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秘書が教える!社会人の基本「ホウレンソウ」のポイント

秘書が教える!社会人の基本「ホウレンソウ」のポイント

ビジネスの現場で必要不可欠な「ホウレンソウ」。これは告・絡・談を略したもので、ビジネスの基本とも言える大切な要因です。就職すると最初に習うことでしょう。

仕事を円滑に進めるための基本ともいえるこの「ホウレンソウ」、実は意外と難しいってご存知ですか?

秘書検定2級3級を学ぼうと考えている人だけでなく、ビジネスマナーに自信がない方も覚えておくと役に立つ「ホウレンソウ」。

連載「秘書が教える組織人の心得」第3回の今回は、気が利く秘書になるためには絶対に押さえておくべき「ホウレンソウ」のポイントについてお話しします。

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秘書は連絡の達人を目指せ!

秘書にとって「〇〇の件を連絡しておいて」などと上司から頼まれることは日常茶飯事。一度にいくつかの事案を頼まれることも多いです。

新卒で役員秘書に配属された私も、少しすると上司からあれこれと頼んでもらえるようになり、一人前になった気分で、張り切ってこなしていました。

そうして秘書業務に慣れてきた頃、上司の留守中に上司の友人から電話がありました。
気さくで優しい方で、何度かお会いしているということもあり、気を緩ませた私は上司が留守であることを伝え、少し雑談をして電話を切りました。

特に用件はなく「今○○はいるかな?」と聞かれただけだったので、電話があったメモすら残さずに退社しました。

翌日出社すると、上司はなぜか不機嫌な様子…。何かあったのかなと思っていたところ、先輩秘書から「昨日〇〇さんから電話がなかった?」と聞かれたので、私は昨日の電話の様子を伝えました。

すると先輩秘書から「電話があったということも立派な用件。どんなに親しい方だとしても仕事中は緊張感を持ち、自分勝手な判断はしないこと!」と叱られました。

秘書は人と人をつなぐパイプ役であり調整役ですが、そこに自分の感情を入れてはならないことや、報告や連絡には間違いのないように押さえるべきポイントがあることを、私はこのとき初めて知ったのです。

「ホウレンソウ」は簡潔・こまめに・タイミングよく!

先程お話ししたように、連絡は秘書としてだけではなく、社会人としても大切な要因です。

上司に連絡するときは、「誰」に「どんな内容」を「どのような方法で伝える」のが適切か、また「緊急度や機密度はどれくらいか」を考えて行うことが重要なポイントです。

同じ情報を伝えるとしても、上司はどのようにその情報をもらえば役に立つのかと考えると、連絡ミスも減り効果的に情報を伝えることができますね。

秘書検定2級や3級でも「ホウレンソウ」の基礎となる考えを学ぶことができ、就職はもちろん転職しても役に立ちます。

私のようなミスをしないためにも、就職前の学生の方や、社会人であるけれど「ホウレンソウ」が苦手という方は、秘書検定を学習してみると意識が変わると思います。

基本的なことを知り、タイミングを逃すことなく簡潔に要点を伝えるよう心掛けるだけでも、仕事を円滑に進めることができますよ。

できるビジネスマンの言い方~説明・報告編

就職・転職に向けて秘書検定を取得するメリット

秘書検定2級や3級を持っているからといって、秘書になれたり就職・転職がスムーズに決まったりすると断言できるものではありませんが、学んだ知識は就職・転職活動で必ず役に立ちます。

秘書検定2級や3級では、正しい敬語の使い方を学びますので、面接で想定外の質問をされた場合も慌てず自分の言葉で答えることができますよね。

ExcelやWordなどのパソコンを扱う能力は、今やどこの会社でも必須のスキルですが、これは入社してからでも十分追いつくことができます。

しかし、一からマナーを身に付けるのは意外と難しいものです。就職・転職の前に秘書検定2級や3級を取得しておくと、自分の自信にもつながると思いますよ。

秘書検定2級 3級講座

まとめ

コミュニケーション力は、秘書に最も必要とされる能力だといっていいほど大切な要素です。

基本的なマナーや考え方を学んだうえで、あとは実際に業務を行いながら身に付けていこうという気持ちが大切だと思います。

特に言いづらいことややりづらいと感じることは後回しにしがちですが、ミスは小さいうちなら取り返すことが十分可能なので、「ホウレンソウ」をいつも頭に入れておいてくださいね。

次回は「記録力アップのすすめ」についてお話しします。
コミュニケーション力アップに役立つ内容なので、ぜひ読んでみてくださいね。

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