秘書検定2級3級の勉強法をご紹介する連載「マナー講師が教える！秘書検定の勉強法」、第3回は「職務知識」の勉強法をお話ししました。
第4回となる今回は、秘書検定2級3級の5つの領域から「一般知識」の勉強法をお伝えします。
全体35問中の3問がここから出題されます。すべてマークシートの選択問題です。
問題数としては多くはありませんが、一般知識の用語を理解していないと他の科目の問題がわからない場合もありますので、しっかり押さえていきましょう。
秘書検定 理論科目「一般知識」の勉強法は？
秘書検定2級3級の「一般知識」では、人事・財務・マーケティング・一般常識など幅広い分野の用語を学習します。
勉強法としては、知識暗記中心の学習となります。そのため、通勤通学などのスキマ時間を利用して用語を覚えると良いでしょう。
「一般知識」では、用語の意味がわかれば、きちんと説明できなかったとしても正解を導くことができます。説明を丸暗記する必要はありません。
さらに「一般知識」の用語を理解すると、ニュースや会社内業務に関する理解度も高まります。まさに実践的知識といえるでしょう！
用語を覚える前にすべきこと
用語を覚える前に、まずは会社の部署や組織形態について理解しておきましょう！
用語だけを一気に覚えようと思っていても頭に入ってきません。会社の形態や組織を理解していると、用語もその関係性を理解しながら覚えることができるでしょう。各部署の業務内容
では各部署の業務内容について見てみましょう。
総務部
- １.来客受付（取り次ぎ・案内・誘導）
- ２.文書作成や管理
- ３.備品や事務用品の購入および管理（購入予算や購入先を決定する）
- ４.社屋や工場などの管理や営繕（※）
- ※ 営繕：建物を新築・増築したり、改築・修繕したりすること
- ５.労働環境の整備や管理
- ６.法務関係 ※大規模の企業では法務部
- ７.株式に関すること（株主総会関連・取締役会議議事録）
- ８.防犯・防災に関すること
- ９.式典
人事部
- １.人材の採用と配属、解雇や退職（社員や派遣社員）
- ２.昇進や昇給
- ３.給与や賞与の決定
- ４.社内教育
- ５.福利厚生（保養所・健康診断）
- ６.社員情報管理
経理部
- １.金銭の出納（伝票管理、帳簿作成と管理、在庫管理、原価計算など）
- ２.決算資料の作成（貸借対照表・損益計算書など）
社員の平均給与額／交際費の支出／オフィス賃貸料 - ３.上司の以前の出張費・出張仮払い
財務部
金融機関からの資金調達や運用など、株式や社債の発行業務など
※中規模の企業では経理部に含まれていることもある
企画部
- １.研究開発に関すること
- ２.経営計画の立案および遂行
- ３.経済状況や産業動向、市場状況や物価動向の調査
販売部（営業部）
製品やサービスを販売する部門
（販売促進活動／新規顧客開拓／市場調査／商品企画／取引先の実績管理／顧客名簿管理）
広報部
- １.社外に対して企業や新製品のPRを行い、マスコミ対応の窓口
- ２.宣伝や商品販売のバックアップのための企画や立案とその活動を行う
販売部（営業部）など、直接収益と結び付く企業本来の部門をライン部門と言います。そのライン部門を支援する総務部などをスタッフ部門と言います。
組織形態
頻出問題！取締役とは？
- 株主総会の承認を得て、選任される。
- 取締役会で取締役の中から「代表取締役」は選任される。
要暗記！会計・財務
- 一定時点の財務状態を表したものが貸借対照表
- 一定期間の経営成績を表したものが損益計算書
- 一定期間の資金の流れを表したものがキャッシュフロー計算書
- 純資産の変動を表したものが株主資本等変動計算書
要暗記！人事
昇進：役職の序列が上がること。
昇格：資格級や等級が上がること。
降格：役職などが下がること。
出向：会社に籍を置いたままで子会社などの関連会社に勤務すること。
移籍：子会社などの関連会社への異動で、籍そのものを移行すること。
例えば、こんな問題があります。
次は、関係ある用語の組み合わせである。中から不適当と思われるものを選びなさい。
1） 出向 ― 退社
2） 依願退職 ― 辞表
3） 嘱託 ― 再雇用
4） 定年 ― 終身雇用
5） 解雇 ― 肩たたき
答えは1）です。出向とは「会社に籍を置いたまま子会社などの関連会社に勤務すること」ですので退社とは関係ありません。
このように「一般知識」の問題は用語の意味を理解していなければ解けないため、スキマ時間を利用した勉強法を取り入れてしっかり覚えましょう。
以上、秘書検定2級3級 理論科目「一般知識」の勉強法のポイントについてお伝えしました。
次回は「マナー・接遇」の勉強法について詳しくお伝えします。1つ1つの出題科目を丁寧に学ぶことによって、ビジネスマナーの達人になれます。一緒に頑張りましょう！
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