2020/1/15posted

秘書検定2級 3級理論科目「必要とされる資質」の勉強法

バックナンバー：マナー講師が教える！秘書検定の勉強法

秘書検定2級3級の勉強法をご紹介する連載「マナー講師が教える！秘書検定の勉強法」、第1回では秘書検定2級3級とはどんなものだろう？ということをお話ししました。

第2回は早速、秘書検定2級3級の5つの領域から「必要とされる資質」の勉強法についてお伝えします。
全体35問中の5問がここから出題されます。すべてマークシートの選択問題です。

秘書検定の理論科目「必要とされる資質」で問われることは？
秘書検定頻出問題① 仕事の進め方
秘書検定頻出問題② 機密事項
秘書検定頻出問題③ 取り次ぎ
秘書検定頻出問題④ スケジュール変更

秘書検定の理論科目「必要とされる資質」で問われることは？

秘書検定2級3級の「必要とされる資質」では、秘書としての心構えや必要とされる能力について問われます。そのため、秘書にはどういった人柄が要求されるのかしっかり押さえておくことが必要です。

秘書検定2級3級の「必要とされる資質」の勉強法としては、一般知識や技能、マナー・接遇のように暗記中心の学習ではなく、秘書としての考え方を問われるため、問題を繰り返し解くことが重要になります。そして、出題の傾向をつかみ、確実に正解を導きましょう。
前回ご紹介したおすすめテキスト「秘書検定　集中講座2級」には過去問題が多く掲載されていますので、挑戦してみるのもよいでしょう。

さてここからは、「必要とされる資質」から出題される問題の中でも何度も繰り返し、出題されている仕事の進め方や機密事項、取り次ぎ、スケジュール変更について、覚えるべきポイントを勉強法とともにお伝えします。

秘書検定頻出問題① 仕事の進め方

秘書とは上司の補佐役です。上司を理解し、意向に沿った仕事の進め方をする必要があります。
留意点としては、以下のことが挙げられます。

上司への気遣いを心掛けて身の回りの世話をする。
会社の業務知識を確実に身に付ける。
上司の職務や権限を認識する。
上司の職務権限を守り、上司の立場を理解して適切に補佐する。（越権行為をしない）
上司の指示を優先する。
資料は誰が探してもわかるように整理する。

勉強法として、上記の6つの留意点を3分唱えながら覚えてしまいましょう！

また、これらを理解するためには組織図や社内規定などきちんと把握しておくことが大切です。例えば問題に、上司が不在の時に急ぎの書類に捺印を求められた。内容は上司が把握していると思われるもので、急ぎなので「代わりに上司の印鑑で捺印した。」とあったら、これは越権行為となりますので「不適当」です。

秘書検定頻出問題② 機密事項

秘書を英語で書くと「Executive Assistant～」「Secretary」となります。「Secretary」…つまり、「secret」を守れる人です。
家庭内や電車、エレベーター内でも仕事のことをむやみに話さない、機密事項に関する質問に対しては「自分は知る立場にない」とはっきり話すことが大切です。また、機密書類の取り扱いは細心の注意を払い、保管から破棄まで責任を持ちます。
話してよいこと、悪いことの判断を適切に行います。以下のことは機密事項として対応します。

人事について
株について
新商品について
合併について
上司の個人情報について
【社外】出張先・外出先

過去に「営業部の兼務秘書A子が、日ごろ心掛けていることである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。」という問題で「秘書は外部に知られると困るようなことも知っているので、うっかり口外しないよう外部の人との付き合いはしないようにしている。」という選択肢が出題されましたが、これは「不適当」です。
機密を守るためとはいえ、社内外の交友関係を狭めるようなことをする必要はありません。交流の場で機密事項などを質問された際は「私は知る立場にない。」ときちんと伝えることが大切です。

秘書検定頻出問題③ 取り次ぎ

たとえ「会議中、電話は取り次がないように」と指示されていても、緊急の場合は取り次がなければなりません。また、別件が入っている際でも次の場合は基本的に取り次ぐようにします。

取引先の転任・着任のあいさつ訪問
上司の恩師・親友の訪問
社長など、上司の上役からの呼び出し
紹介状を持ってきた客の訪問
緊急の用事で部下が来た場合
家族からの緊急電話
家族や社員の事故や急病といった緊急事態

秘書検定頻出問題④ スケジュール変更

秘書業務の中でスケジュール変更は度々発生します。こちら側の都合で変更せざるを得ないときに、相手への対応は慎重に行います。留意点としては以下です。

丁重にわび、理由を説明する。
　この時、「急用のため」と理由を話す。
先方の都合を優先する。
　変更後の約束は先方の都合を優先することなので、相手の都合を2，3聞いておき、検討する。
同じ相手に変更を繰り返さない。
　変更の繰り返しは相手に失礼になると同時に上司の信用を失うことになる。

ちなみに、上司が面会を断った客から「秘書の名刺をもらえないか」と言われることがあります。この時に秘書としてどう対応したらいいのでしょうか。

たとえ名刺を持っていても「名刺を切らしております。」「名刺を持っておりません。」などと言って、名刺を渡さないという判断をしましょう。上司が面会を断ったということは関わりを持たない方がいいのです。
しかし、「渡せません。」などと言ってしまうと相手を不快にさせます。角が立たないように機転を利かせて「名刺を切らしております。」と言って、断りましょう。

以上のように、秘書検定2級3級の「必要とされる資質」の勉強法として、問題（特に頻出問題）に慣れるということが重要になります。

秘書検定2級 3級を取得して、ビジネスマナーの達人になろう！