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会議の事前準備のポイント5つとは|初心者でも会議をスマートに進行するコツ

会議の事前準備のポイント5つとは|初心者でも会議をスマートに進行するコツ

会議の進行役を任されてがんばってみたものの、当日はなぜかバタバタしてしまい、上司に注意された…などの経験をお持ちではありませんか?

連載「会議をスマートに進行するコツ」、前回では「いまさら聞けない会議の基本」として、会議の目的や基本の流れ、必要な役割などについてご説明しました。
第2回の今回は、「会議の事前準備」にスポットを当てて、知っておくべきポイントや注意点を解説していきます。

会議は当日だけうまくやればいいというものではありません。会議室の予約から参加の呼びかけ、資料の確認など、会議進行役が事前にやるべきことはたくさんあります。会議をスムーズに進行するために、事前準備のポイント5つを要チェック!

連載「初心者でも会議をスマートに進行するコツ」
第1回 いまさら聞けない会議の基本
第2回 会議の事前準備のポイント ←今回はココ!
第3回 会議進行のポイントとNG行為
第4回 Web会議の進行のポイント
第5回 会議終了後にやるべきこと
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会議の事前準備① 会議室を予約する

会議の事前準備としてまずやるべきことは、会議を開催する場所の確保。会議室がいくつもあるような企業に勤めている場合は、会議の参加人数や使用する機材にあわせて、広すぎず狭すぎずの部屋を選ぶことが大切です。

とは言え、慣れないうちはどんな会議のときにどんな部屋を選べばいいのか、パッと頭に浮かんでこないこともあるでしょう。慣れるまでは、先輩などに「こういう会議のときはこの会議室がよい」という参考例を聞いてみるのがおすすめです。

Web会議の場合は、どのWeb会議システムを利用するのかを確認しておきましょう。またWebカメラやスピーカー、インターネット回線など、Web会議に必要な機材がきちんと動作するか確認しておくことも大切。
テレビを使ったオンライン会議の場合には、対面式の会議と同じように会議室の予約が必要になるので注意しましょう。

会議室の予約時間は、“会議のだいたいの時間”と“片付けや準備を含めた時間”を想定して予約するのがコツ!話し合う時間だけで会議室を予約してしまうと「機材のテストの時間が無い!」ということになりかねないので、会議当日の準備時間も含めて予約をしておくといいですよ。

会議の事前準備② アジェンダを作成・配布する

会議をスムーズに進めるために欠かせないのが「アジェンダ」です。アジェンダとは、会議の進行表のこと。会議の進行スケジュールや議題をまとめたものです。

会議の質を高めるためにも、アジェンダは事前に参加者と共有しておきましょう。そうすれば参加者は、会議開始までに会議の目的を果たすべく準備することができます。

アジェンダ作成に必要な項目とは

アジェンダは、以下の項目を入れるよう意識して作成します。

・会議がいつどこで何時から開催されるのか
・参加者と役割担当(進行役、書記等)
・話し合う議題の順番(それぞれの時間配分含む)
・会議で使用する資料

最低限上記の項目を入れておけば、会議の参加者に会議の概要が伝わるでしょう。
ちなみにアジェンダの作成は、WordやExcel、PowerPointなど何を使ってもOK!アジェンダのテンプレート配信サイトもあるので、自分用のひな型を用意しておくと、作成が短時間ですみますよ。

Web会議の場合は、アジェンダと一緒に質問事項を参加者へ送って、参加者から回答を得ておくのも1つの方法。会議参加者に会議進行の流れを知っておいてもらえるだけでなく、事前に議題に対する認識のすりあわせができるので、当日の会議進行がスムーズになります。会議時間を短縮する事前準備のコツとして覚えておいてくださいね。

キーパーソンへ意見の確認をしておくべきケースとは

会議の目的には3種類あると、前回お伝えしましたね。そのうちの1つ「物事を決定するための会議」の準備を行うときは、アジェンダ作成とあわせて、キーパーソンとなる議長の意見も確認しておけるとベスト。

事前にキーパーソンの意見を確認しておけば、会議の方向性をある程度固められるので、当日の会議を進行しやすくなります。物事を決定するための会議の準備のコツとして、頭に入れておくとよいでしょう。

会議の事前準備③ 参加者を招待する

会議の目的に応じて、参加者をリストアップして、会議の参加を依頼しましょう。会議初心者の場合は、先輩や上司に参加者リストを確認してから実際に依頼するとよいでしょう。

なお初心者の方がやりがちなのは、心配のあまり、会議にあまり関係ない人にも参加依頼をしてしまうこと。基本的に会議とは、参加者が少ないほど進行しやすいものです。会議の目的をよく考えて、その目的を果たすことに必要な人だけに参加依頼するのがベストです。

参加依頼メールは「5W1H」を意識して箇条書きに

「5W1H」とは、「だれが・いつ・どこで・なにを・なぜ・どのように」の頭文字を取った言葉。社会人になると今まで以上に5W1Hを意識する機会が増えますが、会議参加者へ呼びかけを行うときにも、この5W1Hを意識するといいですよ。

文章にしてしまうとわかりにくくなってしまうケースもあるので、特に重要な「内容・日時・場所・参加者」などの重要な項目は、箇条書きにするのがおすすめ。日時については、会議が始まる時間だけでなく何時頃に終わる予定なのかも記載しておくと親切です。

参加依頼メールは遅くとも1週間前までに

呼びかけたメンバーに確実に参加してもらうためには、余裕をもって2~3週間前にメール送信をするのがベスト。難しい場合は、遅くとも会議開催の1週間前までにメールを送りましょう。
ちなみに、そもそも会議日程は、会議のキーパーソンとなる人の都合のよい日時にあわせて設定するのが鉄則です。

会議の事前準備④ 資料を事前共有する

資料の準備

会議資料を紙ベースで用意するときは、人数分プラスα分のコピーが必要です。経費のことを考えるとモノクロコピー・両面印刷が望ましいですが、会議の内容によって臨機応変に対応しましょう。よくわからない場合は、先輩や上司などに確認しておくと安心です。

資料が紙ベースではなく、Web会議で画面共有、またはデータをプロジェクターなどに映し出すという場合は、事前に資料を作り、スムーズに説明できるかまで、しっかり確認しておきましょう。こちらも、不安な場合は先輩や上司に事前に内容を確認してもらうと安心です。

準備した資料は、会議本番ですぐに取り出せるよう、わかりやすい場所にまとめておきましょう。フォルダにまとめるなど使いやすいように準備しておくと、会議進行もスムーズです。

準備した資料は、アジェンダとともに会議の3日くらい前までに参加者へ共有できるといいですね。

リマインドメールの送信

各自で意見を持ち寄るような会議を開く場合は、参加者たちに自分の意見をまとめておいてもらうためにも、リマインドメールを送信しておくのがベストです。

参加依頼の連絡とは別に、会議の2~3日ほど前に送ることで、参加者たちに改めて会議を意識してもらうきっかけになります。

会議の事前準備⑤ 会場の当日配置を確認する

会議室の状況は実際に見てみないとわからないもの。イスやテーブルをどんな配置にするのか、機材をどの場所に置くのかなど、事前に会場を確認して当日のシミュレーションをしておきましょう

機材を使う場合は、実際の動作確認を行うことも忘れずに。Web会議の場合は、カメラの角度や音声・接続のテストなどをしておくと安心です。

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連載「会議をスマートに進行するコツ」、第2回の今回は、会議の事前準備のポイントについてご紹介しました。
会議の前にも、やることは意外とあるな…と思った人もいるのでは?余裕をもったスケジュールを組んで、1つ1つ確実に準備していきましょう。

次回は、いよいよ会議進行のコツと注意点を取り上げます。会議進行初心者の方は、ぜひ引き続きご覧くださいね。

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