要度と緊急度で優先順位を付ける

優先順位の付け方としてまず思い浮かぶのは、重要度と緊急度で順位付けする方法ではないでしょうか。

順位付けする基準は、

重要度：やらなかった時のリスクが高いもの
緊急度：納期までの時間が少ないもの

とします。一般的な優先順位は、

① 重要度も緊急度も高いもの（期限の迫った主要業務、クレーム対応、災害対応など）
② 重要度が高く緊急度が低いもの（製品・サービスの改善計画、人材育成など）
③ 重要度が低く緊急度が高いもの（急な来客や電話対応、期日の決まった会議や書類作成など）
④ 重要度も緊急度も低いもの（過去メールの整理、不要書類の廃棄など）

となっています。

①に重要度・緊急度が高いものが来るのは当然なのですが、「余裕を持って取り組めるか」というと、そうではありませんよね。突発的に発生するのでなければ、重要度・緊急度が高まる前に処理しておくようにしましょう。

ですので、普段は「① 重要度も緊急度も高いもの」の場所は空にしておき、
「② 重要度が高く緊急度が低いもの」
「③ 重要度が低く緊急度が高いもの」
「④ 重要度も緊急度も低いもの」
の順に優先順位をつけるようにします。重要な案件は時間にゆとりを持たせて行うのが、クオリティの面でもケアレスミス予防の面でも有効だからです。

重要度と緊急度に加え、「1人で完結するか、他にも関係しているか」といった単独性も加えると、さらに優先順位を付けやすくなります。
自分1人で完結するものなら多少時間に融通を利かせられますが、次の人が待っているような仕事なら、時間ギリギリに仕上げるのはよくないですからね。

ただ、重要度と緊急度に注目したやり方だと、“緊急度が高い＝目先の作業”にとらわれて、重要度の高いもの（長期で取り組むべき戦略や自己啓発など）は先送りになってしまう可能性もあります。重要度の区別をつけにくいという人もいるかもしれません。

そういう時は、難易度と効果で優先順位を付けるという方法もあります。

コツ2．難易度と効果で優先順位を付ける

難易度と効果で優先順位を付ける基準は、その仕事が「難しいか簡単か」、その仕事をすると「高い効果が得られるか、得られないか」という点です。

この場合の優先順位は、

① 難易度が低く効果が高いもの（資格取得、専門書を読む、セミナー受講など）
② 難易度も効果も高いもの（新規事業参入の調査・計画、既存事業の改善施策など）
③ 難易度も効果も低いもの（ルーティン化された業務、その他雑務など）
④ 難易度が高く効果が低いもの（顧客ニーズの低い専門知識の情報提供など）

となっています。

最優先するべきは「難易度が低く効果が高いもの」です。
例えば「資格を取得する」などもここに当てはまります。使い道が多い資格は、スクールや通信教育、市販の教材など学習方法がたくさんあるので始めるための難易度は低め。また取得することで給与がアップしたり、転職が有利になったりなど、効果が高いものです。

②の「難易度も効果も高いもの」は、「新しい分野に参入する場合の戦略を考える」などのように抽象的なものになりやすいのが特徴。
この場合は「新しい分野について調べる」「ライバルの状況を調べる」「将来性を調べる」など、やることを細かくして取り組むのがコツです。

③の「難易度も効果も低いもの」は、「自分でなくてもいい業務」です。暇なときにやるか、人に頼みましょう。

④の「難易度が高く効果が低いもの」は、やらなくてもいいものです。

コツ3．効率を最優先にする順位の付け方

これは、限られた時間でパフォーマンスを最大限に発揮したい人のための優先順位の付け方です。
日本では、仕事は完ぺきに仕上げることが求められる風潮がありますが、シリコンバレーでは70％の完成度であればOKとされているのだそうです。

日本人の感覚だと、そんな中途半端な出来のものを渡していいの？という気になりますが、納品先が確認してフィードバックがあればやり直し、再度納品、という流れを繰り返して完成度を高めていくのがシリコンバレー流。

ゆえにシリコンバレーの優先順位は、「品質よりスピード」となっています。
日本の完璧を求めるやり方だと、必要ない部分にまで手をかけ完成までに時間がかかる点がデメリットですから、シリコンバレーの考え方は実に合理的ですよね。

では、スピード重視のためにはどこに基準を置いて優先順位を付けるのでしょうか？
簡単に言えば、2つ。

この2つを基準に優先順位を決めていきます。「何を先にするか」ではなく「何を後回しするか」の考え方といってもいいでしょう。

またスピード重視なので、短時間で仕事が仕上がるというメリットもあります。作業時間が短くて済むので、集中力が途切れず、「次の仕事もこの調子でがんばろう！」と思えるんですね。

やる気や集中力が切れてしまうと、たいした作業でなくてもなかなか取りかかれない、という経験をしたことがある人は多いはず。そうした長時間作業によるやる気喪失のリスク回避にも役立つやり方です。

なお効率優先はシンプルな考え方なので、慣れてくると瞬間的に判断ができるようになります。

今回は、時間を有効活用するための、作業の優先順位の付け方についてご紹介しました。

優先順位を決める基準は人それぞれですが、仕事ができる人はその基準を明確に持ち、優先順位をつけるのがとても上手です。

1日の時間は限られているので、仕事の優先順位をつけて時間を有効に使いましょう。

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