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長い文章はどうやって書けばいい?伝わる文章の組み立て方のコツ3つ

長い文章はどうやって書けばいい?伝わる文章の組み立て方のコツ3つ

論文や長文での説明など、皆さんはある程度長い文章を書くときは、どのように書いていますか?
いきなりドキュメントに書き始めますか?それとも、ノートに下書きをしますか?

前回の「文章力をアップする改善ポイント5つ」では、わかりにくい文章の特徴をご紹介しましたが、文章そのものをわかりやすく書いても文章の構成がわかりにくければ、やっぱり伝わらないのです。

連載「伝わる文章術」、3回目は文章の組み立て方についてです。

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文章を組み立てるコツ① 伝えたいことをはっきりさせる

長文を書き慣れていない人にとって、長文作成というのは気が重い作業ですね。でも大丈夫、長文には長文の書き方のコツがあるのです。

まずは、書き始める前に、その文章が誰に向かって何をしてもらいたいものであるか確認しましょう。

それができたら、次は「伝えたいこと」をはっきりさせます
メールを作成しなければならない時は、「誰が」受け取り、受け取った人に「どういう行動を起こしてほしいのか」まで想定して作りましょう。

内容を充実させようとたくさんの情報を盛り込むことはNG。基本的に、相手にとって不要な情報は入れる必要がありません。

例えば仕事の依頼をするメールであれば、仕事を依頼する経緯についてくどくどと書いても仕方がありません。
少しくらいであれば、依頼する目的に触れることは問題ありません。しかし仕事の依頼メールを受け取った人が重要視するのは、主に「仕事内容」や「契約内容」です。ハッキリ言って、仕事を依頼するに至った経緯などには興味がないことがほとんどです。

メールの内容も「仕事内容」や「契約内容」の説明に焦点を絞って作成するようにします。そうすることで、「この内容なら仕事を受けてもいいかな」と、受注承諾につながりやすくなりますよ。

どんな長文でも、「伝えたいことをはっきりさせる」ことが大切。その「伝えたいこと」とは、つまり「誰に」「何をしてほしいのか」ということです。

文章を組み立てるコツ① 伝えたいことをはっきりさせる

続いては長文の構成について。
言いたいことを思いついた順に並べていては、説得力もありませんし、何よりもわかりづらいです。文章は会話と違い、一方的に自分の言いたいことを伝えるだけですから、「わかりやすい」ことが至上命題です。

理論的で説得力を持った構成がベストですね。そういう文章をお求めなら、

1.問題提起
2.結論
3.説明
4.まとめ

この4段階で作るのがおすすめです。

例えば、ビジネスシーンで文章力を高める必要性について、長文を書くとしましょう。

以下の例のように、「問題提起・結論・説明・まとめ」それぞれの部分で何を書くべきかリストアップしておくと、文章を書きやすくなります。

問題提起 ・文章を書くのが苦手な人が多い
・ビジネスではメールなどで文章を書く機会も多い
結論 ・ビジネス文書を書く研修を行うべき
・会社は多少費用を捻出してもライティング教育に力を入れるべき
説明 ・ビジネスにおいてメールは必須ツール
・メールの文章が顧客に与える影響は大きい(信頼感が増したり、反対に不信感を与えたりすることもある)
・社員のライティング能力がビジネスを発展させる可能性がある
まとめ ・文章を書くのが苦手というのは現代社会において、もはや個人的な問題にとどまらず、会社全体、ひいては社会全体に影響を与えかねない問題である
・文章力は鍛えることができるので、社内で研修などを行い、ライティング教育をするべき(再び結論を述べる)

また長文を作る前には、構成を別のノートやドキュメントに作成してから行うのがおすすめ。私の構成案はノートに手書きで起こしています。手書きだと頭の中も整理されるので、よりおすすめですよ。

文章を組み立てるコツ③ わかりやすい言葉を使う

文章を書くときは、わかりやすい言葉を使うように心がけましょう。
前回もお話ししましたが、長文作成に慣れていないと、文がねじれたり、くどい言い回しやわかりにくい表現を入れたりしてしまいがちです。文章は簡潔に、わかりやすさを一番に組み立てていくのがベスト。

文学作品のように、読者にも考えさせる必要がある文章であれば、多少わかりにくい表現や曖昧な言い回しを使ってもOKかもしれません。
しかし日常で使う文章は、相手に自分の意思を伝えるための手段として用いられることがほとんど。平易な単語や言い回しを使うようにしましょう。

文章をわかりやすくするポイントとして、

業界でしか使われていないような言葉は使わない 専門用語はできるだけ使わない わかりにくいと思う部分には、説明を入れる 一般的ではない慣用句やことわざを使わない

などが挙げられます。

読み手が同じ会社や業界の人でない限り、相手が業界のことについて何も知らないことを前提に文章を作成するのが基本。専門用語やわかりにくそうな部分には説明を入れる、といった配慮を入れることで、わかりやすさがぐんとアップします。

ことわざや慣用句についても、使い方に気を付けたほうがいいです。自分の考えをわかりやすく伝えるためのものですが、あまりに一般的ではないものを使うと、逆に意味が伝わりにくくなります。
慣用句であれば、日常自分がよく耳にするものだけ使う、ことわざであれば「いろはかるた」に出てくるものだけ使う、などを基準にするといいかもしれません。

「誰に対し」を意識して作成すれば、おのずと伝わりやすい文章になってくるものです。
一度、私に仕事の依頼をしてくださった企業様に、「なぜ私に仕事を依頼してくれたのか」尋ねてみたところ、「ユーザーを意識した文章を書けているから」という回答が返ってきました。それくらい、文章を読む相手を意識することは重要なことなんですね。

伝わる文章術

今回は、長文を書くときの文章の組み立て方のコツについてご紹介しました。
まとめますと、

伝えたいことはっきりさせる 伝わりやすい構成で作る 正しくわかりやすい言葉を使う

この3つが必要不可欠だと言えます。文章を組み立てる時は意識してみてくださいね。

次回は「たとえ話で話をわかりやすくする」テクニックについてご紹介していきたいと思います。

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