2019/6/7posted

【例文付き】新しく会社員になる人に送る言葉づかいのマナー：第2回メール編

バックナンバー：これで安心！ビジネスマンのための言葉づかい（全5回）

皆さん、こんにちは！
皆さんには、ちょっとした言葉づかいの違いで、良い印象を持たれたり逆に悪い印象を持たれてしまったりという経験はありませんか？

ビジネスシーンでは、あなたへの印象が、そのまま会社への印象につながります。慣れないうちは、ビジネス用のテンプレートを利用して文書を作成したり、下書きを先輩に見せて確認してもらったりするといいですね。

前回は、ビジネスマンの電話応対についてお話ししました。
第2回は、メール編です。ビジネスマンのメールでの言葉づかいのマナーについて、例文付きでご紹介します。

ビジネスメールの言葉づかいの基本
テンプレートを利用して書く
「件名」の言葉づかいで開封率が上がる
「宛名」の言葉づかいには要注意
「あいさつ文」の定番の言葉づかい
用件は簡潔な言葉づかいと正しい敬語で
「結びの文」の定番の言葉づかい
「署名」はテンプレート機能を使う

ビジネスメールの言葉づかいの基本

ビジネスメールで重要なのは、基本マナーを守ることと用件が相手にサッと正確に伝わること。そのために押さえたいポイントは、次の3つです。

テンプレートを利用する件名だけで用件がわかるようにする用件は簡潔に書く

テンプレートを利用して書く

新しく会社員になったばかりでビジネスメールに慣れないビジネスマンは、テンプレートを利用して書くと間違いがなくておすすめです。テンプレートは、インターネット上の信頼できるWebサイトで探しましょう。
ビジネスメールのテンプレートの項目は、以下の6つが基本です。

件名
宛名
あいさつ文
用件
結びの文
署名

「件名」の言葉づかいで開封率が上がる

メールの場合は電話と違い、受信トレイの中で他のメールに埋もれてしまって、なかなか見てもらえないという心配がありますね。

そこで、「必ず」・「早く」開封してもらうための方法が、以下の2つです。

ひと目見て用件が伝わる件名にする件名の頭に【重要】や【緊急】などの言葉を付ける

件名には、できれば差し出し人の名前も入れるとよいでしょう。【重要】や【緊急】は、本当に重要だったり緊急だったりする場合のみ、付けるようにします。

また開封率を上げるには、言葉づかいのほか、メールソフトの開封確認機能や送付メールにマークを付けて目立たせる機能も有効です。

【OK例文】
【○○株式会社】セミナーのご案内
【重要】4月の請求金額のお知らせ

【NG例文】
こんにちは
ありがとうございます

「宛名」の言葉づかいには要注意

宛名の項目は以下の4つが基本です。

会社名
部署名
役職
氏名と敬称

【OK例】
「株式会社ABC 営業部営業部長　田中様」

【NG例】
田中部長様（二重敬語）

また、「会社宛や部署宛のメールには「御中」、複数人宛のメールには「各位」と付けます。「各位」は「皆様」や「皆様方」という意味の尊称なので、「〇〇様各位」は二重敬語になります。

ただし、「お客様各位」は広く使われていて違和感を持つ人が少ない例の一つです。言葉は時代により移り変わっていくものですから、こういった場合は使用OKと言えます。

相手の会社名は略さず、正式名称をきちんと書きます。名刺に記載された会社名が正式名称です。

【OK例】
「株式会社ABC御中」
「総務課御中」
「イベントスタッフ各位」

【NG例】
「株式会社ABC様」
「（株）ABC御中」
「総務課様」
「イベントスタッフ様」

【原則NGだが広く使われているためOKの例】
「お客様各位」

「あいさつ文」の定番の言葉づかい

メールの場合も、いきなり用件に入るのではなく、あいさつ文から書き始めます。定番の書き出しということで相手はさっと読み流すだけなので、簡単で構いません。とはいえ、このあいさつ文が無いと相手に違和感を与えますから必須項目と言えます。

【OK例文-既存客】
「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の山田でございます。」
「ご無沙汰しております。株式会社〇〇の山田でございます。」

【OK例文-新規客】
「初めてメールさせていただきます。株式会社〇〇の山田と申します。」

【NG例文】
「平素は格別のご高配を賜りまして、厚く御礼申し上げます。」
こちらはNGというわけではありませんが、かしこまり過ぎてメールにはふさわしくないあいさつ文です。

用件は簡潔な言葉づかいと正しい敬語で

「用件」は5W1Hを意識して簡潔に

宛名やあいさつ文は、いわば包装紙のようなものです。一番重要なのは中身の「用件」。簡潔に、しかも漏れのないように書きます。以下の5W1Hが入っているか、確認しましょう。

いつ（When）
どこで（Where）
だれが（Who）
なにを（What）
なぜ（Why）
どのように（How）

「用件」がわかりやすい構成

セミナーの案内メールを想定し、わかりやすい構成の一例をご紹介します。

1．最初に結論を書く

ビジネスマンが一日にチェックするメールの件数はとても多いので、結論から書きます。

【例文】
「弊社主催のセミナーにぜひご参加いただきたく、ご案内申し上げます。貴社の業務の効率化に役立ちますと幸いです。」

2．案内を箇条書きする

何行もある文章よりも箇条書きのほうが読みやすく、頭に入りやすいものです。できるだけ箇条書きを使用しましょう。

【例文】
内容：〇〇システムを使用した業務の効率化について
日時：〇月〇日（〇曜日）14：00～16：00
会場：弊社第一会議室
費用：無料

3．どうしてほしいかを書く

どういう行動を取ってもらいたいか、明確に書きます。また、回答の締切は相手にしっかりと意識してもらうため、案内文とは別に書くのがコツです。

【例文】
ご参加の際は、お手数ですが以下の項目をご記入いただき、
こちらのメールにご返信いただく形でお申し込みください。
申し込み締切：〇月〇日
セミナーに参加します
会社名：
ご所属部署名：
役職：
お名前：
メールアドレス：
お電話番号：

「ビジネスメールの正しい敬語

よく間違いやすいのは、例えば取引先へのメールの中で上司の行動を表現する場合です。
そういったケースでは、上司の行動に尊敬語を使います。

【OK例文】
部長が〇〇と申しております。
専務が貴社に直接伺います。

【NG例文】
部長が〇〇とおっしゃっています。
専務が貴社に直接いらっしゃいます。

学生から新しく会社員になる人には、どの敬語をどんな場合に使うのがマナーとしてOKなのか、わかりにくいことも。
ビジネスマンがよく使う尊敬語と謙譲語をまとめてみたので、参考にしてくださいね。

行動内容	尊敬語（上の立場の人を敬う場合に使う）	謙譲語（下の立場の人がへりくだる場合に使う）
言う	おっしゃる	申す
見る	ご覧になる	拝見する
聞く	お聞きになる	拝聴する・伺う・承る
行く	いらっしゃる	参る・伺う
来る	いらっしゃる・お見えになる	参る
する	なさる	いたす

「結びの文」の定番の言葉づかい

結びの文は、メールの件についての問い合わせ先を明記し、「よろしくお願いいたします」の一文を添えます。

【例文】
「なお、ご不明な点は、こちらのメールにご返信いただく形でお気軽にご連絡ください。
なにとぞ、よろしくお願いいたします。
セミナー担当：〇〇部〇〇課山田」

また、定番の「結びの文」としては、次のような文があります。

「引き続きどうぞよろしくお願いいたします。」
「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」

「署名」はテンプレート機能を使う

「署名」はビジネスマンがメールに記載する必須項目です。あいさつ文や担当〇〇という記載の他に、必ず入れましょう。メールソフトのテンプレート機能を利用すれば、いつでも簡単に入れられますし、ちょっとした宣伝もできます。

【例文】
株式会社オンラインスクール
〇〇部〇〇課資格学（しかくまなぶ）
〒101-0061 東京都千代田区神田三崎町3-6-14
TEL: 00-0000-0000
FAX: 00-0000-0000
Email: support@onsuku.jp
URL: https://corp.onsuku.jp/

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新しく会社員になる人がメール作成するときの言葉づかいのマナーは、いったん覚えてしまえば簡単です。テンプレートの定番の言い回しや敬語の言葉づかいの基本を頭に入れて、サクサクとメール作成するビジネスマンになりましょう。
次回は会議の際に注意すべき言葉づかいについてご紹介します。