「時間がない」「忙しい」という人が考えてみるべきこと｜時間活用術①

突然ですが皆さんは、自分のための時間を確保できていますか？

例えば仕事をしながら資格を取得しようとするなら、ポイントになるのはいかに勉強時間を確保するかですよね。
宅建の試験を受けるとして、合格に必要だと言われる300時間を半年で確保しようとするなら、1日あたり2時間で十分なのですが、「1日2時間も勉強にあてるのは難しい！」と思う人もいるはず。
でも忙しいと言われる現代人でも、工夫をすれば2時間くらいは捻出できるんです。

連載「時間活用術」、今回は「忙しい」「時間がない」と感じる人の考え方や、時間を作るためのポイントをご紹介します。

時間がないって本当？時間がない人の考え方

現代人は忙しいと言われていますが、OECDの「労働時間の推移」によると、日本人の労働時間は、1970年代は年平均2,200時間だったのに対し、2016年では1,713時間にまで減少。アメリカの1,783時間よりも少ないのが実情なのです。

これは法律が整備されて長時間労働が減ってきているため。もちろん会社によっては残業が必要なところもありますが、社会全体では労働時間は減り、自分の時間が増えているんです。

ではなぜ時間がないのでしょうか？
この理由は主に、

・必要以上にやることを抱え込みすぎている
・時間の使い方が下手
・時間がないと思い込んでいる

あたりではないでしょうか。

1日は24時間と決まっており、その中で仕事に使える時間は限られています。自分の能力にも限界があります。にもかかわらず、たくさんの業務を抱え込んでしまったら時間が足りなくなるのは当然です。

また丁寧に仕事をすることを優先させれば時間がかかります。使える時間が限られていることをわかっていれば、「時間内に仕上げるためには何を優先させ、何を切り捨てるか」を考えながら作業する必要があるはずです。

時間の使い方が下手というのは、こうした優先順位や取捨選択ができていないことを言います。
自分が持っている時間と使える能力に照らし合わせて仕分けを行い、業務の効率化を図らなければ個人の時間への圧迫は免れません。
そのことに気づかない限り、時間の確保は望めないのです。

では個人の時間を作るためには、具体的にどんなことをすればいいのでしょうか？

時間を作るための手順

時間がない人の特徴は「やることが多い」の一言に尽きます。自分の時間を作るために、まずは「時間内に仕事を終わらせる」ことがテーマとなるわけですよね。
ですから、

業務の優先順位をつける 作業の効率化を図る

この2点に注目して業務内容を改善するのがベスト。

まず時間内に仕事を終わらせるためには、やるべきことを順にしていくのではなく重要なものから順に片づけ、明日以降に回せるものは回すようにします。そして「この時間までに終わらせる」ことを徹底します。
そうすれば、業務が長引くことによって自由時間が圧迫されずに済みますよね。

また時間内に業務を終わらせるためには、無駄を省いて作業を効率化する作業も必要です。
作業の効率化という点で言えば、複数のことを同時進行する「マルチタスク」は実はあまり効率的ではありません。人の脳は複数のことを同時進行できるようにはできていないので、同時進行するとどうしても集中力が散漫になり作業スピードが落ちてしまうのです。
何かに取り組むのなら、目の前の作業を1つ1つ終わらせていく「シングルタスク」のほうがおすすめです。

やめるべき習慣：マルチタスク

もちろんこれは、仕事だけでなく家事や資格のための勉強にも言えます。

では、効率化のためにできる具体策にはどんなものがあるのでしょうか？

時間を作るための具体策

優先順位をつけるのはまあわかるとして、作業の効率化、と言われてもピンと来ないですよね。
具体的には、

自分がしなくてもいいものは外注する スキマ時間を活用する 思いがけず自分の時間を奪うもの（スマホの利用や息抜きなど）には時間制限を設ける

などがあります。

限られた時間内で業務を終わらせるためには、内容を減らすのが一番です。自分がしなくてもいいものに関しては、思い切ってどんどん他の人にやってもらいましょう。

また、通勤時間や待ち時間などのスキマ時間も活用して、やるべきことを片付けていくようにすればタスクの軽減につながります。

最後に、息抜きは大切ですが、息抜きの時間は「忙しいんだから、少しくらい」といった感じで、ついつい長く取りがちですよね。しかし息抜きが自由時間を圧迫するとなると本末転倒。息抜きに使える時間もきちんと区切って、自分の時間を圧迫しないように意識しましょう。

今回は「忙しい」「時間がない」という人の考え方や、時間を作るためのポイントについてご紹介しました。

時間を有効活用するためには、業務内容に優先順位をつけ、外注したりスキマ時間を使ったりするなど効率化を図ることが大切です。勉強時間を確保したいなあと考えているなら、ぜひ時間の使い方を見直してくださいね。

次回は「スキマ時間の活用」についてご紹介したいと思います。

参考
https://www.high-performer.jp/consultant/trend/correct-time-sense-with-task-shift/

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