秘書が教える！「基本マナー」と「スマートな対応」の違い

連載「秘書が教える組織人の心得」、前回は、秘書に求められる気配りと判断力についてお話ししましたね。
判断力は様々な場面で求められ、ベストな回答は毎回同じになるとは限りません。

秘書検定2級や3級で学ぶ内容はもちろん大切ですが、何を優先してどのように行動するのがベターなのかを常に考えることも、秘書業務をこなすうえでは重要です。

さて今、あなたの上司に同年齢と思われる2名のお客様がお見えになっていて、あなたはお茶出しに向かっています。
部屋に入ると困ったことに、お客様の右側からお茶を出すには、お2人の間に入らなければならないようです。

このような時、秘書のあなたが考えるスマートなお茶の出し方とは、どのような方法ですか？

スマートなお茶の出し方とは？大切なのはおもてなしの心！

先ほど想定した場面での「スマートなお茶の出し方」について、筆者である私のベストな答えは「堂々と前からお茶をお出しする」です。

秘書検定2級や3級で学ぶお茶出しのマナーは、お客様の右側からお茶を出すというものなので、新入社員時代の私もこのマナーを頭に叩き込んで職場に通っていました。

初めてお茶出しを頼まれた時も、頭の中でばっちりシミュレーションをしてから、応接室へ向かいました。

すると先ほどお話ししたように、お客様が並んで座っていて右側からお茶を出せるスペースなどまったくない！！

焦った私はお客様の間を割ってお茶を出してしまい、後で先輩秘書から「お茶出しは基本マナーだけじゃなく、おもてなしの気持ちが大切。話や打ち合わせの邪魔をしたりお客様を驚かせたりするのは秘書失格だよ」と教えてもらいました。

来客や会議の状況によっては、年齢の若い方から先に出すほうがベターな場合など、基本マナーの通りにできないことは多々あります。

そのような時は「前から失礼します」などとひと声かけて、邪魔にならない場所からお茶出しをするのがスマートな対応だと覚えておくといいですね。

秘書検定2級3級、年齢に関わらず学べるマナーとは？

秘書検定2級や3級では、秘書業務で必要となる基本的なビジネスマナーを学ぶことができます。

業務をこなしていくうえで、学んだマナーがそのまま使えない場面にも遭遇しますが、そのような時は状況を見極め、その場にふさわしい臨機応変な対応が必要になります。
例えば、先ほどのお茶出しの時のように慌ててしまうと、熱いお茶でお客様に火傷をさせる危険もあります。

またマナーにばかり気を取られていては、手元がおろそかになり湯のみがカタカタと音をたてたりお盆の上で湯のみが滑ってしまったりすることもあります。

秘書検定2級や3級で学んだことをしっかり頭に入れておき、状況によって自分で判断することも大切なポイントです。

ちなみに、お茶出しが苦手という人に多い悩みが「湯のみがカタカタ鳴ってしまうこと」。
これを防ぐには、手の平にお盆を乗せるのではなく、親指と手の平でお盆を挟むようにすると力が入りやすくなります。

どうしてもうまくいかないときは、お盆を胸元に付けるように持つと安定しやすく、音もしづらくなります。
音がするとどうしても焦ってしまいがちなので、あがり症の人は覚えておいて損はないと思いますよ。

連載「ビジネスマナーを学べる秘書検定」

秘書検定2級と3級の違い

意外と知られていませんが、秘書検定の2級と3級の試験範囲はまったく同じです。

秘書理論からは、必要とされる資質・職務知識・一般知識が出題され、実技からはマナー接遇・技能に関する問題が出題されます。

秘書検定の2級と3級では問題の難易度が異なり、3級では初歩的な秘書業務を処理する能力が判定され、判断力・表現力・行動力・秘密を守り、機転が利く資質が求められます。

また2級では、一般的な秘書業務を処理する能力が判定され、求められる資質は3級と同じものです。

秘書検定2級 3級の難易度

秘書検定の2級と3級はどちらを先に受けても構いませんし、特に受験に適した年齢というのもありません。

ですからいきなり1級を受けるということもできますが、学生など若い年齢の人なら3級から、30代などある程度の年齢で社会経験のある人は2級から受けるのもいいと思います。

秘書検定は各級でレベルの差はありますが、何級を取得しているから就職や転職に有利だと断言できるものではありません。

しかし、学んだ知識は必ず社会で役に立つので、迷っている人は受験してみることをおすすめします。

まとめ

ビジネスマナーと聞くと難しく考えてしまう人も多いと思いますが、大切なのは相手の立場や状況を把握してその場にふさわしい行動をとることです。

しかしながら、基本となるビジネスマナーを知っていないと、その場にふさわしい行動とはなんなのかを判断するのは難しいものです。

秘書検定は、秘書になりたい人だけでなく、年齢や性別を問わず学んでおくと実務で役に立つ内容ばかりなので、少しでも興味があるなら学んでみるといいと思います。

次回は簡単そうで難しい「ホウレンソウ」についてお話ししますので、ぜひ読んでくださいね！