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2016/3/18 updated

社会人なら当然?メールのビジネスマナーを3つのポイントで学ぶ!

社会人なら当然?メールのビジネスマナーを3つのポイントで学ぶ!

内定先の企業にメールを送る時、不安を感じたことはありませんか?

メールに関するビジネスマナーは社会人の基本中の基本です。
それだけに、たかがメールと侮ってはいけません。せっかく良い評価で内定をもらっていても、メールのビジネスマナーで、それを台無しにしてしまうかもしれないのです。

今回はそんなメールのビジネスマナーについて、3つのポイントから学んでいきましょう。
このタイミングで完璧にしておくことで、同期と差をつけ、社会人の素晴らしいスタートダッシュをきりましょう!

目次
・メールのビジネスマナー|ポイント1. 基本的な礼儀
・メールのビジネスマナー|ポイント2. 信用を得る
・メールのビジネスマナー|ポイント3. 失敗例を知る

メールのビジネスマナー|ポイント1. 基本的な礼儀

ここでは実際にメールを書く時に気をつけたい基本的な礼儀を3つご紹介します。
実際に過去にプライベートで書いたメールと見比べながら、チェックしてみてください。

1.挨拶文と署名

文頭には必ず挨拶文をつけましょう。

紙の手紙ほど仰々しい内容である必要はありません。1行程度の簡潔な内容と、自分の所属と名前を明記します。

株式会社○○ △△様
いつもお世話になっております。
株式会社オンラインスクール運営事務局の資格 学と申します。

メールの最後に署名をつけましょう。

ビジネスメールでは署名をつけるのが基本です。署名には会社名、部署名、住所、メールアドレス、電話番号、FAX番号を入れましょう。名前の読み方が難しい場合は読み仮名もつけておくと親切です。

株式会社 オンラインスクール 運営事務局
資格 学(しかく まなぶ)
〒101-0061 東京都千代田区三崎町3-6-14 第2ハンタービル3階
Email: support@onsuku.jp
TEL: 00-0000-0000
FAX: 00-0000-XXXX

2.改行位置

一定の文章の長さで改行をしましょう。

メールはパッと見た時に内容がすぐにわかることが望ましいです。小説のように冗長に書くことは読み手に対しての配慮が不足しています。
例えば「。」をつけたら改行する、あるいは1行空けるなど、感覚的に見やすくしておくことが親切なメールです。

3.添付ファイルの容量

メールに添付するファイルの容量はできるだけ軽くしましょう。

開くのに時間がかかるような大きなサイズのファイルを添付することは、相手の時間を奪い、ストレスを与えることになります。
容量の重いファイルを添付する場合は圧縮ソフトでzip形式にしたり、オンラインストレージなどのファイル送信サービスを利用する配慮が必要です。

メールのビジネスマナー|ポイント2. 信用を得る

ここではメールのビジネスマナーで、信用に直結する3つのコツをお話します。
当たり前のように感じるかもしれませんが、結構できていない人が多いのがこの部分です。 それだけに、信用に直結することが多いです。

1.返信スピード

メールはなるべく早く返信することを心がけましょう。

メールは相手の顔が見えない分、返信の遅いことに不安を感じやすいツールです。返しにくいようなメールに対しても、確認をした旨だけでもすぐに返信すべきです。

また返信速度が早いことは、相手に対して「自分にとってあなたは重要な人物です」と伝えることとなり、ビジネスの面で信用を築くきっかけにもなります。

2.感謝の伝え方

何に対しての感謝なのかを簡潔に伝えましょう。

単に「ありがとうございます」というだけでは、文章だと中々感謝の意が伝わりません。自分が何に対して感謝の気持ちを感じたのか、一文を添えるだけで相手に気持ちが伝わりやすくなります。

3.メールと共に電話で直接話す

時に有効な手段は電話であることを心がけましょう。

特に、相手に対して迷惑をかけてしまった時などの謝罪の際には、メールを送るとともに、可能であれば電話をすることが望ましいです。

もちろん時間帯や相手の状況などを見極めることは必要ですが、真摯な姿勢を見せる意味でも、重要なことは電話で伝えることが有効だと覚えておきましょう。

メールのビジネスマナー|ポイント3. 失敗例を知る

ここでは、ありがちな失敗例についてお話します。失敗例を知ることで、自分のメールがビジネスマナーをわきまえているか確認することができるので、ポイントを見ていきましょう。

「そんなミスはしないよ」と思うかもしれませんが、そう思うのはメールに時間をかけられる今だから。実際に他の業務と平行してメールを送るようになると、ふとした時にミスが出やすいのが、この項目です。

1.「様」をつけ忘れる

相手の名前に「様」をつけ忘れることがあります。
そんな初歩的なミスはしない、と思うかもしれませんが、メールの文面に気をつかうあまり、簡単なところで見落としが発生することがあります。
どんなにきちんとした文面でも、そこをミスすると失礼に当たりますので、宛名は最後に必ずチェックしましょう。

2.送り先を間違える

メールアドレスは最重要チェックポイントです。
特に実際に複数の取引先を相手にメールをするようになると、本来送るべき相手とは別の相手に送りそうになることがあります。
取引内容や社外秘の内容が外部に漏れることがあれば、あなただけでなく会社全体の信用問題にもなりかねません。

3.作成途中で送信

メールを送ることに慣れてくると発生するミスが、書き途中で送ってしまうミスです。
メールを作成途中で他のことをやり、さて送信、という段階でうっかり起こりやすいので注意が必要です。

まとめ|メールのビジネスマナーは社会人の基本の“き”

メールのビジネスマナーは社会人の誰もが経験する基本作業です。

しかし、それだけに人間性が最も出る部分とも言えます。他のビジネスマナーと同様、根本にあるのは謙虚な姿勢と相手への配慮です。
基本的な作業にも手を抜かず、高いレベルで行えるのが、かっこいい社会人と言えるでしょう。

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