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いまさら聞けない会議の基本とは|初心者が会議をスマートに進行するコツ

いまさら聞けない会議の基本とは|初心者が会議をスマートに進行するコツ

会議の進行役を任されてがんばってみたものの、
・参加者からの発言が少なく盛り上がらなかった
・一部参加者の発言がヒートアップしてしまい止められなかった
・会議終了予定時刻を過ぎてもうまく切り上げられず上司に叱られた

などの経験をお持ちではありませんか?また、
「私みたいなコミュニケーション力が低い人には、会議の進行役なんて向いてない…」
などと思いこんでいませんか?

確かにバラエティ番組の進行役ともなれば、頭の回転の良さや気配り、ユーモアのあるトーク力が必須かもしれません。
ですが普通の会社の会議なら、会議の基本を押さえれば、初心者の方でも十分スマートに会議を進行できるんですよ。

今回は「会議をスマートに進行するコツ」と題し、初心者でもできる会議の進行のコツを5回にわたりお伝えします。
テレワークが増えている昨今で必須となった、Web会議の進行のコツもあわせてご説明しますので、ぜひご覧くださいね。

第1回の今回は、「いまさら聞けない会議の基本」について解説。会議で一番大切なことは何か、即答できない方は要チェック!

連載「初心者でも会議をスマートに進行するコツ」
第1回 いまさら聞けない会議の基本  ←今回はココ!
第2回 会議の事前準備のポイント
第3回 会議進行のポイントとNG行為
第4回 Web会議の進行のポイント
第5回 会議終了後にやるべきこと
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会議の基本① 会議の目的を知る

会議をスマートに進行するためには、その会議の目的を知ることが重要です。目的を知り、その目的を果たすことこそが、会議で一番大切なことです。

進行役や参加者が会議の目的を把握していなければ、着地点がわからなくなります。着地点がわからなければ、議論や意見はまとまるはずもありませんね。話がだらだら続いて、結論が出ないまま会議が終わることになったり、逆に会議の終了時刻になってもまだ終わらないという事態になったりします。

そうならないためにも、まずは会議を進行する人が、目的をしっかり理解しておくことが大切です。

なお会議の目的は、会議の種類によって大きく3つに分けられます。進行する会議がどんな種類の会議なのか、あわせて確認するようにしましょう。

(1) 情報共有のための会議

情報共有のための会議とは、業務の進捗状況や会社の経営状況などの情報共有を目的とした会議です。営業会議や、毎週のチームミーティングなどが挙げられます。

定期的に行われるだけあり、進行がパターン化されていることが多く、会議進行の初心者の方でもやりやすい種類の会議です。

(2) アイデア・意見交換のための会議

アイデア・意見交換のための会議とは、新しい商品やサービスのアイデアを出すことを目的とした会議です。企画会議や、ブレインストーミング(ブレスト)などが挙げられます。

この種類の会議では、進行役には、どれだけ多くのアイデア・意見を引き出せるかを求められることが多いです。

(3) 物事を決定するための会議

物事を決定するための会議とは、会社にとってある程度大きな物事に対し、GOサインを出すか、却下するか、保留・再考とするかを判断するための会議です。役職者・役員などの会社内で大きい裁量権を持つ人たちが参加することが多く、経営会議や役員会議などが挙げられます。

会議には上記のようにいくつか種類がありますが、会議の進行については実はほぼ一緒です。今回の連載「会議をスマートに進行するコツ」をしっかり学べば、どの会議もうまく進行できるはずですよ。

会議の基本② 会議の事前準備を行う

会議をするには“会議室をおさえて資料を用意したらOK!”なんて思っていませんか?会議をスムーズに進行するには、事前準備がとても大事なんです!

会議の事前準備は、主に以下の4つ。Web会議においても準備は必要ですよ。

(1) 会議室の予約(Web会議の場合はシステムやマイクなどの設備有無も確認)
(2) アジェンダ(会議の議題一覧)の作成
(3) 参加者を招待する
(4) 資料や会議室の準備(Web会議の場合は参加パスワードの配布なども)

詳細は次回の第2回で紹介しますのでぜひご覧ください。

会議の基本③ 会議の進行について把握する

会議の進行については、以下の5つのステップを覚えておけばだいたい間違いありません。Web会議についてもほぼ同様なので、あわせて確認してくださいね。

アジェンダの確認・共有

各議題について議論

会議の結果導かれた成果について総括

次回の会議日程や議題を決定

お礼・あいさつ

こうやって順にしてみると、会議の進行役は、順を追ってやるべきことをやっていることがわかりますね。「なんだか難しそう…」と思うかもしれませんが、大丈夫!この連載でコツをつかめば、あなたにもきっと会議の進行ができますよ。
上記ステップの詳細については、連載第3回でご説明します。

そして会議が終わったあとにも、やらなければいけないことが残されているんです。

・会議室の後片付け
・議事録の作成
・会議参加者・欠席者へのフォローアップ

会議の目的は「開くこと」ではなく、「目的を果たすこと」でしたね。会議をやっただけで終わらせず、その目的を果たすために、会議後こそやるべきことがあるのです。詳しくは連載第5回でお伝えします。

会議の基本④ 会議における役割を知る

会議は進行役だけが率先して動けばよいというものではなく、複数の役割を持つ人たちによって進んでいきます。ここでは、会議進行に欠かせない重要な3役について、確認しましょう。

(1) ファシリテーター

会議をスムーズに進行するために欠かせないのが、「ファシリテーター」と呼ばれる存在です。ファシリテーターとは、常に中立なポジションに立って、ベストな結果を生み出せるよう場をリードする役割をする人のことです。

専属ファシリテーターがいない場合、たいてい進行役がこの役割をこなします。会議の進行はしますが「決定権はない」というのが、議長との大きな違いです。

(2) 議長

議長は、その会議においてのトップ。参加者たちの意見をまとめて1つの答えにするのが、議長の役割です。 例えば部内会議であれば、議長はその部のトップである部長ということになります。先ほどのファシリテーターと逆で、「決定権がある」のが議長です。

(3) 書記

参加者から出た意見をホワイトボードに書き留めたり、データとして残したりするのが、書記の役割です。議事録の作成担当であることも多いです。

会議を進行する際、これらの役割が別々の人が担う場合もあれば、兼任する場合もあります。会議の規模や種類によっては、すべてを1人で行うこともあります。

会議進行初心者の場合、すべての役割を担うのにはまだ早いので、せめて書記は別の人に任せて、自分はファシリテーターの役割に専念するのがおすすめです。

ファシリテーターの役割については連載第3回で取り上げますが、理解できることと実践できることはかなり違うもの。会議をスマートに進行するためには、日々の会議で、スムーズに進行をしているほかのファシリテーターの様子を、しっかりチェックしておくといいですね。

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連載「会議をスマートに進行するコツ」、第1回の今回は、会議をスムーズに進行するために知っておくべき会議の基本4つを説明しました。

対面の会議もWeb会議も、限られた時間内で一定の成果を導き出すことが求められます。自分が慣れない会議の進行役を命じられた場合でも、会議の基本が頭に入っていればスムーズに進行できますね。

次回は、「会議の事前準備」にスポットを当てて、コツや注意点を解説していきます。会議進行初心者の方はぜひ引き続きご覧くださいね。

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