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伝える力を鍛えよう!社会人が文章力を高めるメリット3つ

伝える力を鍛えよう!社会人が文章力を高めるメリット3つ

日本人はよく作文が苦手だと言われますよね。
現在の小中高生は文章で自分の考えを述べられるよう学習指導要領の内容が変更になっていますが、現在社会人の皆さんはまだまだ「勉強は知識量」の時代。ゆえに、自分の考えを文章にまとめるトレーニングを十分に受けずに育っています。

しかし社会人になると、いきなり求められるのが高い文章力。「え、でも、文章力って必要?」と思いますか?それが、無いよりはあるほうが断然いいのです !

連載「伝わる文章術」1回目は、社会人が文章力を高めるメリットについてご紹介します。

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メリット① 論理的な思考力が鍛えられる

社会人が高い文章力を持つメリット1つ目は、「論理的な思考力が鍛えられる」という点。

文章をわかりやすく的確に相手に伝えるためには、論理的に文章を組み立てる必要があります。
支離滅裂で要領を得ない文章だと、正しく情報が伝わらないばかりか、そもそも目を通してもらえない可能性もありますからね。

ビジネスやWebサイトなどで使われている文章は、次の4段階で構成されています。

1.問題提起
2.結論
3.説明
4.まとめ

情報を伝えるには、この構成が一番わかりやすいんです。
こうした文章の組み立て方を知っているだけでなく、文章の中に入れる情報の取捨選択も、書き手に求められる能力です。
理論が矛盾したり、破綻したりしているような文章ではNG。

また文字数も多ければいいというものではなく、必要最低限で伝えられるようにまとめたほうが評価は高くなります。
やはり、長い文章を読むのには時間がかかるので、「ぱっと見て言いたいことがわかる」文章であることは重要です。それが相手に指示や要求を伝えるようなものであれば、なおのこと。
論理的な思考力と、理路整然とした文章を組み立てる能力は、資格試験での記述問題でも求められるスキルです。

私のところへ、仕事のフィードバックとして「長文のメール」が来ることがあるのですが、思いついたことをそのまま書いているかのような冗長な文章になっているので、要点がつかめません。「だからどこをどう直せばいいの?」と、コメントを前に腕組みすることがしばしばあります。
考えている時間すら惜しい私としては、このようなメッセージが来ると非常に困ってしまいます。

忙しい人に向けて発信する情報ほど、「わかりやすく、必要最低限の表現で」を心がけたほうがいいと思います。そのためには、論理的な文章を書けることが必要不可欠です。

メリット② コミュニケーションがスムーズになる

社会人が文章力を高めるメリット2つ目は、「コミュニケーションがスムーズになる」こと。

会話は双方で同時にやり取りをし、いくつもの言葉を使ってコミュニケーションを取ることができます。
また目の前に相手がいるので、口調や表情から相手の考えていることを推測することも可能です。
言葉を重ねるので、伝えたいことが伝わるまで説明できますし、言い間違えたことがあればその場で訂正もできます。
相手が理解できたかの確認もでき、もし理解できていなければ、別の言い方での説明も可能でしょう。

一方、文章によるコミュニケーションは、相手の都合などは無視して一方的にこちらの情報を伝えるもの。
だからこそ、相手の気持ちを思いやる言い回しをしたり、相手が誤解してしまわないように正しい表現を使ったりする必要があります。

例えば、何か依頼をする際に「~してください」とだけいうのではなく、「お忙しいところ恐縮ですが~していただければと思います」と、相手のことをおもんばかる表現を加えることで、受け手もすんなりとその依頼を承諾しやすくなるでしょう。

お互いの表情が見えない文章でのやりとりにおいては、このような言い回しをすることが非常に重要なのです。単語や言い回しが「自分の表情」であると認識し、相手に不快感を与えないように気を付けましょう。

またメールでやりとりする際は、伝えるべき情報はすべて、1つのメッセージの中に入れ込みます。必要な情報を1回で相手に伝えることができれば、「これはどういう意味ですか」といった確認作業も不要になりますよね。

わかりやすく的確な言葉で情報を伝えることができれば、齟齬も生じず、確認のための時間も必要なく、スムーズにやり取りが行えるので、ストレスも軽減!

メリット③ 仕事を効率的に行えるようになる

文章力を高めることで、仕事もスムーズに進むようになります。

文章を上手く書けないと、その文章について何度も何度も意図を確認しなければならなくなりますよね。先述のフィードバックがいい例です。

どうしてそのような修正をしてほしいのか、その理由をきちんと説明なしに修正依頼についてだらだらと書かれているため、こちらとしては「なんで?」という疑問がいつまでも消えません。
結果、送信者に意図を確認する作業が発生し、メール以外のやり取りが少なくとも一度は発生してしまうのです。
これがなければ、お互い再度確認するという作業もなく、さくさく作業が終わってさっさと帰れるというのに!

より仕事を効率的に進めるための文章のコツは、「生じるであろう疑問をあらかじめ文章中に入れておくこと」です。

どういうことかというと、例えば、

予定を変更して申し訳ありませんが、3日までに納品していただけませんでしょうか。

というだけのメッセージがあったとします。

「3日までに納品して欲しい」という要点は伝わります。でも、このメッセージには「納期が変更になった理由」が書かれていません。
読んだ人の中から「どうして納期が変更になったのですか?」と質問をする人が出てくる可能性があります。そのやりとりの分だけ、タイムロスですよね。いずれにしたって納期の変更は仕方がないのに!

しかし上の文章を、

ミーティングの結果5日までに発注をかけなくてはいけなくなってしまいました。予定を変更して申し訳ありませんが、3日までに納品していただけませんでしょうか。

と、ひと言、あらかじめ理由を添えておけば、少なくとも「納期が変更になった理由」のことでメールを送る人はいなくなります。
前者のメッセージよりもスムーズにやりとりが進む可能性が高くなりますよね。

文章を書いたら一度読み直して、少しでも相手が疑問に思う部分がないか確認するようにしましょう。たったひと言添えるだけで、余計な時間を大幅にカットできるかもしれませんよ。

伝わる文章術

社会人に高い文章力があると、

コミュニケーションがスムーズになる 論理的な思考力が鍛えられる 仕事を効率的に行えるようになる

といったメリットが得られることがわかりました。少なくとも、矛盾が生じたり破綻したりするような文を書いてしまうようでは、社会人としてスキル不足と言わざるを得ません。社会人だからこそ、文章力を鍛えたいものですね。

次回は「ダメな文章の特徴と、改善のポイント」についてご紹介していきたいと思います。

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