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会議進行のポイントとNG行為とは|初心者でも会議をスマートに進行するコツ

会議進行のポイントとNG行為とは|初心者でも会議をスマートに進行するコツ

会議の進行役を任されてがんばってみたものの、参加者から意見が出なかったり、時間になっても結論がまとまらなかったり…などの経験をお持ちではありませんか?

連載「会議をスマートに進行するコツ」、第3回の今回は、会議のゴールに向けてどのように発言し、どのように取りまとめればよいのかなどの「会議進行のポイントと注意点」を解説していきます。
Web会議についても役立つ内容ですので、最近Web会議が増えた…という方もぜひご覧ください!

連載「初心者でも会議をスマートに進行するコツ」
第1回 いまさら聞けない会議の基本
第2回 会議の事前準備のポイント
第3回 会議進行のポイントとNG行為 ←今回はココ!
第4回 Web会議の進行のポイント
第5回 会議終了後にやるべきこと
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会議の本題へ入る前にやっておきたいこと

「アイスブレイク」で空気を和ませる

会議がスタートしても、参加者が口を開きにくいような雰囲気では、せっかくのいいアイデアや意見も埋もれてしまいますよね。そこで、知っておくと便利なのが「アイスブレイク」です。

アイスブレイクとはその名の通り、冷たい雰囲気を壊し、安心して意見を表現できるような場を作ること。簡単な雑談をしたり、皆で取り組める簡単なゲームを行ったりと、その場の空気が和むようなことをします。

すべての会議で行われるものではありませんが、参加者が遅刻したり機材の確認が遅れたりして場をつなぐときにも有効な手段ですので、ぜひ試してみてください。

会議の目的とゴールを共有する

アイスブレイクが成功したら、本題へ入る前に「会議の目的とゴール」をあらためて共有しましょう。
「この会議では何の話をするのか」「最終的に何を決めるのか」を共有すると、参加者たちの目的意識が高まり、内容の濃い会議にできますよ。

本題に入ったら意識しておきたい会議の流れと注意点

会議が本題に入ると、進行役はやらなければいけないことがたくさん!会議をうまく進めるためにどんなことに気をつければいいのか、1つずつ確認していきましょう。

① アジェンダをあらためて共有する

アジェンダ(進行表)は、事前に参加者に共有していたとしても、会議開始時にあらためて共有しましょう

話し合う議題はホワイトボードへ書いておき「見える化」しておくのもおすすめです。

② 時間配分を守る

会議をスムーズに進行するためには、時間配分がとても大事です。
アジェンダに記載した時間配分にできるだけ沿って進められるよう、進行役が意見を聞いたりまとめたりしていきましょう。

会議によっては、なかなか良いアイデアが出ず、話が先に進まない…なんてこともあるでしょう。でもそこに時間を費やしてしまうと、他の議題の時間配分に影響が出てしまいます。

アイデアを出し合うような会議の場合、会議参加依頼メールなどで先に「会議で○○に対するアイデアを聞きます」と言っておくのがコツ。こうすることで参加者はあらかじめアイデアを練ってから会議に参加できるので、会議中に考える時間を割く必要がなくなります。

会議の時間が長引いてしまうと、参加者たちの集中力が途切れてしまってダラけた会議になりかねません。これは、Web会議でも同じ。決められた時間でスパッと区切りをつけるのが、うまく会議を進行するコツですよ。

③ 進行役が意見をとりまとめるという姿勢を崩さない

会議中になかなか意見が出ないのも困りますが、出すぎるのも困りもの。参加者同士が議論するままにしておくと、まとまるものもまとまりません。そのため、進行役がいかに上手にとりまとめるかが、会議がスムーズに進行するかどうかの最大のポイントとなります。

ここでのコツは、1人の意見を聞いたら「○○さんは▲▲という意見ですね。ありがとうございます。次は××さんお願いします」と、出た意見を簡潔にまとめて、次の人に回すことです。あくまで進行役がとりまとめるのだという姿勢を崩さないようにしましょう。

進行役または書記担当者が、出た意見をホワイトボードなどに書き留めて「見える化」しておくのも、スムーズに進行させるコツです。議題と意見一覧が「見える化」されていると、議論が議題から外れていくのを防ぐ効果があります。

解決済みの議題に対してさらに意見が重なっていく場合や、話がそれてしまっている場合などは、「ご意見ありがとうございます。これらは議題から少し外れてしまうので、後日あらためて検討しましょう」などと区切りをつけ、進行役に目線を戻させることも大切です。

Web会議のときにも、これらのコツを意識すると、うまく進行できますよ。

ファシリテーションのスキルを活用しよう

会議をスマートに進行するために欠かせないのが、「ファシリテーション」のスキル。連載第1回でも少し触れましたが、常に中立なポジションに立って、ベストな結果を生み出せるよう会議をリードするスキルのことです。

このファシリテーションのスキルを活用することが、会議の効率をアップさせるコツ。具体的にどうすればいいのか見ていきましょう。

参加者の発言を肯定して会議の雰囲気を良くする

会議では「いかに話しやすい雰囲気を作るか」が大切です。参加者の発言のポジティブな点をピックアップして肯定してあげると、会議全体の雰囲気が良くなります。
これはWeb会議の場合も同じで、1人1人の意見をまとめつつ、良いところはほめながら進めましょう。

話についていけていない人がいないか確認しながら進める

会議ではテーマの区切りごとに「ここまででわからないことがある人はいませんか?」などと確認し、話についていけない人がいないかフォローすることも大切です。Web会議でも、進行役が適宜確認しながら進めていきましょう。

ここで質問や疑問が上がった場合は、すぐに回答できそうなら解決し、時間がかかりそうならあとで個別対応などにすると、会議の進行を妨げませんよ。

意見をとりまとめてゴールへと着地させる

会議の目的を達成するためには、参加者たちから出た意見をまとめて「結論」につなげなければいけません。これには、会議に参加した人たちから出た意見を、客観的に聞きながら素早くまとめるスキルが必要です。

この“スキル”とは、「ポイントをかいつまむ→重要なところを線でつなぐ→ゴールへつなげる」といった、会議がゴールへと進んでいる様子を見える化する技術のこと。
「どのような意見が多かったか」「どこは解決してどこが課題なのか?」を考えながら進めるには、前述したとおり、ホワイトボードなどに意見を書き留めていると一目でわかるので効率的です。

Web会議の場合も同じく、画面共有機能などを使って書き留めた意見などを、全員が見ながら進行できるようにするとよいでしょう。

会議の締めには「タスク」を確認する

会議の結果を次に活かすためには、会議の締めで行う「内容確認」や「タスク確認」がとても大切!とくに「タスク確認」は、参加者の記憶にしっかりと残すためにやっておくべき行動の1つです。

「タスク」「担当者」「期日」をホワイトボードへ書き出し、参加者に確認してもらいましょう。Web会議の場合も、ホワイトボード機能やメモ機能を利用して、タスクを見える化します。

時間の都合などでどうしてもできない場合は、必ず議事録に記載して全員に共有するようにしましょう。

会議進行においてNGな行動とは?

会議を進めるうえでNGな行動が2つあります。

1つは、「意見がある人はどうぞ」と参加者に発言の権限を丸投げしてしまうこと。

一見、自由で良い方法のように見えますが、この手段を取ってしまうと延々と1人で喋り続ける人が出てきてしまうなど、会議が崩壊しかねません。そうならないためにも、常に進行役が発言のペースをリードするようにしましょう。

もう1つは、「あなたが現在困っている問題は何ですか?」など、曖昧な質問をしてしまうこと。

質問をする方は、なるべく質問を限定しない方が幅広い意見がもらえると思うかもしれません。もちろんケースによってはその通りですが、たいていの場合、質問は具体的な方が答えやすいものです。
「あなたが部下の育成について現在困っている問題は何ですか?」など、相手が答えやすい質問をするようにしましょう。

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連載「会議をスマートに進行するコツ」、第3回の今回は、会議をスムーズに進行するために知っておくべきポイントについて解説しました。

会議を進行するためには、発言しやすいような環境作りをしたり、発言できていない人がいないか配慮したりと、進行のための技術だけでなく周囲への気配りも大切になります。日常でも周囲を意識して観察・行動してみると、会議進行でもきっと役立ちますよ。

さて次回は、「Web会議(オンライン会議)の進行のコツ」にスポットを当てて解説します。これからの時代に欠かせないスキルなので、ぜひ引き続きご覧くださいね。

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