「留守番電話にメッセージを残すのが苦手で、どうしたらいいですか」と相談を受けることがあります。
そんな時私は、「そう感じることは素敵なことなのよ」と返します。
なぜなら、
言葉遣いに気を遣っている。
感じが良いと思ってもらいたい。
そのように考えているからこそ、うまくいかないと苦手だと感じるからです。
特に会社を代表して応対するビジネス電話は最初のうちは緊張するかもしれませんね。
『「想い」を伝えるビジネスマナー（全10回）』の5回目では、ビジネスで必要不可欠な電話応対についてお伝えしていきます。
ビジネス電話の心構え
まず、迅速、丁寧、正確、明るくの4つが基本の心構えです。
3コール以内に電話にでる。1つの要件は3分以内を目安にする。相手が見えないからこそ丁寧に応対する。見えなくても態度は伝わります。常にテレビ電話のつもりで応対するといいですね。
もちろん言葉遣いも丁寧に。人の記憶は曖昧です。必ずメモを取って正確に。また伝言を受けた場合などは必ず復唱確認をしましょう。
ビジネスでは最初の接点が電話であることが多いです。会社を代表して明るく応対しましょう。
「少々お待ちください」と言われたら？
「少々お待ちください」と言われたら、あなたはどの位イライラしないで待てますか？
30秒以内と答える人が最も多いです。もし調べるのに、2分かかりそうだと思ったら、「お調べするのに2分ほどかかりますが、お待ちいただけますでしょうか」とあらかじめ伝えると相手をイライラさせずにすみますね。
「折り返し電話します」は？
では、「折り返し電話します」と言われたらどうでしょう。「折り返し」は「すぐに」との印象を与えます。もしかしたら相手はその間席を外さずに待っているかもしれません。使い分けが必要ですね。
ビジネス電話が苦手な人は、基本応対用語を確認しておきましょう。「かしこまりました」「お待たせしました」などの応対用語が自然に出るようになれば、自然と明るい応対になりますし、電話に出るのも、かけるのも楽しくなりますよ！
次回はビジネス電話と同等かそれ以上に活用することの多い、ビジネスメールのマナーについてお伝えしていきます。お楽しみに。
関連する記事が他にもあります
