ビジネスシーンでの活用例「ビジネス文書を見やすく、分かりやすくする色使いのコツ」

業種や職種によって、活用範囲も異なる部分もあるかと思いますが、共通的に活用できるビジネス文書の活用例をお話していきましょう。

ビジネス文書には社内・社外文書とありますが、この色のノウハウはどちらでも活用できます。

作成したビジネス文書は、相手に要件を伝えるためにつくられる文書のため、自分の手から離れた瞬間に一人歩きします。ですから、誰が見ても見やすく、分かりやすくしておく必要があります。その一つの手段として「色」が活用できます。

よくある資料の残念な例

たとえば、社外文書として作る資料としては、製品やサービス説明資料などの企画書や提案書があるのではないでしょうか。まずは、自分が作成した資料をイメージしてみてください。見やすく、分かりやすくなっていますか？

ゴチャっとしている印象を受けたり、わかりやすいとは言いづらい資料に多いパターンが「色の使いすぎ」です。重要な箇所は、目立つ色を使うことも多いことでしょう。ですが、「これも重要！あれも重要！」としてしまっては、煩雑になり過ぎて、何が本当に重要な事項なのかが分からなくなってしまいます。

強調させたい、読ませたいと思うと色を多く使いがちですが、単純に色数を増やせば良いというものではないんですね。

色数を増やすことで、今度は相手を混乱させてしまうため、「色の使い方」を工夫することで見やすく、わかりやすい文書にすることができます。

色数は"限定"すべき

では、どのように工夫すれば良いのか。それは、「色数を限定する」ことです。色数は最大３色にまとめると、相手にとっても見やすく、分かりやすいものとなります。

最初に、この時は●色、こういう場合は▲色、この場合は■色と使う色を決めて（限定して）しまうのです。このように色に意味づけをしてルールを決めてしておくと、自分で資料をまとめる時も作りやすくなります。

また、相手に資料を渡した際に、色の意味を理解しながら読み進めていきやすいため、腑（ふ）に落ちやすくなります。その結果、お客様を納得させ、良い方向に導くことができるでしょう。

社内文書であっても、社外文書同様に、「相手にとって見やすく、分かりやすい」ことは重要ですので、やはり色数を限定することが何より大切です。

いかがでしたでしょうか。今まで作成したビジネス文書（特に提案書や企画書など）を一度、見直しをしてみましょう。色を知識を持って見てみることで、次に活かせる気づきも出てくるはずですよ。

次回は、冬期 色彩検定に向けてのお話をしていきます。お楽しみに。