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2016/11/9 updated

ポイントはズバリ3つ!「ビジネス文書」作成に欠かせないマナー

ポイントはズバリ3つ!「ビジネス文書」作成に欠かせないマナー

『「想い」を伝えるビジネスマナー(全10回)』の8回目。今回のテーマは、「ビジネス文書」です。

「話すのは苦にならないけど、文書となると思うようにスラスラ書けないです…。」と相談されることがあります。

文書は残るものですから慎重になりますよね。そしてSNSでコミュニケーションをとることが普通になっている今、なおさら形式の整った文書を書く機会も減っています。そのようなこともあり、苦手意識を持つ人が多くなっています。

ビジネス文書を作成するポイントとは

文書や手紙には書く人の人柄や教養がにじみ出ると言われています。また、ビジネス文書であれば、あなた自身だけではなく会社自体の「品格」を問われることになるでしょう。

相手に失礼のない、分かりやすいビジネス文書を作成するポイントは下記の3つです。

1.正確に…誤字脱字のない文章、文法的に誤りのない文章を書く 2.簡潔に…無駄のない、短くまとまった文章、分かりやすい箇条書きにする 3.丁寧に…正しい敬称や敬語を使用する

また、ビジネスにおいて正確に意志を伝達するために、文字を正しく、読みやすく、整えて書くことが基本です。このことを表記技能といい用字用語書式に分けられます。

用字は、字の用い方です。
例えば「~してください」「~して下さい」のどちらを使うのかということです。前者はPlease、後者はGiveの意味のときに使います。「資料を出力してください」は丁寧語のお願いですが、「資料を出力して下さい」ですと、出力した資料をこちらに渡してほしいという意味になります。

用語は、語句の用い方です。
時候の挨拶、慣用語句、頭語と結語などがあります。送付状などに「書類を同封いたしましたのでご査収ください」と書いてありますが、ご査収は”調べて受け取る”を意味しています。このように慣用語句を知っていたら、表現力に磨きがかかります。

書式は、文書における決まりごとです。
社内文書、社外文書によって違いがありますので、作成する時はルールを守って書きましょう。

Wordには、ビジネス文書作成のための便利な機能がたくさんあります。PCスキルも併せて身に付け、苦手意識を払拭しましょう。

次回は、「第一印象」についてのマナーをお届けします。お楽しみに。

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