2019/8/23posted

社員がコンピュータ・データベースを学ぶべき理由｜仕事に役立つ！ITパスポート

バックナンバー：仕事に役立つ！ITパスポート（全5回）

あなたは、会社にあるIT資産を活用できていますか？
「IT部門の所属でもないし、そんなことを考えてもしょうがない」と諦めてはいないでしょうか。

ITパスポートの勉強を通じてIT資産に関する知識を身に付ければ、一般社員にも役立つことがたくさんあります。場合によっては業務効率化につながる提案もできるでしょう。

連載「仕事に役立つ！ITパスポート」、4回目の今回は、コンピュータやデータベースを一般社員が学ぶ意味についてご紹介します。会社のIT資産を使い尽くせるよう、どんな時に知識が活かせるのかを知っておきましょう。

社内のコンピュータやデータベースを1人で活用するのは難しい

社内のコンピュータで独自のシステムを利用している会社は多いでしょう。特に、営業資料やお客様情報をまとめて保管できるデータベースは便利なものです。以前に使った資料を流用したい時や、個々のお客様との取引履歴を確認したいとき、データベースから情報を取り出せば済むのですから効率的です。

しかし、最大限に活用できていると言い切れる人は少ないのではないでしょうか。せっかくデータが残されているのですから、できる限り使い尽くしたいものです。うまく利用すれば過去のお客様の傾向をつかんだり、成約に繋がるプラン内容を分析できたりと、過去の履歴を可視化して今後に繋げることが期待できます。

ただ、いくらデータベースがあるとはいえ、1人ですべてのデータを有効な方法で抽出するのは困難です。一般社員としての操作権限しかもっていないがために、効率的なデータ収集に支障が出る可能性もあります。

システム担当者を味方につければできることが広がる

一般社員が社内のシステムに対してできることは限られています。そこで味方につけたいのがシステム担当者です。勤務先がIT企業でなくても、システム担当者は1人くらいいるのではないでしょうか。

ITパスポートを勉強すれば、システム担当者との共通言語が使えるようになります。例えばお客様情報を集約しているデータベースについて、「〇〇県△△市のお客様を一覧表にしたい」と考えることもあるでしょう。
こんなとき、システム担当者に「〇〇県△△市のお客様をcsvデータで出力できませんか？」と相談すれば、やり方を教えてもらえる可能性があります。

システム担当者の業務は会社によって異なりますが、営業資料やお客様情報のデータベースは、システム担当者が管理者としての操作権限を持っていることが少なくありません。
「欲しいデータの条件を教えてもらえればこちらでcsvデータをダウンロードして提供できるよ」なんて言ってもらえる可能性もあります。
「〇〇県△△市のお客様のうち、過去1年以内に商品Aを購入した人だけのリストも作れるよ」なんて、思わぬ効率的な利用方法を教えてもらえるかもしれません。

また、社内ネットワークを有効に使うためにもシステム担当者との連携は欠かせません。アップできるデータ容量が少なすぎるなら増やしてもらったり、利用しやすいスペックを持ったPCに替えてもらったりなど、できることはたくさんあります。
会社にあるIT資産は最大限に活用したいものです。

ExcelやAccessにも応用できる

社内のコンピュータといえば、個人PCを活用することもまた重要です。
Officeソフトの中でもExcelは、多くの人にとって利用頻度が高いソフトでしょう。
Officeに関する資格としてはMOS（Microsoft Office Specialist）の印象が強いですが、ITパスポートで学習する表計算等の知識も実務に活かすことができます。

ITパスポートで学ぶ内容は初歩的なものですが、なかなか教わる機会がないことも事実です。
今後ExcelやAccessといったOfficeソフトの操作方法を覚えたい人にとって、ITパスポートの勉強は有用なものとなるでしょう。

例えば、ITパスポートで学習する項目の1つに「主キー」という概念があります。
これは膨大な情報を1つ1つ区別するために利用されるもので、お客様情報のデータベースなら顧客コードに該当します。それぞれのお客様情報に固有の文字列を割り当てることで、お客様を識別できるようにしているのです。

「お客様を識別するのが目的なら、氏名によって判断すればいい」と考える人もいるでしょう。
しかし、それでは同姓同名のお客様を区別することができません。個々のお客様を確実に識別するためには、主キーを利用して判断するのが一番確実なのです。

自分で顧客リストを作成する場合も、主キーの意義を知っているのといないのとでは大きな差が生まれます。
使いやすいリストを作成するために主キーは欠かせません。後から別の人にリストを引き継ぐことになったとしても、主キーがあるのとないのとでは使いやすさがまるで異なるでしょう。

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