会社の人事担当者から「内定者からのメールで驚くことが多々ある」と聞かされることがあります。句読点がない、改行がされていない、件名が書かれていないなど…eメールの使い方やマナーがわかっていない方も多くいるようです。
『「想い」を伝えるビジネスマナー（全10回）』の6回目では、ビジネス上で活用頻度の高い「eメール」について確認してみましょう。
ビジネスメール作成時のポイント
ビジネスメールを作成時のポイントをいくつかお伝えしますね。
「宛先」には、登録された通りの表示がされます。必要であれば、役職名や様などの敬称をつけて登録しておくようにしましょう。※メールソフトにより設定方法は異なります。
「CC」と「BCC」の違いは理解できていますか。CCは参考や報告として情報を共有するために使います。宛先の受信者は、CCで送信されたアドレスを確認することができます。
BCCは、Blind Carbon Copyですので、宛先とCCの受信者はアドレスを確認できません。CCと同じく情報を共有するために利用しますが、個人情報保護の観点からも、他の人にアドレスを知らせてはいけない場合などに使います。
また「件名」は具体的でわかりやすくかつ簡潔に書きましょう。多量のメールを受け取る人は、件名によって優先順位を決めることがあります。
メール本文の構成
続いて、メール本文の構成について見ていきましょう。
相手の名前、簡単なあいさつ文、差出人、要件、署名の順で書きます。
一行は３５文字程度を目安として改行します。
段落ごと、または３、４行ごとに空行を入れると読みやすくなります。レイアウトは左寄せにして、センタリングや右寄せはしません。
社内と社外とでは、eメールにおける本文の内容は変わります。例えば、あいさつ文と差出人。社内であれば「お疲れ様です。○○です。」ですし、社外だと「いつもお世話になっております。○○会社○○部○○でございます。」などとなります。
eメールは、手軽で便利なビジネスコミュニケーションツールです。その反面、一度送ったら取り消しができないなど、「手軽さの裏にある危険」があることにも注意しておかなければなりません。
メールを送信する前に不備や失礼なところがないか、を確認する習慣をつけるとよいでしょう。ビジネスメールをマナーを守って使うことで、お互いに信頼できる関係を構築したいですね。
次回は、名刺交換（応接室のマナー）について確認したいと思います。お楽しみに。
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