秘書検定2級3級の勉強法をご紹介する連載「マナー講師が教える！秘書検定の勉強法」、前回は「マナー・接遇」の中でも、話し方や電話対応などについてお話ししました。
最終回の第6回は、秘書検定2級3級の5つの領域から「技能」の勉強法をお伝えします。
全体35問中の10問がここから出題されます。マークシートの選択問題が8問、記述が2問となります。
秘書検定 実技科目「技能」の勉強法は？
秘書検定2級3級の「技能」では、会議運営やビジネス文書を中心に学習します。
勉強法として、用語は覚え、ビジネス文書は実際に書いて頭に入れることが大切です。グラフを書かせる問題や慣用語漢字で書かせる問題なども出てきます。「技能」はボリュームの多い科目と言っていいでしょう。
会議の知識とは？
株式会社の重要な会議については「一般知識」科目でも覚えますが、「技能」では会議用語について出題されます。「議案」「定足数」「動議」などの言葉の意味を理解しておきましょう。
会議の準備とは？
会議準備でよく出題されるのは、「上司が主催する会議の準備の仕方」「開催案内」などです。会議中の電話での伝言をメモで取り次ぐ…なども必要になってきます。
文書作成について
ビジネス文書には社内文書、社外文書、社交文書の三種類があります。
社内文書では頭語・結語、時候のあいさつは必要ありません。文末には必ず「以上」をつけて、締めくくります。
社外文書では受信人の宛名と担当者が異なります。影響力のある役職者を受信者にするのが一般的です。実際の担当者とは異なるため、担当者の名前や連絡先を最後に記載します。また、発信者名と受信者名は同格の人にします。
次の問題を見てみましょう。
次は秘書A子が、後輩B子の作成した社交文書の文言を改まった言い方に直したものである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1）「お許しください」を「ご容赦ください」に直した。
2）「もらってください」を「ご笑納ください」に直した。
3）「気にしないでください」を「ご放念ください」に直した。
4）「大勢で誘い合って」を「万障お繰り合わせの上」に直した。
5）「出席してくださるよう」を「ご来臨賜りますよう」に直した。
（秘書検定2級 第85回出題）
正解は4）です。「万障お繰り合わせの上」とは、いろいろ差し障りがあってもそれをやりくりして、という意味。「大勢で誘い合って」とは意味が違うので不適当です。
次に記述式の問題を見てみましょう。
次は転任のあいさつ状である。適切な手紙の慣用語を（ ）内に一つずつ答えなさい。
拝啓 新緑の候、貴殿ますます（ a ）のこととお喜び申し上げます。
（ b ）、私、このたび名古屋支店勤務を命じられました。東京本社在任中は、公私共にひとかたならぬご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。
なお、後任として 鈴木太郎 が就任いたしますので、私同様、ご支援を賜りますようお願い申し上げます。
（ c ）、略儀ながら書中をもってごあいさつ申し上げます。（ d ） （秘書検定2級 第76回に出題）
正解は a ご健勝・ご清祥 b さて c まずは d 敬具 です。文書作成をきちんと理解していないと解けないですね。
グラフについて
記述問題として、文書が出題される割合が多いのですが、グラフを丸々書かせる時もあります。
線グラフ、棒グラフ、円グラフ、帯グラフの4種類の特長を理解して、しっかり描けるようにしましょう。どのグラフでもタイトルを書き忘れると減点になりますので忘れずに書きましょう。「ゼロ」を忘れない、単位を書く、など漏れのないようにしましょう。
円グラフで通常、構成項目は大きい比率のものから右回りに描きますが、アンケート結果を作成する際、「非常によい」「よい」「どちらともいえない」「よくない」「非常に良くない」といった項目は、比率に関係なくこの順に並べましょう。「その他」は比率の大小に関係なく最後にします。
「秘」扱い文書の取り扱いについて
文書の取り扱いの項目で一番出題されるのが「秘」扱い文書です。「秘」扱い文書は本人以外にはわからないようにするのが基本です。
では、次の問題を見てみましょう。
次は「秘」文書の取り扱いについて述べたものである。中から適当と思われるものを選べ。
1）ミスコピーしたものは、責任を持って保管している。
2）取引先に急いで送るときは、ファックスで送っている。
3）配布した文書を回収したときは、部数を確認して細断処理している。
4）原本紛失のことを考えて、コピーを1部取って一緒に保管している。
5）貸し出すときは、貸し出したことがA子以外には分からないようにしている。
（秘書検定2級 第105回出題）
正解は3）です。「秘」文書は厳重に取り扱わないといけないから、回収に漏れがないか確認して細断処理するのは適当ということです。
以上が秘書検定2級3級の「技能」の勉強法です。
6回にわたり、秘書検定2級3級の勉強法を読んでくださり誠にありがとうございました。
1つ1つの出題科目を丁寧に学ぶことによって、ビジネスマナーの達人になれます。しっかり学んで、秘書検定2級3級の合格を目指しましょう！！！
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