2017/4/3updated

秘書検定2級 3級試験直前対策　その１「理論編」

バックナンバー：「想い」を伝えるビジネスマナー（全10回）

皆さん、いかがお過ごしですか。

『「想い」を伝えるビジネスマナー（全10回）』の2回目では秘書検定2級 3級の試験対策のポイントをお伝えしていきます。

秘書検定には理論と実技があるため、「理論編」「実技編」の２回に分けて、お伝えしたいと思います。では、早速「理論編」の対策について触れていきましょう。

過去問題を繰り返し解くことが合格への近道

「必要とされる資質」と「職務知識」は暗記には不向きです。実際に出された過去問題を繰り返し解くことが合格への近道です。また、テキスト「秘書検定２級集中講義」のSELF　STUDY（過去問題を研究し理解を深めよう）のページを再度読み返してください。ポイントが載っています。

例えば、「必要とされる資質」の補佐役としての心得のSELF　STUDY（P.28-29）であれば、「上司への気遣いに関する問題が多く出題される」などの傾向が書かれてあり、その後に過去問題とその解答、考え方が書かれています。

各出題ポイントを抑えたうえで過去問題を繰り返し解き、考え方を頭に入れていきましょう。

なお「一般知識」は暗記中心です。広く浅く問われます。

秘書検定2級3級の過去問からみる出題傾向はこちら

各テーマで覚えておきたい重要キーワード

テーマごとに、重要なキーワードをお伝えします。何度も繰り返し読んで、しっかりと頭にイメージできるようにしましょう。

必要とされる資質

秘書的な仕事を行う心構え
上司の縁の下の力持ちになる
人間関係の潤滑油的存在になる
常に明るい態度で仕事をする
上司の意向に沿った行動をとる

上司の補佐役としての心構え
秘書の役割は上司が本来の業務に専念できるようにすること
代行はしてはいけない
上司を理解する

機密を守る
秘書は機密事項を知る立場にあるが、機密を漏らさない
人事異動について教えてほしいと言われてもさりげなくかわす
社内のうわさ話には積極的に加わらない

求められる能力
指示内容を素早く、正確に把握する
報告はタイミングよく正確に行う
仕事の優先順位を付ける
機転を利かした判断をする能力

受付や取次などの対応
見知らぬ客…上司に連絡をし、その人のことを確認する。その後の処理は上司の指示に従う
約束のない客…上司不在中に予約のない客が来たら、極めて重要な客以外は事情を話し取り次げない旨を説明する。その後客の意向に従って伝言などの対応をする
予約客が来たが上司が取り込んでいるとき…上司の事情を話しとにかく詫びる。待ってもらうか出直してもらうかは客に判断をしてもらう
取り次がないようにと言われたときの例外対応…社長など上司の上役から呼び出しがある場合は、用件を聞かずそのまま取り次ぐ

身だしなみ
働く場にふさわしく調和がとれている
他人に不快感を与えないようにいつも清潔を心がける
仕事がしやすく機能的である
日ごろから健康管理に注意し、明るく快活な動作を心がける

求められるパーソナリティ
対人関係…誠実、明朗、謙虚、冷静、親切、ユーモア、礼儀、清潔、責任感、柔軟性、寛容、情緒の安定
仕事…正確性、積極性、能率性、気密厳守、慎重、行動性、素直な態度、協調性

職務知識

秘書の役割と機能
上司が本来の仕事に専念できるよう業務を処理し、仕事が円滑に進むように様々な準備をする
補佐差であるから、上司に代わって意思決定や、指示はできない。上司の代理、代行、越権行為は絶対にしない
必ず、上司の指示や許可を得てから仕事に取り掛かる
上司はきっとこうするだろうという思い込みで先走らない

上司への進言
基本的な健康管理
食事の内容や店選び
服装などのアドバイス
業務に関しては、上司の記憶違いなどによる単純ミスで、そのままにしておくと上司の評判に傷がつくようなケース
上司から人物評価を聞かれたら、事実のみ、良い点のみを伝える

定型業務
上司の身の回りの世話…車の手配、お茶や食事のサービス、健康管理
電話応対…上司にかかってきた電話、上司がかける電話、上司不在中の電話処理、各種問い合わせや連絡の処理など
文書事務…作成、清書、社内外文書の受発信、文書の整理・保管、文書関係機器の操作
情報の収集と管理
出張・旅行業務、日程管理

非定形業務
予定外の来客…緊急度や重要度を把握し上司に取り次ぐかどうかの判断をする。その際客には保留対応をする。上司や上司の代行者に確認してその指示通りに対応する
上司の急な出張…スケジュール調整、不在中の代行者を確認しておく
マスコミ対応…取材内容の確認、連絡先、希望日時、取材目的、媒体、写真の有無、紹介者などの確認をする。上司の許可を得てから正式に返事をする