就職活動を有利に進めるための「メール」のマナーやポイント

就職活動でのメールの基本マナーをおさえよう

就職活動を始めるときにはまず、就活専用のメールアドレスを作りましょう。
就職活動にのみ使うメールアドレスがあれば、雑多なメールの中に大事なメールが紛れてしまうのを防げます。

就活専用のメールアドレスを作るのであれば、GmailやYahoo!メールなど、フリーメールのアドレスを使うのがおすすめです。

携帯電話のメールアドレスをそのまま使う方もいますが、携帯メールの場合、添付ファイルによっては閲覧できないものがあったり、パソコンでの操作に対応していない場合があるので、就活には向きません。

先ほどご紹介したフリーメールのサービスでは、基本情報を登録するだけで簡単に新しいメールアドレスを作れますので、ぜひ活用してください。

また、就活用のメールアドレスはビジネス用なので、メールアドレスの＠の前には、自分の名前に数字を入れるような無難な文字列を使いましょう。

企業とメールのやりとりをするときには、マナーに十分気をつけたいものです。
時々、SNS感覚で顔文字を使ったり、丸囲み数字などの機種依存文字を使用したりする人がいますが、こういったメールは「TPOをわきまえていない」と悪印象を与えることになります。

また、「！」「？」の記号もビジネスメールではふさわしくないので、使用は避けましょう。

就職活動でのメールの基本的な書き方

企業に対してメールを出すときには、基本的なマナーをおさえておきたいものです。

メールの件名には「会社説明会の件」「会社訪問のお礼」など用件を簡潔に記し、基本的には自分の名前も書き加えましょう。

メールの1行目には、正式な会社名や宛名を記入します。
「○○株式会社 人事部 御中」「○○株式会社 人事部 採用チーム ○○様」とすれば、メールを受け取った採用担当者も、誰宛てのメールなのかすぐに判断できます。

宛名から1行あけて自分の名前を名乗り、用件を簡潔かつ丁寧に書き記します。

メールの最後には、所属と名前、連絡先を記した署名を付けましょう。

相手企業に好印象を与えるメールのポイント

メールに用件をダラダラと書くと、読みにくくなってしまうので気をつけたいですね。
メールは相手が読みやすい簡潔な文章を心がけ、こまめに改行しましょう。また、敬語を正しく使うことも大切です。

就職活動中には、相手からの連絡を放置せずに24時間以内に返信できるよう、メールをこまめにチェックしたいですね。
企業へのお礼メールはその日のうちに、謝罪メールはできるだけ早く送信するよう心がけましょう。

ひとつの用件で何度もメールをやりとりするときには、都度新規のメールを作るのではなく返信ボタンを押し、「Re：」マークを消さずに送信します。
企業にはたくさんのメールが届くので、誰からどんな用件で届いたメールなのかを判別できるようにしておけば、好感を持たれやすくなります。

最後に、今回紹介した就活におけるメールのポイントをまとめておきます。

就活用のメールアドレスを作る アドレスは自分の名前+数字などの無難なものに 顔文字や特殊記号は使わず、「！」「？」の使用は避ける メールの1行目には宛名の正式名称を記入する 要点をまとめて簡潔に書く メールはこまめにチェックし、できるだけ早く返信する

メールの書き方1つで、相手企業に与える印象というものは大きく変わります。

就職活動を有利に進めるためにも、メールの基本的な書き方を押さえておき、マナーをわきまえたメールのやりとりをするよう心がけましょう。