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ビジネスマナーで気をつけたい言葉遣い。「ほぼほぼ」「いまいま」はOK?

ビジネスマナーで気をつけたい言葉遣い。「ほぼほぼ」「いまいま」はOK?

普段の家族間や友人同士であれば、なんら問題ない言葉遣いであっても、ビジネスシーンにおいては常識を疑われることや、信頼を失ってしまうこともあります。

ビジネスマナーにおける気をつけたい言葉遣いを確認し、できる社員として信頼を勝ち取りましょう。

ビジネスマナーで言葉遣いが重要な理由とは?

会社での人間関係において、よい信頼関係を結べるか否かはとても重要なことです。そのために必要なものがコミュニケーションであり、ビジネスマナーですが、その中でも言葉遣いはとても重要です。

直接対面する場合はもちろん、電話という音声のみの場合でも、メールという文章のみの場合でも、すべてのコミュニケーションにおいて言葉は欠かせないものだからです。

では、ビジネスマナーにおける言葉遣いの基盤とはなんでしょうか。

それは「立場」です。対する相手はどういう立場で、こちらはどういう立場なのか。

立場という視点で言葉遣いを考えるとき、年齢や経験は関係ありません。ビジネスマナーにおける言葉遣いとは、立場によって変わることを念頭におくとよいでしょう。

ビジネスで重要な言葉遣い①:敬語

◇(上司に対して)「寒い中、ご苦労様です。」
◇(クライアントに対して)「いつもお世話さまです。」
◇(顧客に対して)「お送りした資料は拝見していただけましたか。」
◇(先輩に対して)「打合せの件、了解です。」

いかがでしょうか。上記の言葉遣いはいずれも、立場上間違った言葉遣いになっています。
上記の正しい言葉遣いは以下の通りです。

◆(上司に対して)「寒い中、お疲れ様です。」
◆(クライアントに対して)「いつもお世話になります。」
◆(顧客に対して)「お送りした資料はご覧いただけましたか。」
◆(先輩に対して)「打合せの件、承知しました。」

立場によって異なる敬語(尊敬語、謙譲語)を、自然に使い分けることはビジネスマナーの基本です。
このような基本において信頼を低下させないよう、正しい言葉遣いを心がけましょう。

ビジネスで重要な言葉遣い②:クッション言葉

ビジネスでよくある、お願い・お断りなどのシーンにおいて、自分の意見を伝えつつも相手の立場を尊重することもビジネスマナーで大切なことです。そのような場面の言葉遣いとしては、クッション言葉が重要です。

◇(初めて会う取引先の担当者に)「念のためご連絡先を教えてください。」
◇(電話で相手の言葉が小さくて聞き取れず)「もう一度お願いします。」
◇(先輩から急に飲みに誘われて)「先約があるので今日は行けません。」

上記でも言いたいことは伝わりますが、自分本位で冷たい印象になってしまいます。

◆「差支えなければ、念のためご連絡先を教えていただけますでしょうか。」
◆「お電話が遠いようですので、申し訳ありませんがもう一度お願いできますでしょうか。」
◆「お誘いありがとうございます。残念ですが、先約があるので今日はご一緒できません。またぜひ誘ってください。」

このように、言葉の前(と、後)にクッション言葉を置くことで、やわらかい印象になり、相手へ自分の意見が円滑に伝わりやすくなります。

ビジネスで微妙な言葉遣い:会社独特の言葉

会社では独特の言葉遣いが多用されていることがあります。

◇(上司に案件の進捗を聞かれて)「その件は、ほぼほぼ完了です。」
◇(顧客に検討状況を質問するとき)「いまいまのご検討状況はいかがでしょうか。」
◇(先輩に資料作成を頼まれて)「あらあらな資料でよければすぐできます。」

上記のような会社独特の言葉遣いは、同僚や部下に対してであればまだしも、上司や社外に対しては使わないようにしましょう。
ビジネス上一般的な用語として定着していない言葉を使用すると、失礼であるとみなされる可能性があるからです。

◆「その件は、ほぼ完了しております。」
◆「只今のご検討状況はいかがでしょうか。」
◆「概要のみの資料でよろしければすぐできます。」

このように、会社独特の言葉は、一般的な言葉遣いで話せるようにしておきましょう。相手に不快な思いをさせないことも、ビジネスマナーの基本です。

まとめ

ビジネスマナーにおける正しい言葉遣いは、人間関係を円滑にし、信頼を生みます。

自分が話す前に「こう言ったら相手はこう思うかもしれない」と考えたり、人が話すのを聞いて「この言葉遣いは適切だろうか」と、日常的に振り返ったりすることで、適切な言葉遣いは身についてくるものです。

もしあなたがビジネスマナーに不安があるのなら、まずは基本である言葉遣いから見直してみましょう。

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