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2016/6/10 updated

秘書検定2級 3級試験直前対策 その2「実技編」

秘書検定2級 3級試験直前対策 その2「実技編」

『「想い」を伝えるビジネスマナー(全10回)』の3回目は、前回の「理論編」に続いて「実技編」のポイントをお伝えします。

マナー・接遇と技能は、覚える項目がとても多いです。しかし言い換えると、暗記すればできる領域です。ポイントを確認しておきましょう。

各テーマで覚えておきたい重要キーワード

テーマごとに、重要なキーワードをお伝えします。何度も繰り返し読んで、しっかりと頭にイメージできるようにしましょう。

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マナー・接遇

話し方・聞き方
報告の仕方では、報告の順序(結果→理由→経過説明)や、意見や推測を述べないなど基本的なことが出題される
説明の仕方では、説明のポイント(順序よく、具体的に、相手が理解しているか確認しながら話す)を押さえておく
忠告の仕方では、一対一の原則、他の人と比較しない、などの基本事項を理解しておく
注意・忠告の受け方では、納得がいかない場合の対応(誰から言われたのかではなく何を言われたかを問題にする、責任転嫁・回避をしない、感情的にならない、素直にわびる)がポイント
苦情への対処の仕方では、秘書としてできる最善の対応は何かを考えると解ける
断り方では、寄付の断り方に関する問題が多い

敬語と接遇用語
敬語では、二重敬語、尊敬語と謙譲語の混同、内部の者のことを外部に言う場合の使い分けなどがよく出題される
接遇用語では、通常の言い方を接遇用語に書き換える記述問題が多く出題される

敬語の出題

解答例は、aこちらで b少々 cお待ちいただけませんか となるが、加点のポイントとして、
1. aもしくはbだけでも分かったら書くこと(abcそれぞれに得点があります)
2. cお待ち願えませんでしょうか お待ちいただきたいのですが
など、解答例と違うものであっても、正解となる場合も多いので、とにかく何か書くよう心がける

電話・接遇
電話応対の実際では、電話応対の心得や電話応対時の接遇用語がよく出題される
接遇では、受付での応対(早く来た客への対応、紹介状を持っている客への対応)がよく出題される、また、お茶の出し方、席次、紹介の仕方もコンスタントに出題されている

交際
慶事では、祝儀袋や結婚披露宴での服装などに関する問題が出題される
弔事では、香典の上書きや弔事に関する用語、訃報を知った時の確認事項や告別式に関することまで幅広く取り上げられているので、要確認

記述問題対策
敬語・接遇用語に関しては、前述のとおり
1.分かった部分だけでも書く
2.正解かどうか迷っていても、何か書いておく
3.丁寧な文字で書くこと
祝儀・不祝儀袋の上書きも書けるようにしておきましょう
席次の順番も書けるようにしておきましょう

技能

会議
会議の準備と会議当日の仕事に関する出題が中心。会議に必要な仕事と、余計なことや出すぎたことの区別がきちんと理解できているかが問われる。また、会議用語も出題されるので基本用語は押さえておく

文書の作成
ビジネス文書では、3級では社内文書、2級では社外文書からの出題が多い。社内文書は作成する際の異本的な心得意外に記述問題も出題されるので、文書の形式を覚えておくことがポイント。社外文書は頭語・結語、時候の挨拶、前文の挨拶、自他の使い分けなど内容も多岐にわたるがいずれも基本的なことを押さえておけば解ける
グラフでは、3級では折れ線グラフと棒グラフ、2級では円グラフと帯グラフの作成問題がコンスタン等に出題される。各項目(タイトル、調査年月日、引用(出典)資料、単位など)に加点があるので必ず記入する

文書の取り扱い
受発信業務と「秘」扱い文書では、「秘」扱い文書に関する出題が多いが、社内外での取り扱いのポイントを押さえておけばだいたい解ける
上司に渡す文書では、書留類の渡し方が問われる。渡すときの留意点はしっかり確認しておくこと
郵便の知識では、返信用はがきの書き方や封筒の表書き、郵便一般(書留と速達の違い、大量郵便物の出し方)に関することが出題される

資料整理
資料管理では、書類の整理法やファイリング、資料の保管や名刺・雑誌・カタログの整理、新聞・雑誌の切り抜き、情報収集など広範に出題されている

日程管理・オフィス管理
日程管理では、予定表の作成と管理に関する問題が中心に出題される。関係者に配布する予定表には私事の予定は書かないなど基本的なことを押さえておけば解ける問題が多い。予定変更や出張事務に関する問題も出題されるが、こちらも基本を押さえておけば解ける

オフィス管理
オフィス管理では、事務用品とオフィス機器の知識、環境整備、オフィスレイアウトがほぼ同じ割合で出題されている

記述問題対策
グラフに関しては前述のとおり
1.「タイトル」、「調査年月日」、「引用資料(出典)」など、項目は必ず記入する
2.起点の0や、単位を書き忘れない
手紙用語に直す、自他の言い方を書き出すなどの問題には
1.分かるところだけでも書く
2.直前に目を通しておく
社内文書の出題では
1.フォーマットを暗記しておく
2.簡単な本文(箇条書きにするなど)の書き方は、日時、場所の順であることを確認しておく

以上、直前対策として、2回にわたって試験対策上で重要なポイントをお伝えしてきました。皆さんが力を出し切って合格されるよう、応援しています。頑張ってください。

次回は、ビジネス上で様々な人と関わるなかで、自分の考え・真意を伝えるために大切な要素をお伝えしていきます。お楽しみに。

秘書検定2級3級の過去問からみる出題傾向はこちら

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