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就職活動を有利に進めるための「メール」のマナーやポイント

就職活動を有利に進めるための「メール」のマナーやポイント

就職活動中には、企業とメールのやりとりをすることも多いものです。
マナーを無視した失礼なメールを企業に送ると、悪い印象を持たれ就職活動が不利になることもあるので気をつけたいですね。

就職活動をスムーズに進めるためにも、企業に一目置かれるようなメールの書き方をマスターしておきましょう。

この記事では、就職活動におけるメールの基本的なマナーや、相手企業に好印象を与えるメールの書き方について紹介します。

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就職活動でのメールの基本マナーをおさえよう

就職活動を始めるときにはまず、就活専用のメールアドレスを作りましょう。
就職活動にのみ使うメールアドレスがあれば、雑多なメールの中に大事なメールが紛れてしまうのを防げます。

就活専用のメールアドレスを作るのであれば、GmailやYahoo!メールなど、フリーメールのアドレスを使うのがおすすめです。

携帯電話のメールアドレスをそのまま使う方もいますが、携帯メールの場合、添付ファイルによっては閲覧できないものがあったり、パソコンでの操作に対応していない場合があるので、就活には向きません。

先ほどご紹介したフリーメールのサービスでは、基本情報を登録するだけで簡単に新しいメールアドレスを作れますので、ぜひ活用してください。

また、就活用のメールアドレスはビジネス用なので、メールアドレスの@の前には、自分の名前に数字を入れるような無難な文字列を使いましょう。

企業とメールのやりとりをするときには、マナーに十分気をつけたいものです。
時々、SNS感覚で顔文字を使ったり、丸囲み数字などの機種依存文字を使用したりする人がいますが、こういったメールは「TPOをわきまえていない」と悪印象を与えることになります。

また、「!」「?」の記号もビジネスメールではふさわしくないので、使用は避けましょう。

就職活動でのメールの基本的な書き方

企業に対してメールを出すときには、基本的なマナーをおさえておきたいものです。

メールの件名には「会社説明会の件」「会社訪問のお礼」など用件を簡潔に記し、基本的には自分の名前も書き加えましょう。

メールの1行目には、正式な会社名や宛名を記入します。
「○○株式会社 人事部 御中」「○○株式会社 人事部 採用チーム ○○様」とすれば、メールを受け取った採用担当者も、誰宛てのメールなのかすぐに判断できます。

宛名から1行あけて自分の名前を名乗り、用件を簡潔かつ丁寧に書き記します。

メールの最後には、所属と名前、連絡先を記した署名を付けましょう。

就活メール文例

相手企業に好印象を与えるメールのポイント

メールに用件をダラダラと書くと、読みにくくなってしまうので気をつけたいですね。
メールは相手が読みやすい簡潔な文章を心がけ、こまめに改行しましょう。また、敬語を正しく使うことも大切です。

就職活動中には、相手からの連絡を放置せずに24時間以内に返信できるよう、メールをこまめにチェックしたいですね。
企業へのお礼メールはその日のうちに、謝罪メールはできるだけ早く送信するよう心がけましょう。

ひとつの用件で何度もメールをやりとりするときには、都度新規のメールを作るのではなく返信ボタンを押し、「Re:」マークを消さずに送信します。
企業にはたくさんのメールが届くので、誰からどんな用件で届いたメールなのかを判別できるようにしておけば、好感を持たれやすくなります。

メールの基本マナー

最後に、今回紹介した就活におけるメールのポイントをまとめておきます。

就活用のメールアドレスを作る アドレスは自分の名前+数字などの無難なものに 顔文字や特殊記号は使わず、「!」「?」の使用は避ける メールの1行目には宛名の正式名称を記入する 要点をまとめて簡潔に書く メールはこまめにチェックし、できるだけ早く返信する

メールの書き方1つで、相手企業に与える印象というものは大きく変わります。

就職活動を有利に進めるためにも、メールの基本的な書き方を押さえておき、マナーをわきまえたメールのやりとりをするよう心がけましょう。

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