会議終了後にやるべきこととは｜初心者でも会議をスマートに進行するコツ

連載「会議をスマートに進行するコツ」、いよいよ最終回です。今回は、会議終了後に行うべきことについて解説していきます。

会議が終わったらホッと一息…というのは、まだ早い！会議終了後にどう動くかによって、この会議が良い会議だったかどうかが決まるといっても過言ではありません。これはWeb会議でも同じこと。会議終了後の注意点などもあわせて見ていきましょう。

連載「初心者でも会議をスマートに進行するコツ」
第1回　いまさら聞けない会議の基本
第2回　会議の事前準備のポイント
第3回　会議進行のポイントとNG行為
第4回　Web会議の進行のポイント
第5回　会議終了後にやるべきこと　←今回はココ！

会議終了後に必ずやっておきたいこと

会議の内容は、会議室を出た途端（Web会議であればログアウトした途端）ほとんどのことが頭の中から消えてしまうともいわれています。

では、1つ1つの会議をより効果的に次につなげるためには、どうすればいいのでしょうか？

議事録は当日のうちに配布する

議事録とは、その会議で「何が決定したのか」「何が共有されたのか」「どんな成果が出たのか」などを記録したもの。できれば当日中に参加者たちへ議事録を配布し、内容を確認してもらいましょう。

議事録に残しておくべき項目は、以下の通り。

・会議の目的
・日付と出席者
・決定事項 （決定の背景や理由も、必要に応じて記入）
・持ち越し （決まらなかったことや、次回へ持ち越した内容）
・アクションアイテム （何を・誰が・いつまでに）

会議で出された結論は、次の会議までに行動に移すべきミッションでもあります。対面会議の場合もWeb会議の場合も、参加者たちに確実に“ミッションコンプリート”してもらえるよう、議事録配布はマストで行いましょう！

個別のフォローも忘れずに

会議終了後には、個別で質問を受けることもあるでしょう。進行役としてわかる範囲のことはすぐに回答して、会議での不明点が残らないようにフォローしてあげることも大切です。Web会議では、第4回で紹介した「チャット機能」で拾った質問に答えることも、このフォローのうちに入ります。

また、会議に欠席した人へのフォローアップも、できる進行役を目指すコツ！欠席した人が次の会議や仕事で乗り遅れることがないよう、議事録の配布はもちろんのこと、個別フォローも丁寧に行いましょう。

議事録配布や個別のフォローアップは、どれも会議終了と同時にスタートすることが大切。会議進行で疲れたからと後回しにせず、会議内容が自分や参加者の頭の中から消えないうちに、すべての行動を迅速に行いましょう。

会議終了後に意識すべき「PDCA」

企業の業務改善に欠かせない言葉である「PDCA」とは、以下の4つの項目の頭文字を取った言葉です。

・Plan…計画
・Do…実行
・Check…評価
・Action…改善

会議進行役としては、会議終了後、以下の2つのPDCAを意識して行動することが、会議進行上達のコツともいえるでしょう。

次の会議に備えたPDCA

P	会議で決まった予定・計画を実現するためのアクションプラン（業務計画）を作成
D	アクションプランに従ってアクションを実行・実践
C	次の会議の前に「D」で出た結果を「P」で決めたアクションプランと照合してチェック
A	「C」を分析し、次の会議で改善アクションを検討・実行

また、自分の会議進行がどうだったのかのPDCAについて考えてみることも大切です。

自分の会議進行スキルのPDCA

P	会議進行の計画や準備は万全だったか振り返る
D	会議進行について自己評価する（アジェンダに沿って進められたか、参加者から意見を引き出せたかなど）
C	参加者の評価を振り返って、会議進行結果の客観的な確認をする
A	次の会議進行に向けた改善案を検討・実行する

会議ごとに成果を上げるためにも、この2つのPDCAを意識してみてくださいね！

全5回の連載でお伝えしてきた、会議をスマートに進行するコツ。対面会議やWeb会議など、会議のやり方に違いはあっても、基本的な進め方は同じです。

会議を進行するためのスキルは、社会人として必ず身に付けておきたいもの。今回の連載でお伝えしたポイントやコツ、注意点を踏まえながら、即戦力となれる人材を目指してくださいね！